どうやって高品質な会議を行うために「DingTalk（釘釘）」を使うのか？

会議は企業において最も高コストなビジネス活動です。会議は企業のマネジメントと意思決定の重要な手段です。企業の運営過程において、経営陣から現場の従業員まで、多くの会議を組織したり参加したりしています。

しかし会議は企業において最も高コストなビジネス活動でもあります。日本の企業が提案した公式（会議コスト＝2S×Q×T）を用いると、会議のコストを数値化することができます。Sとは従業員平均時給の3倍、Qは参加者数、Tは会議の時間です。ざっくりと目安を計算してみれば、6人が参加する1時間の会議は約1711元のコストとなるでしょう。会議のコストは参加者が多く、時間が長くなるほど指数的に上昇します。（※Sデータの算出には、2023年中国の規模以上企業従業員の平均年間賃金である98096元を採用）

しかし、調査データによると、50％以上の会議時間は実際には無駄になっているといわれています。会議はリズムがなく、1時間の会議が終わらないマラソンのようになることもあります。多くの発言で満ちていますが、共通認識が持てることは少ないです。やっと会議の結論が出ても、行動計画が立てられない…このように、このような会議は貴重な時間を浪費し、チームメンバーを日常業務上で非常に疲れさせています。

✦ 会議は最も高コストなビジネス活動

会議は企業のマネジメントと意思決定の重要な手段です。企業の運営過程において、経営陣から現場の従業員まで、多くの会議を組織したり参加したりしています。

しかし会議は企業において最も高コストなビジネス活動でもあります。日本の企業が提案した公式（会議コスト＝2S×Q×T）を用いると、会議のコストを数値化することができます。Sとは従業員平均時給の3倍、Qは参加者数、Tは会議の時間です。ざっくりと目安を計算してみれば、6人が参加する1時間の会議は約1711元のコストとなるでしょう。会議のコストは参加者が多く、時間が長くなるほど指数的に上昇します。（※Sデータの算出には、2023年中国の規模以上企業従業員の平均年間賃金である98096元を採用）

しかし、調査データによると、50％以上の会議時間は実際には無駄になっているといわれています。会議はリズムがなく、1時間の会議が終わらないマラソンのようになることもあります。多くの発言で満ちていますが、共通認識が持てることは少ないです。やっと会議の結論が出ても、行動計画が立てられない…このように、このような会議は貴重な時間を浪費し、チームメンバーを日常業務上で非常に疲れさせています。

✦ 高品質な会議とは

会議とは2人以上の者が会合し、1つまたはそれ以上のテーマについて議論することである。これは、一般的に形式ばった場やビジネス面での開催が多いが、会議はその他の多様な状況下でも発生する。会議はグループによる意思決定の一つの形態として用いられる。

ウィキペディア引用

ウィキペディアの説明によれば、2〜3人の小さな会議から、数百人乃至数千人が参加する大規模な会議に至るまで、あるいは一方的に情報発信する発表会議から、多方面が討議するブレインストーミングにまで及んで、会議の基本的な目的は討論（Discussion）と結論（Decision）に集約されます。

多くの企業向けに支援を行い、私たちは多くの企業が会議を通じて多くの結論や決定事項を出すものの、十分に現場に反映できていない現状を掴みました。これは会議の質が低いためです。高品質な会議とは論議効率と意思決定の有効性に集中すること、つまり会議中の議論の効率を向上させては勿論の事、会議の後の行動としての実行・反映の段階までをしっかり押さえてこそ、初めて会議が効果を発揮するといえます。

✦ 釘釘を使って、高品質な会議を開催

質の高い会議を、あらゆる規模・業種・文化を持つ企業に導入するサポートを行うため、釘釘ではIM（インスタントメッセンジャ）、カレンダー、音声・ビデオ、釘閃会、プロジェクト管理ツール（Teambition）といった機能を活用し、会議前の準備、会議中、会議後の振り返りなど一連のプロセスにおいて高品質な会議の実施を可能にする仕組みを提供しています。

企業の会議にテーマを持ち、準備・規律・記録・結論・実施・結果に注力します。

会議前｜テーマがあり、準備がある

1. スマート会議依頼で最適な会議時間を設定

主催者が釘釘カレンダーを通じて会議通知を送ると、参加者のスケジュールに基づいて、最適な時間案と空いている会議室を推奨してくれます。これにより、スムーズに最適な会議時間に確定できます。

2. 会議テンプレート、議題を明確に整理

企業では実際のニーズに応じて会議の種類を設定でき、会議タイプに該当する会議テンプレートの議題を関連付け可能です。テンプレートの活用により企業の会議プロセスを標準化。また、各議題の責任者と計画的な議論時間を持ち、責任者は釘閃会を通じて会議資料を準備することができ、全ての情報を1ポイントで集約して、会議資産をオンライン化し、後の振り返りに活用できます。

3. 抜粋コメント機能により、会議前から注目ポイントに集中

すべての参加者は会議前の資料を読み込み、「言いたい場所を選択する」コメンド機能などを通じて、すぐに重要な問題に集中でき、会議中の議論時間を短縮できます。

会議中｜規律正しく、記録を残し、結論がある

1. スピーカーワイズ、没入型の議論で時間制限を管理

プレゼンモードをオンにすれば、参加者が自動的にスピーカーの画面に切り替わり、没入型のプレゼンテーション体験を実現します。また、残り時間の表示により、主催者が会議進行を効率よく管理し、時間超過を防ぐことができます。

2. オンライン会議、字幕・翻訳により遠隔協働を支援

釘釘によるビデオ会議により、遠隔地で会議を行う場合でも、オンラインとオフラインとの参加体験を均一にします。オンライン参加者は現在議論中の議題をリアルタイムで確認でき、議論へスムーズに参加可能。 自動字幕や多言語によるリアルタイム翻訳により、多国籍の会議に参加するメンバーが簡単に発言や情報を共有することができ、情報のやり取りを正確・効率的に行い、国際会議のコミュニケーション効率を大きく向上させます。

3. タスク記録 担当者別に割り振り、役割明確化

議論の中で出た決定事項や今後の対応タスクを担当者に割り振り、期限を設定します。これにより、すべてのタスクに責任者が明確になり、責任転嫁がなくなります。

4. 会議録を確定し、結論を即座共有

会議の中で出た合意や決定事を会議録に記載し、確定状態にすることで後からの変更を禁止し、承認プロセスを開始可能です。また、一括してメールで関係者に送信することで、口伝えでの情報伝達ミスや情報の漏れを未然に防止できます。

会議後｜実施の追跡と成果の反映

1. 会議の進行状況の確認、タスクを一括管理して追跡を容易に

会議の中で出た今後の対応事項はすべて、一括で管理画面に集約されます。これにより、タスクが散らばるのを防ぎ、見落としがなくなるでしょう。タスク状況は一目瞭然、たった一つの表を参照するだけで、新規作成・分解・割り振り・実施・完了などのすべてのプロセスを操作可能です。

2. タスク通知 多元なルートで担当者に通知

会議終了後、タスクの実施者がそのタスクを自分の予定表に確認でき、期限通りにタスクを終えるよう促す通知があります。重要な更新情報はグループチャットやシステムメッセージとも連携できるため、タスクの進捗状況を直ちに共有できます。また、プロジェクトに関する日報が自動で作成され、タスク進捗状況や期限超過リスクなどに関する主要情報を集約できます。

3. 進行状況の記録 管理者がいつでもどこでも確認

会議による決定事項をタスク化して管理し、強力なタスクエンジンを活用します。タスクの項目設定は柔軟に行え、メモの記載やサブタスク分解、成果物のアップロード、コメントのやり取りなどができます。一枚のカードに「今後の対応事項」に関するすべての情報を集約でき、管理者もスマートフォンを使用してリアルタイムで進行状況を確認可能です。

4. プロジェクト化することによって会議決定事項を統合的に管理

規模の大きい重要な会議決定事項については、釘釘プロジェクト（Teambition）を用いて実行可能です。詳細なプロジェクトのデータレポートや多様な進行視図の選定、豊富なAPI開放機能により、企業は会議決定事項の実行状況を体系的に管理・分析・追跡することが可能です。

✦ おわりに

高品質な会議とは、情報の伝達、意見の統合を通じて科学的な意思決定を実現し、企業発展を推進するものだと私たちは考えています。会議の品質向上はどの企業にとっても重要な課題であり、高品質な会議とはディスカッション(Discuss)を効率化し、決定／結論(Decision)に実効性を持たせることにあります。

釘釘の提供する高品質な会議のソリューションにより、会議前には計画と準備を行い、会議中には規律、記録、結論があり、企業が効果的なディスカッションを行えるよう支援いたします。さらに会議後には振り返りと結果の反映を、企業の効果的な意思決定に活かせるよう支援します。