如何使用钉钉举行高质量会议？

会议是企业中最昂贵的商业活动。会议是企业管理和决策的重要工具。在企业经营过程中，无论是高层还是一线员工，都需要组织或参与许多会议。但会议也是企业中最昂贵的商业活动。日本一家公司提出的公式（会议成本 = 2S x Q x T）可以帮助企业量化会议成本，其中 S 为员工平均时薪的三倍，Q 为参会人数，T 为会议时长。简单估算一下，一场有六人参加的一小时会议的成本大约是1711元。会议成本随着会议的参会人数和会议时间增加而成倍增加。（* S 数据计算采用2023年中国规模以上企业就业人员年平均工资为98096元）然而，研究数据表明超过50%的会议时间其实都被浪费了：开会没有节奏，一小时的会议开成了一场没有尽头的马拉松；会议充满了不同人的发言，却鲜少能达成共识；好不容易总结出了会议结论，却没有制订行动计划……这样的会议不仅浪费了宝贵时间，还让团队成员在日常工作中感到格外疲惫。

✦会议是最昂贵的商业活动

会议是企业管理和决策的重要工具。在企业经营过程中，无论是高层还是一线员工都需要组织或参与很多会议。

但会议也是企业中最昂贵的商业活动。日本一家公司提出的公式（会议成本 = 2S x Q x T）可以帮助企业量化会议成本，其中 S 为员工平均时薪的三倍，Q 为参会人数，T 为会议时长。简单估算一下，一场有六人参加的一小时会议的成本大约是1711元。会议成本是随着会议的参会人数和会议时间增加而成倍增加的。（* S 数据计算采用2023年中国规模以上企业就业人员年平均工资为98096元）

然而，研究数据表明超过 50% 的会议时间其实都被浪费了：开会没有节奏，一小时的会议开成了一场没有尽头的马拉松；会议充满了不同人的发言，却鲜少能达成共识；好不容易总结出了会议结论，却没有制订行动计划……这样的会议不仅浪费了宝贵时间，还让团队成员在日常工作中感到格外疲惫。

✦什么是高质量会议

A meeting is when two or more people come together to discuss one or more topics, often in a formal or business setting, but meetings also occur in a variety of other environments. Meetings can be used as form of group decision making.

——Wikipedia

引用一段维基百科的解释，无论是小到2-3个人的碰头会，还是大到几百上千人的洽谈会，无论是单方输出的分享会，还是多方讨论的脑暴会，会议的核心就围绕着：Discussion（讨论）和 Decision（结论）。

钉钉通过服务大量的客户发现，很多企业通过会议产生了许多结论/决策，却不能很好地落地，这是企业开会质量低的重要原因。我们认为，高质量会议的核心就是讨论的高效性和结论的有效性。高质量的会议不仅要提升会中的讨论效率，更要会后把结论执行落实，才是真正在把会开好了。

✦用钉钉开一场高质量会议

为助力不同规模、不同行业、不同文化的企业都能从理论到实践切实落地高质量会议，钉钉打通了 IM、日历、音视频、钉闪会和钉钉项目（Teambition），打造了串联会前、会中、会后全链路场景的高质量会议解决方案。

让企业的会议有主题、有准备、有纪律、有记录、有结论、有跟踪、有结果。

会前 | 有主题、有准备

1. 智能会邀，锁定最佳会议时间

组织者在钉钉日历发起会邀，根据参会人的日程忙闲情况，智能为参会者推荐最佳会议时间方案和对应空闲会议室，辅助快速锁定最佳会议时间。

2. 会议模板，议题准备清晰有序

企业可根据实际情况配置会议类型，支持会议类型关联对应会议模板议程，通过模板规范企业会议流程。 组织者为每个议题设置负责人和计划讨论时长，负责人在钉闪会中填写会议材料，将所有信息聚集在一处，会议资产在线化便于存档回顾。

3. 划词评论，提前阅读聚焦重点

所有参会人在会前阅读会议材料，通过划词评论互动，快速聚焦定位重点问题，节约会中讨论时间。

会中 | 有纪律、有记录、有结论

1. 演讲计时，沉浸式讨论把控时间

开启演示模式，参会人自动跟随演讲者全屏视角，模拟沉浸式投屏体验。倒计时提醒辅助组织者严格把控会议进程，避免会议超时。

2. 在线会议，字幕翻译提效异地协同

钉钉视频会议保障异地会议线上线上线下体验一致，线上参会人可实时查看当前演讲的议题，无缝加入讨论。 自动字幕和多国语言实时翻译体验，能够让来自不同国家的参会人轻松地参与讨论，确保信息交流准确高效，大大提升了跨国会议的沟通效率。

3. 任务记录，责任到人分工明确

会议中产生的决策待办可以指派给具体执行成员和设置截止时间，事事责任到人，避免相互推诿。

4. 定稿分享，会议结论快速同步

会中达成的共识和结论沉淀到会议纪要中，支持会议纪要定稿不可编辑和发起审批。纪要文档可一键通过聊天分享给所有参会人，规避口头上传下达的信息损耗风险。

会后 | 有跟踪、有结果

1. 会议督办，任务自动汇总便于跟进

会议过程中产生的所有待办项自动汇总至统一看板，不会散落在各处，避免遗漏。任务状态一目了然，在一张表格中即可操作搞定任务的创建—拆解—分配—执行—完成。

2. 任务提醒，多渠道触达执行人

会议结束后，日程中会显示待执行人处理的任务信息，提醒执行人按时完成。重要任务更新可同步到群聊和系统号，让所有人第一时间内了解任务进展情况。项目日报可自动总结任务推进情况、逾期风险等重要信息。

3. 进展记录，管理者随时随地关注

会议决策任务化管理，依靠强大的任务引擎，任务字段灵活配置（添加备注、拆分子任务、上传交付文件、评论互动……），一张卡片汇总了「待办」的所有信息，管理者在手机端也能实时掌握所有任务进展情况。

4. 升级项目实现系统化管理会议决策

颗粒度较大的重要会议决策还可通过钉钉项目（Teambition）落地。详细的项目数据报表，丰富的进展视图选择，完整的OPEN API开放能力将助力企业系统化管理、分析、跟踪会议决策落地情况。

✦结语

我们认为一场高质量的会议能够提升信息传递、整合观点和实现科学决策，从而推动企业发展。提高会议质量是每个企业面临的重要课题，而高质量会议的核心是讨论(Discuss)的高效性和决策/结论(Decision)的有效性。

钉钉提供的高质量会议解决方案，通过会前有主题、有准备，会中有纪律、有记录、有结论帮助企业会议实现高效讨论，通过会后有跟踪、有结果帮助企业会议实现高效决策。