การจัดการประชุมคุณภาพสูงด้วย DingTalk มีวิธีการอย่างไร?

การประชุมคือกิจกรรมทางธุรกิจที่มีราคาแพงที่สุดในองค์กร การประชุมเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการบริหารจัดการและการตัดสินใจขององค์กร ในกระบวนการดำเนินธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหารระดับสูงหรือพนักงานหน้างาน ต่างก็จำเป็นต้องจัดหรือเข้าร่วมการประชุมมากมาย ถึงกระนั้น การประชุมถือเป็นกิจกรรมธุรกิจที่แพงที่สุดในองค์กร บริษัทแห่งหนึ่งในญี่ปุ่นได้เสนอสูตรการคำนวณต้นทุนการประชุม (ต้นทุนการประชุม = 2S x Q x T) ซึ่งสามารถช่วยองค์กรคำนวณค่าใช้จ่ายในการประชุมโดย S คือสามเท่าของค่าจ้างรายชั่วโมงเฉลี่ยของพนักงาน Q คือจำนวนผู้เข้าร่วมการประชุม และ T คือระยะเวลาของการประชุม โดยคำนวณแบบง่ายๆ พบว่า การประชุมที่มีผู้เข้าร่วม 6 คน ใช้เวลา 1 ชั่วโมง มีต้นทุนประมาณ 1711 หยวน ทั้งนี้ ต้นทุนการประชุมจะเพิ่มสูงขึ้นตามจำนวนผู้เข้าร่วมการประชุมและระยะเวลาการประชุมเป็นทวีคูณ (* ตัวเลข S ใช้ข้อมูลค่าจ้างเฉลี่ยต่อปีของลูกจ้างในองค์กรขนาดใหญ่ระดับประเทศจีนที่เผยแพร่ในปี 2023 คือ 98,096 หยวน) อย่างไรก็ตาม จากการวิจัยพบว่าเวลาการประชุมมากกว่า 50% ถูกสูญเปล่า อาทิ การประชุมไม่มีจังหวะ 1 ชั่วโมงกลายเป็นการประชุมที่ยาวเหมือนมาราธอน แม้ทุกครั้งมีการอภิปรายจากผู้คนจำนวนมาก แต่กลับยากที่จะสรุปข้อสรุปร่วมกันได้ แม้จะมีข้อสรุปจากการประชุมได้ แต่ขาดการกำหนดแผนปฏิบัติตามผลการประชุม ดังนั้น การประชุมที่คล้ายดังกล่าว ไม่ใช่การเสียเวลาอันมีค่าเท่านั้น แต่ยังทำให้ทีมงานรู้สึกเหนื่อยล้าเป็นพิเศษในระหว่างการทำงานประจำวัน

✦ การประชุมคือกิจกรรมธุรกิจที่มีราคาแพงที่สุด

การประชุมเป็นเครื่องมือสำคัญในการจัดการและตัดสินใจขององค์กร ตลอดกระบวนการดำเนินธุรกิจ ทั้งฝ่ายบริหารระดับสูงและพนักงานหน้างานจำเป็นต้องวางแผนหรือเข้าร่วมการประชุมจำนวนมาก

แต่การประชุมก็ถือเป็นกิจกรรมทางธุรกิจที่มีราคาสูงที่สุด เช่นกัน บริษัทแห่งหนึ่งของญี่ปุ่นเสนอสูตรการคำนวณต้นทุนการประชุมที่ช่วยให้องค์กรสามารถวัดต้นทุนของการประชุม (ต้นทุนการประชุม = 2S x Q x T) โดย S คือสามเท่าของค่าจ้างเฉลี่ยต่อชั่วโมงของพนักงาน Q คือจำนวนผู้เข้าร่วมการประชุม และ T คือระยะเวลาการประชุม หากคำนวณแบบประมาณการคร่าวๆ การประชุมที่มีผู้เข้าร่วม 6 คน และใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงจะมีต้นทุนอยู่ที่ประมาณ 1711 หยวน โดยต้นทุนการประชุมจะเพิ่มขึ้นแบบทวีคูณตามจำนวนผู้เข้าร่วมและระยะเวลาการประชุม (* ข้อมูล S คำนวณจากค่าจ้างเฉลี่ยต่อปีของแรงงานในองค์กรขนาดใหญ่ในจีนในปี 2023 ซึ่งอยู่ที่ 98,096 หยวน)

อย่างไรก็ตาม ข้อมูลการวิจัยได้แสดงให้เห็นว่ามีเวลาการประชุมมากกว่า 50% ที่สูญเสียไปโดยเปล่าประโยชน์ เช่น การประชุมไม่มีจังหวะที่ชัดเจน ทำให้การประชุมที่ควรใช้เวลาเพียง 1 ชั่วโมงต้องลากยาวเหมือนมาราโธนอน การประชุมเต็มไปด้วยการอภิปรายจากผู้คนนานาสาระ แต่กลับมีข้อสรุปร่วมกันเพียงเล็กน้อย หรือแม้แต่สามารถสรุปข้อสรุปการประชุมได้สำเร็จ แต่ก็ขาดการกำหนดแผนปฏิบัติการตามผลการประชุม สุดท้ายการประชุมลักษณะนี้ไม่เพียงแต่สิ้นเปลืองเวลาสำคัญ แต่ยังทำให้ทีมงานรู้สึกเหนื่อยล้าในชีวิตการทำงานประจำวัน

✦ อะไรคือการประชุมคุณภาพสูง

การประชุมคือการรวมตัวของบุคคลสองคนหรือมากกว่าเพื่อพูดคุยหรือปรึกษาหารือถึงหัวข้อเรื่องต่างๆ โดยส่วนใหญ่มักจัดในรูปแบบที่เป็นทางการหรือทางธุรกิจ แม้ว่าการประชุมจะเกิดขึ้นได้หลายลักษณะแวดล้อม เช่นกัน การประชุมยังสามารถใช้เพื่อการตัดสินใจโดยกลุ่มก็ได้

——วิกิพีเดีย

อ้างอิงคำอธิบายจากวิกิพีเดีย ไม่ว่าจะเป็นการประชุมเล็กที่มีผู้เข้าร่วมเพียง 2-3 คน หรือเป็นการประชุมใหญ่ที่มีผู้เข้าร่วมหลายร้อยถึงพันคน ไม่ว่าจะเป็นการประชุมแบบถ่ายทอดความรู้โดยบุคคลเดียว หรือเป็นการระดมสมองที่ต้องแลกเปลี่ยนความคิดเห็นจากหลายฝ่าย ใจความสำคัญของการประชุมมักจะอยู่ที่ "การอภิปราย (Discussion)" และ "ข้อสรุป (Decision)"

จากประสบการณ์การให้บริลูกค้าที่ผ่านมาจำนวนมาก ทางด้านปิ๊งป๊ง (DingTalk) พบว่าบริษัทจำนวนไม่น้อยสร้างข้อตัดสินหรือข้อสรุปจากการประชุมจำนวนมาก แต่กลับไม่สามารถนำผลลัพธ์ไปปฏิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นปัจจัยหลักที่นำไปสู่คุณภาพการประชุมที่ต่ำ ด้วยเหตุนี้ เราจึงเชื่อว่า คุณภาพของการประชุมที่ดีคือการพูดคุยอภิปรายที่มีประสิทธิภาพ และข้อสรุปที่สามารถปฏิบัติได้จริง การประชุมที่มีคุณภาพสูงไม่เพียงแต่ต้องเพิ่มประสิทธิภาพของการพูดคุยปรึกษาหารือในระหว่างการประชุมเท่านั้น แต่ยังต้องเน้นให้ข้อสรุปสามารถนำไปปฏิบัติและติดตามผลได้อย่างชัดเจน ซึ่งจะเป็นการจัดการประชุมที่แท้จริงอย่างแท้จริง

✦ ใช้งานปิ๊งป๊งเพื่อจัดการประชุมที่มีคุณภาพสูง

เพื่อสนับสนุนองค์กรที่มีขนาดต่างกัน อุตสาหกรรมต่างกันและวัฒนธรรมองค์กรไม่เหมือนกัน ให้สามารถประยุกต์การประชุมคุณภาพสูงจากทฤษฎีไปสู่การปฏิบัติจริง ปิ๊งป๊งได้รวมระบบ IM, ปฏิทิน, วิดีโอและเสียงความคมชัดสูง, ดิงแฟลชเมตติ้ง (DingFlashMeeting) และโครงการปิ๊งป๊ง (Teambition) ด้วยกัน เกิดเป็นโซลูชันการประชุมคุณภาพสูงที่ครอบคลุมกระบวนการจัดการประชุมทั้งหมดก่อนการประชุม ระหว่างการประชุม และหลังการประชุม

เพื่อให้การประชุมขององค์กรมีหัวข้อ มีการเตรียมการ มีระเบียบ มีบันทึก มีข้อสรุป มีติดตามผล และเห็นผลลัพธ์ได้ชัดเจน

ก่อนการประชุม | มีหัวข้อ มีการเตรียมการ

1. ระบบอัจฉริยะช่วยเลือกเวลาประชุมที่เหมาะสม

ผู้จัดการประชุมสามารถสร้างคำเชิญการประชุมผ่านปฏิทินของปิ๊งป๊ง โดยระบบจะแนะนำเวลาในการประชุมที่ดีที่สุดสำหรับผู้เข้าร่วมทุกคน โดยพิจารณาจากตารางนัดหมายของผู้เข้าร่วมทั้งหมด และแนะนำห้องประชุมว่างตามเวลาดังกล่าว เพื่อช่วยให้จัดการประชุมในเวลาที่เหมาะสมที่สุด

2. แม่แบบการประชุม จัดเตรียมประเด็นการประชุมให้มีความชัดเจนและเป็นระบบ

องค์กรสามารถกำหนดประเภทของการประชุมตามความต้องการพิเศษขององค์กร และสามารถเชื่อมโยงประเภทของการประชุมกับแม่แบบระเบียบวาระการประชุมได้ อีกทั้งยังสามารถกำหนดแม่แบบการดำเนินการประชุมขององค์กรให้เป็นระบบ โดยแต่ละประเด็นจะมีผู้รับผิดชอบและระยะเวลาคาดการณ์สำหรับอภิปราย ผู้รับผิดชอบสามารถเตรียมเอกสารการประชุมใน DingFlashMeeting ซึ่งข้อมูลทั้งหมดจะมารวมกันในหนึ่งช่องทาง และทำให้ทรัพยากรการประชุมเป็นดิจิทัลและสะดวกสำหรับการย้อนกลับไปดูในอนาคต

3. เน้นส่วนที่เป็นประเด็นสำคัญพร้อมใส่ความคิดเห็นล่วงหน้า

ผู้เข้าร่วมการประชุมทุกคนสามารถอ่านเอกสารการประชุมก่อนเริ่มประชุม ใช้การเน้นส่วนที่เป็นจุดประเด็นสำคัญและร่วมตอบกลับความเห็น โดยสามารถมองเห็นจุดสำคัญของเรื่องที่ต้องอภิปรายได้อย่างชัดเจน ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาที่ใช้สำหรับการอภิปรายในระหว่างการประชุม

ระหว่างการประชุม | มีระเบียบ มีบันทึก มีข้อสรุป

1. ตั้งเวลานำเสนอเพื่อควบคุมเวลาการอภิปรายได้สะดวกและมีสมาธิ

เปิดโหมดการนำเสนอ เมื่อผู้เข้าร่วมการประชุมจะติดตามภาพหน้าจอของการนำเสนอแบบเต็มจออัตโนมัติ สร้างประสบการณ์เสมือนการเชื่อมภาพหน้าจอ ระบบแจ้งเตือนเวลาเป็นตัวช่วยสำหรับผู้จัดการประชุมในการควบคุมเวลาการประชุมที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและป้องกันไม่ให้การประชุมล่าช้า

2. การประชุมออนไลน์ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานกับพันธมิตรต่างถิ่น

ระบบที่รองรับการประชุมทางวิดีโอของปิ๊งป๊งช่วยให้ประสบการณ์ของผู้เข้าร่วมการประชุมในพื้นที่ต่างกันได้รับประสบการณ์ที่ไม่แตกต่างกันระหว่างการประชุมออนไลน์และการประชุมแบบเดินทางไปร่วม ผู้เข้าร่วมออนไลน์สามารถตรวจสอบหัวข้อที่กำลังนำเสนอได้อย่างต่อเนื่องและเข้าร่วมอภิปรายได้สะดวก ฟีเจอร์ข้อความแสดงแทนคำพูด (Subtitles) และระบบแปลภาษาแบบเรียลไทม์หลายภาษา จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมจากประเทศต่างๆ เข้าใจการแลกเปลี่ยนข้อมูลได้อย่างลื่นไหล ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมระดับสากลอย่างมาก

3. บันทึกทันทีที่มีการตัดสินใจ โดยกำหนดผู้รับผิดชอบและเวลาที่ต้องทำงานให้ชัดเจน

การตัดสินใจที่เกิดจากการประชุมสามารถกำหนดให้ผู้รับผิดชอบเฉพาะกิจและตั้งเวลาสิ้นสุดงานได้อย่างชัดเจน ป้องกันปัญหาการทำความรับผิดชอบลูกโซ่หรือผลักภาระหน้าที่ให้กัน

4. สรุปรายงานผลการประชุม และส่งต่อสรุปรายงานอย่างรวดเร็ว

หัวข้อสรุปที่ได้รับการยืนยันระหว่างการประชุมสามารถบันทึกลงในรายงานการประชุม และสามารถกำหนดให้เอกสารรายงานไม่สามารถแก้ไขได้อีกหลังสิ้นสุด และอาจส่งไปยังผู้เกี่ยวข้องเพื่ออนุมัติได้ทันที เอกสารรายงานสามารถแบ่งปันได้ง่ายดายผ่านการแชท ไปยังผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด และช่วยลดความเสี่ยงในการรั่วไหลหรือความบิดเบือนของข้อมูลที่อาจเกิดขึ้นจากการแจ้งด้วยวาจา

หลังการประชุม | มีการติดตามผล มีผลลัพธ์ที่ชัดเจน

1. การกำกับการปฏิบัติการจากรายงาน ทำให้งานทั้งหมดถูกรวบรวมในการติดตามได้ง่าย

งานที่ยังต้องปฏิบัติ (To-do items) ทั้งหมดที่เกิดขึ้นจากการประชุมจะถูกรวบรวมโดยอัตโนมัติและแสดงผ่านแดชบอร์ดเดียวกัน ซึ่งจะไม่กระจายไปตามจุดต่างๆ และทำให้ลืมตามไปด้วย สถานะของงานแสดงออกได้อย่างชัดเจน ทุกขั้นตอนตั้งแต่การสร้างงาน การแยกงานย่อย การมอบหมาย การดำเนินการและการเสร็จสมบูรณ์สามารถจัดการได้ทั้งหมดในตารางใบเดียว

2. แจ้งเตือนงานผ่านช่องทางต่างๆ เพื่อสื่อสารกับผู้รับผิดชอบ

หลังการประชุม งานที่ผู้รับผิดชอบต้องดำเนินการจะถูกแสดงในปฏิทินเพื่อติดตามให้ผู้รับผิดชอบดำเนินการตามเวลาที่กำหนด สามารถแจ้งเตือนงานสำคัญผ่านกลุ่มสนทนาและระบบข่าว เพื่อให้ทุกคนเข้าใจถึงความคืบหน้าของงานทันที นอกจากนี้ยังมีระบบรายงานความคืบหน้าของงานรายวันที่สามารถสรุปข้อมูลสำคัญ เช่น ความคืบหน้าของงานและความเสี่ยงต่อการผิดสัญญาวันกำหนด

3. บันทึกความคืบหน้าอยู่ตลอดเวลา สำหรับผู้บริหารสามารถตรวจสอบได้ทุกเมื่อ

ระบบบริหารจัดการงานจากการตัดสินใจในการประชุม พร้อมฟีเจอร์เครื่องยนต์งานที่มีความทรงพลัง ช่องกรอกข้อมูล (Task Fields) ของงานสามารถปรับปรุงได้อย่างยืดหยุ่น (เช่น เพิ่มข้อความอธิบาย, แบ่งออกเป็นงานย่อย, อัปโหลดเอกสาร, ให้ความคิดเห็นเพิ่มเติม, ฯลฯ) การ์ดใบเดียวจะรวมข้อมูลงานที่ต้องทำ (To-do) ทั้งหมดไว้ด้วยกัน ผู้บริหารสามารถติดตามข้อมูลความคืบหน้างานทั้งหมดแบบเรียลไทม์ด้วยแอปมือถือ

4. ยกระดับไปสู่โครงการเพื่อบริหารตัดสินใจจากที่ประชุมเป็นระบบ

มติการประชุมที่สำคัญและต้องการการจัดแบ่งงานละเอียด สามารถนำสิ่งเหล่านั้นไปดำเนินการได้ผ่านโครงการดิง (Teambition) โดยมีรายงานข้อมูลโครงการที่ละเอียด รูปแบบหน้าต่างๆ ที่รองรับการติดตามความคืบหน้าหลากหลาย พร้อมระบบ OPEN API ที่เปิดกว้างจะช่วยสนับสนุนให้กิจการสามารถจัดการ วิเคราะห์ และติดตามผลของการตัดสินใจจากการประชุมอย่างเป็นระบบ

✦ สรุป

เราเชื่อว่าการประชุมที่มีคุณภาพสูงนั้นจะช่วยพัฒนาการสื่อสารข้อมูล การสรุปความเห็นร่วมกัน และการตัดสินใจเชิงวิทยาศาสตร์ ข้อสรุปเหล่านั้นจึงมีบทบาทสำคัญขับเคลื่อนองค์กรให้เติบโตต่อไป การเพิ่มคุณภาพของการประชุม คือโจทย์สำคัญที่ทุกองค์กรต้องเผชิญข้างหน้า และใจความสำคัญของการประชุมที่มีคุณภาพ คือประสิทธิผลของการอภิปราย (Discuss) และความถูกต้องเหมาะสมของการตัดสินใจ/ข้อสรุป (Decision)

โซลูชันการประชุมคุณภาพสูง ที่ปิ๊งป๊งนำเสนอ ช่วยจัดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพด้วยการเตรียมการก่อนการประชุมอย่างมีหัวข้อและเตรียมตัวล่วงหน้า ควบคุมกระบวนการประชุมกลางให้มีระเบียบ มีบันทึกและได้ข้อสรุป และมั่นใจว่ามีการติดตามผลหลังการประชุมอย่างต่อเนื่องจนได้ผลลัพธ์ที่ชัดเจน