อีเมล DingTalk รูปแบบการทำงานที่ทรงคุณค่าตลอดกาล

ติงต้าว แพลตฟอร์มการจัดการและทำงานร่วมกันขององค์กรชั้นนำภายใต้เครือ Alibaba มอบเครื่องมืออันทรงประสิทธิภาพมากมาย รวมถึงระบบตรวจสอบเวลาทำงาน การอนุมัติ งานเอกสาร ปฏิทิน การประชุมออนไลน์ รวมถึงผู้ช่วยอัจฉริยะ (AI Assistant) และอีเมลที่มีความสำคัญหนึ่งเดียวในตระกูลติงต้าว อีเมลติงต้าวกำลังถูกพัฒนาเพื่อรองรับองค์กรและบุคคลให้มีความคล่องตัวและก้าวล้ำอย่างสร้างสรรค์มากยิ่งขึ้น

บางคนอาจสงสัยว่า “เรามีติงต้าวไว้ใช้พูดคุยกันแล้ว ทำไมยังต้องใช้อีเมลเพื่อส่งข้อมูลอีก?”

คำตอบคือทุกอุตสาหกรรมมีวิธีการทำงานที่เป็นเอกลักษณ์ แม้ว่าในปัจจุบันเครื่องมือการสื่อสารแบบเรียลไทม์จะแพร่หลายไปทั่วโลก แต่การสื่อสารในเชิงธุรกิจอย่างเป็นทางการยังคงมีความสำคัญอย่างมาก

ถึงเวลาแล้วที่เราจะได้ก้าวเข้าสู่โลกของอีเมลติงต้าวไปพร้อมกัน!

ติงต้าว แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันและดิจิทัลสำหรับองค์กรที่บริหารโดย Alibaba ได้สร้างเครื่องมืออันยอดเยี่ยมมากมาย ได้แก่ การตอกบัตรเวลา, การทำงานเอกสาร, ปฏิทิน, การประชุมผ่านวีดิโอ และผู้ช่วยอัจฉริยะ (AI Assistant) โดยหนึ่งในฟีเจอร์หลักคือ "อีเมลของติงต้าว" ซึ่งออกแบบมารองรับการจัดการให้มีความคล่องตัวและสร้างสรรค์มากยิ่งขึ้น ทั้งองค์กรและบุคคล

หลายคนอาจสงสัยว่า “ติงต้าวสามารถใช้ส่งข้อความได้อยู่แล้ว ทำไมยังต้องใช้อีเมลอยู่อีก?”

คำตอบก็ง่ายมาก ทุกธุรกิจมีรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกันและแม้เครื่องมือทันสมัยจะแพร่หลายทั่วถึง แต่การสื่อสารธุรกิจเชิงเป็นทางการยังคงมีความสำคัญอย่างมาก

ตอนนี้ ขอเชิญทุกท่านก้าวเข้าสู่โลกแห่งอีเมลติงต้าวไปพร้อมกันครับ!

✦ ข้อดีของ “อีเมล” เมื่อเทียบกับ “ข้อความแชท”

ข้อดีที่ 1：เก็บข้อมูลและค้นหาได้สะดวกกว่า

องค์กรต่าง ๆ จำเป็นต้องส่งเอกสารและสัญญามาอย่างต่อเนื่อง หากส่งไฟล์ผ่านแชท ก็ต้องกดดาวน์โหลดและจัดเก็บเอง ซึ่งทำให้ค้นหาได้ยากลำบาก

แต่หากใช้อีเมล สิ่งเหล่านี้สามารถจัดการได้ง่ายในอีเมลของติงต้าว เพียงจัดกลุ่มไฟล์ด้วยโฟลเดอร์ที่คุณจัดไว้เอง และยังสามารถค้นคืนข้อมูลได้แม้กระทั่งหลายปีต่อมา รวมถึงยังมีผลผูกพันทางกฎหมายอีกด้วย

ข้อดีที่ 2：อีเมลมีความเป็นทางการและรองรับงานธุรกิจได้ดีกว่า

ข้อความแชทอาจจมหายไปใต้ข้อความอื่น ๆ ซึ่งส่งผลต่อการสื่อสารข้อมูลสำคัญระดับบริหาร อีกทั้งตัวแก้ไขข้อความในการส่งแชทยังมีข้อจำกัดกว่า เนื่องจากไม่สามารถจัดแต่งรูปแบบได้อย่างเคร่งครัด

โดยปกติเมื่อองค์กรต้องแจ้งประกาศสำคัญ หรือปิดดีลทางธุรกิจ วิธีการสื่อสารที่เลือกมักเป็นอีเมล

การใช้อีเมลที่เป็นเอกสารอย่างเป็นทางการ พร้อมการจัดวางรูปแบบที่ดูเป็นมืออาชีพ เป็นการสื่อสารที่บ่งบอกภาพลักษณ์องค์กร อีกทั้งยังเป็นไปตามกรอบทางกฎหมาย และยังดูน่าเชื่อถือกว่าการส่งข้อความผ่านแชท

อีกทั้งสามารถค้นหาในรายการอีเมลได้ง่าย ลดความเสี่ยงในการลืมหรือพลาดการอ่าน

ข้อดีที่ 3：สื่อสารระหว่างประเทศได้สะดวกและไร้อุปสรรค

เครื่องมือแชทย่อมมีข้อจำกัดของแพลตฟอร์มที่ใช้อยู่ ทำให้สามารถส่งถึงกันได้เฉพาะผู้ใช้ภายในแพลตฟอร์มนั้นเท่านั้น แต่หากเป็นกรณีสื่อสารระหว่างประเทศ คู่สนทนาอาจไม่ได้ใช้เครื่องมือเดียวกันเลย

ในกรณีนี้ การสื่อสารแบบอีเมลนับว่าเป็นทางเลือกเดียวที่ใช้ได้ทุกที่ทั่วโลก ไม่ว่าคู่สนทนาจะใช้แพลตฟอร์มใดก็ตาม เพียงแต่ต้องมีที่อยู่อีเมลเท่านั้น ไม่มีเงื่อนไขหรือข้อจำกัด

นอกจากนี้ที่อยู่อีเมลยังประกอบด้วยข้อมูลและเอกลักษณ์ขององค์กร ทำให้ผู้รับที่อยู่ต่างประเทศมีความมั่นใจในข้อความจากที่อยู่อีเมลของคุณมากยิ่งขึ้น เป็นเครื่องมือสื่อสารเพื่อความร่วมมือทางธุรกิจอย่างเป็นทางการทำได้ดีที่สุด

✦ เหตุผลที่ควรเลือกใช้อีเมลติงต้าว

เครื่องมือแชทย่อมมีข้อจำกัดของแพลตฟอร์มที่ใช้อยู่ ทำให้สามารถส่งถึงกันได้เฉพาะผู้ใช้ภายในแพลตฟอร์มนั้นเท่านั้น แต่หากเป็นกรณีสื่อสารระหว่างประเทศ คู่สนทนาอาจไม่ได้ใช้เครื่องมือเดียวกันเลย

ในกรณีนี้ การสื่อสารแบบอีเมลนับว่าเป็นทางเลือกเดียวที่ใช้ได้ทุกที่ทั่วโลก ไม่ว่าคู่สนทนาจะใช้แพลตฟอร์มใดก็ตาม เพียงแต่ต้องมีที่อยู่อีเมลเท่านั้น ไม่มีเงื่อนไขหรือข้อจำกัด

นอกจากนี้ที่อยู่อีเมลยังประกอบด้วยข้อมูลและเอกลักษณ์ขององค์กร ทำให้ผู้รับที่อยู่ต่างประเทศมีความมั่นใจในข้อความจากที่อยู่อีเมลของคุณมากยิ่งขึ้น เป็นเครื่องมือสื่อสารอย่างเป็นทางการระหว่างองค์กร

หนึ่ง รวมเข้ากับติงต้าว ปลอดภัยและง่ายต่อการใช้งาน

สำหรับวิธีการเข้าใช้งานอีเมลองค์กรแบบเก่า มีช่องทางหลัก ๆ เช่น การเข้าสู่ระบบผ่านเว็บ ผ่านผู้ให้บริการอีเมลนักพัฒนาภายนอก (อีเมลบนสมาร์ทโฟน) หรือผ่าน Client ซึ่งแต่ละแนวทางต่างมีข้อดีและข้อเสีย

1. ชื่อบัญชีนับสิบ จำยาก ลืมรหัสผ่านเป็นประจำเมื่อใช้วิธีเข้าผ่านเว็บหรือ Client ชุมชน

2. ไม่มีการแจ้งเตือนทันที ประสิทธิภาพต่ำ เมื่อมีอีเมลแจ้งเข้ามาคุณต้องคอยเปิดดูหลาย ๆ Client ต่างหาก ทำให้เสียเวลาและไม่มีการแจ้งเตือนเรียลไทม์

3. ข้อมูลรั่วไหล เนื่องจากการใช้ Client ภายนอก ช่วยทำให้ข้อมูลถูกเก็บในอุปกรณ์ท้องถิ่น และเสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูลองค์กร

อีเมลของติงต้าวคือระบบที่พัฒนามาร่วมกับติงต้าว ปลอดภัยและทรงประสิทธิภาพ

1. ใช้งานง่าย แค่กรอกเบอร์โทรศัพท์คุณก็สามารถเข้าสู่ระบบดูอีเมลได้โดยไม่ต้องเสียเวลาคิดพาสเวิร์ดให้ลืมอีกภายใต้การปกป้องของระบบความปลอดภัยของติงต้าว คุณสามารถเลือกวิธีการเข้าใช้งานเช่น รหัสผ่านยืนยันผ่าน SMS, พาสเวิร์ด, สแกน QR Code จากอุปกรณ์เก่า หรือแม้แต่วิธีตรวจสอบทางชีวภาพ

2. มีการแจ้งเตือนได้ทันที ติงต้าวมีระบบรับส่งการแจ้งเตือนที่ครอบคลุม เมื่อมีอีเมลใหม่เข้า คุณจะได้รับแจ้งผ่านศูนย์ข้อความ หรือสัญลักษณ์เตือน หรือแม้แต่การแจ้งเตือนแบบป๊อปอัพ คุณยังสามารถเลือกปิดการแจ้งเตือนได้ตามต้องการ

3. ความปลอดภัยสูง อีเมลของติงต้าวสร้างระบบจัดการข้อมูลเชิงองค์กรตั้งแต่ต้นทาง ลดการรั่วไหลของข้อมูล เป็นระบบอีเมลที่ปลอดภัยที่สุด

สอง มีศักยภาพของผู้ช่วยอัจฉริยะ (AI) ที่น่าประทับใจ

บางครั้งการเขียนอีเมลหรือตอบกลับอาจเป็นเรื่องที่ต้องคิดหนัก อีเมลของติงต้าวได้เพิ่มฟีเจอร์ของผู้ช่วย AI ครบวงจรเพื่อแก้ปัญหานี้

เมื่อคุณเริ่มสร้างเมลใหม่หรือตอบกลับเมลเก่า ให้ใช้ปุ่ม “/” เพื่อเรียก AI Assistant จากนั้นพิมพ์คำสำคัญและรายละเอียดคำขอ ระบบ AI จะช่วยเขียนอีเมลให้คุณ หลังจากนั้นสามารถปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมตามธุรกิจของคุณ หรือแม้แต่เมลมีอยู่แล้ว ผู้ช่วย AI ก็สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการเขียนและรูปแบบให้ด้านดีมากขึ้นได้

ผู้ช่วย AI มีหลายภาษา ทำให้เหมาะกับสายส่งออกที่ต้องเขียนภาษาต่างประเทศ ไม่ว่าจะให้อีเมลดูตลกขบขัน คลาสสิค หรือเป็นทางการก็ตาม ยังมีอีกหลายศักยภาพที่คุณรอไปค้นหามัน

สาม รวมฟังก์ชันการทำงานร่วมกันของติงต้าวไปอย่างสมบูรณ์แบบ

หลักสำคัญของความร่วมมือคือการส่งผ่านข้อมูลและสาระต่างๆ ระหว่างงานแต่ละอย่างได้อย่างลื่นไหล อีเมลของติงต้าวเชี่ยวชาญด้านนี้เป็นอย่างยิ่ง

1. อีเมล + สื่อสารกับรายชื่อผู้ติดต่อ:

เดิมทีผู้ดูแลระบบต้องใช้ระบบที่จัดการรายชื่อ โครงสร้างองค์กร และกลุ่มอีเมลแยกออกไป ทุกครั้งที่มีพนักงานมาใหม่หรือลาออก ก็ต้องไปปรับปรุงรายชื่อบนระบบเองเพิ่มความเสียเวลาและความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาดอีก และเมื่อใช้ Client ของบุคคลที่สามในการเข้าถึงอีเมล จะต้องเชื่อมต่อกับระบบข้อมูลรายชื่อผ่าน CardDav เพื่อนำรายชื่อมา แต่ก่อให้เกิดความเสี่ยงเรื่องข้อมูลหลุด

อีเมลติงต้าวพัฒนานอกเหนือวิธีการแบบดั้งเดิม ด้วยการเพิ่มการผูกกับรายชื่อติงต้าว และจัดระบบกลุ่มอีเมลแผนก/กลุ่มอย่างยืดหยุ่น ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงรายชื่อสมาชิกได้อัตโนมัติ ค้นหารายชื่อได้สะดวก

เมื่อมีพนักงานใหม่ สามารถสร้างอีเมลได้อัตโนมัติโดยใช้ชื่อแบบปinyin (เช่น This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.) และเมื่อพนักงานลาออก ระบบก็จะโอนถ่ายข้อมูลอีเมลทั้งหมดไปยังบัญชีอื่นทันที

2. อีเมล + ปฏิทิน:

อีกหนึ่งฟีเจอร์สำคัญของอีเมลคือการจัดการตารางเวลา คุณสามารถใช้ปฏิทินติงต้าวหรือสร้างนัดหมายประชุมออนไลน์ โดยเลือกผู้เข้าร่วมที่เป็นรายชื่ออีเมล และระบบจะส่งคำเชิญประชุมเข้าไปทางอีเมลติงต้าว อีกทั้งลูกค้าภายนอกก็สามารถส่งคำเชิญนัดหมายผ่านอีเมลติงต้าวของคุณไปยังปฏิทินของคุณโดยตรง จึงไม่มีโอกาสพลาดกับกิจกรรมสำคัญ

3. อีเมล + เอกสาร:

อีเมลสำคัญบ่อยครั้งต้องมีการแก้ไขหลายรอบ อีเมลของติงต้าวจึงเพิ่มเครื่องมือเสริมอย่าง “ติงต้าวเอกสาร” ซึ่งรองรับรูปแบบ Markdown และการแก้ไขร่วมกันได้หลายคน เพียงเสร็จสิ้นการแก้ไข เอกสารสามารถส่งถึงผู้ติดต่อทางอีเมลได้ภายในคลิกเดียว และยังสามารถแชร์ไปยังแชทได้พร้อมกัน นอกจากนี้ยังสามารถแนบไฟล์จากคลังเอกสารของติงต้าวเป็นเอกสารออนไลน์เพื่อรองรับการแชร์ไฟล์ขนาดใหญ่

สี่ ตรวจสอบอีเมลขยะได้แม่นยำ

การใช้อีเมลบริษัทสะท้อนถึงภาพลักษณ์เชิงธุรกิจ อย่างไรก็ตามกลุ่มอาชญากรแฝงก็เลือกโจมตีกลุ่มเป้าหมายระดับดีด้วยอีเมลโฆษณา หรืออีเมลหลอกลวงเพื่อผลประโยชน์ส่วนตัว

อีเมลติงต้าวมีระบบรักษาความปลอดภัยจากการส่งอีเมลขยะ โดยวิเคราะห์ข้อมูลโดเมนและเซิร์ฟเวอร์ที่เกี่ยวข้องพร้อมตรวจจับเนื้อหาเชิงลักษณะเฉพาะของอีเมลขยะเพื่อขัดขวางพวกเขาได้แม่นยำ

ผู้ดูแลระบบยังสามารถตั้งค่ารายชื่อดำสำหรับอีเมลขยะ รายการขาวสำหรับลิงก์ที่ปลอดภัย และระบบแยกอีเมลไว้ที่พื้นที่เฉพาะ เพื่อลดผลกระทบจากอีเมลที่อาจถูกตัดสินผิดพลาด

ห้า ความมั่นคงของข้อมูล

ความปลอดภัยคือแก่นหลักของการดำเนินธุรกิจ อีเมลของติงต้าวจึงสร้างระบบป้องกันธุรกิจที่สมบูรณ์ผ่านมิติสำคัญ 3 ด้าน: ความปลอดภัยในการเข้าถึง, ความปลอดภัยของข้อมูล และความปลอดภัยตามกฎเกณฑ์ทางกฎหมาย

1. ควบคุมพารามิเตอร์และสิทธิ์ได้ละเอียด

ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดสิทธิ์การให้สิทธิ์ซอฟต์แวร์ของบุคคลที่สามตามหลัก “สิทธิ์ขั้นต่ำที่จำเป็น” พร้อมตั้งสิทธิ์การดึงอีเมลได้เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล

2. มีฟีเจอร์ถอยความรู้สึกฉุกเฉินในทันที

หากเกิดเหตุเร่งด่วน ผู้ดูแลระบบสามารถถอยกลับอีเมลภายในองค์กรได้ทันที

3. จัดการง่าย ได้ความปลอดภัย

สำหรับเหตุการณ์ประจำวัน เช่น การเข้าใช้งานอีเมล ยังสามารถติดตามผ่านฟังชันบันทึกและตรวจสอบ (Log and Audit) เพื่อระบุกิจกรรมที่มีความเสี่ยง นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชันการเก็บข้อมูลระยะยาวสำหรับอีเมล ซึ่งเป็นทางเลือกที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพในการจัดเก็บและเรียกคืนข้อมูล

✦ สรุป

อีเมลติงต้าวกำลังมีการพัฒนาต่อเนื่อง เพิ่มเติมฟังก์ชันและกรณีการใช้งานใหม่ ๆ อยู่เสมอ เพื่อลดความซับซ้อนในขั้นตอนการเปิดใช้งานอีเมลขององค์กร เช่น การซื้อโดเมน การขออนุญาต การตั้งค่า CNAME, MX ฯลฯ อีเมลติงต้าวจึงร่วมกับ Alicloud เพื่อจัดกิจกรรมพิเศษ โดยให้สิทธิพิเศษฟรีโดเมนอีเมลเพื่อเป็นการเพิ่มภาพลักษณ์แบรนด์ขององค์กร หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม สามารถคลิกเพื่อดูรายละเอียดได้เลย