เรื่องจริงเชิงดิจิทัลของสถาบันเทคโนโลยีการขนส่งแม่น้ำเหลือง

มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีเหอหวง (Yellow River College of Transportation) เลือกใช้ DingTalk เป็นแพลตฟอร์มบริหารงานอัจฉริยะ โดยเน้นตอบโจทย์ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศให้กับคณาจารย์และนักศึกษา มาตลอดหลายปีที่ผ่านมา มหาวิทยาลัยได้เร่งขับเคลื่อนการเปลี่ยนผ่านสู่ยุคดิจิทัล สร้างการเปลี่ยนแปลงในด้านการเรียนการสอน การบริหารจัดการ และบริการ ทั้งหมดนี้ทำได้ผ่านมือถือของคณาจารย์และนักศึกษา ซึ่งสามารถดำเนินธุรกรรมมากกว่า 80% ได้สะดวก บรรลุภารกิจของมหาวิทยาลัยที่ว่า "ให้ข้อมูลทำงานแทนคน"

"ภูเขาไท่หังอันสง่างาม สร้างจิตวิญญาณของชนชาติจีน; แม่น้ำหวงเหอผู้เกริกก้อง ขับขานความฝันของจีน..." เพลงสรรเสริญมหาวิทยาลัยเหอหวงที่แต่งขึ้นนี้ สะท้อนถึงความมุ่งมั่นในการเป็นสถาบันอุดมศึกษาที่ตั้งชื่อตามแม่คงคามหาวิทยาลัยแห่งนี้ในการสืบสานมรดกทางวัฒนธรรมจีน ทั้งยังแสดงให้เห็นถึงความตั้งมั่นและความเข้าใจอย่างลึกซึ้งของมหาวิทยาลัย อันเป็นสถาบันอุดมศึกษาเพียงแห่งเดียวของมณฑลเหอหนานที่มุ่งเน้นการพัฒนาบุคลากรด้านการขนส่ง ในยุคใหม่ที่กล้าเผชิญกับการพัฒนาการศึกษาผ่านเทคโนโลยีดิจิทัลอย่างเปิดเผย

ตลอดหลายปีที่ผ่านมา มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีแม่น้ำเหลืองใช้แพลตฟอร์ม DingTalk เป็นแพลตฟอร์มสำหรับการทำงานอัจฉริยะโดยยึดความต้องการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศของอาจารย์และนักศึกษาเป็นหลัก เพื่อผลักดันการเปลี่ยนระบบการทำงานของมหาวิทยาลัยให้เข้าสู่ยุคดิจิทัลอย่างสมบูรณ์ ทั้งการเรียนการสอน การบริหารและการบริการ โดยอาจารย์และนักศึกษาสามารถดำเนินการธุรกรรมต่าง ๆ ผ่านมือถือได้มากถึง 80% นับว่าทำให้ภารกิจของมหาวิทยาลัยที่ว่า "ทำอย่างไรให้ข้อมูลใช้งานแทนคน แล้วลดการวิ่งเต้นของอาจารย์และนักศึกษา" เป็นจริงขึ้นมา

✦ ครั้งแรกเริ่มใช้ DingTalk:

เครื่องมือที่มาช่วยในเวลาที่จำเป็น

ปี 2015 ในช่วงที่แนวคิดของการเปลี่ยนไปใช้ระบบดิจิทัลและระบบบริหารมหาวิทยาลัยอัจฉริยะเริ่มเข้มข้นขึ้น มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีแม่น้ำเหลืองก็รับรู้ได้ว่าการเปลี่ยนผ่านระบบเทคโนโลยีสารสนเทศของมหาวิทยาลัยกำลังมีการเปลี่ยนแปลง: ปัญหาใหญ่ที่มหาวิทยาลัยเผชิญคือการส่งข้อมูลสำคัญให้ชัดแจ้งและทันเวลา โดยในขณะนั้นระบบ OA แบบดั้งเดิมไม่สามารถใช้ผ่านมือถือได้อย่างสะดวก แม้แต่การส่งข้อความแบบกลุ่มก็ไม่มีประสิทธิภาพพอนับประสาอะไรกับค่าใช้จ่ายหากต้องส่งบ่อย ๆ

แล้วจะมีวิธีหรือเครื่องมือใดที่สามารถแก้ปัญหานี้โดยตรงได้อย่างถาวรไหม?

ด้วยคำถามนี้ อาจารย์ชังป่วนเอาจาว หนึ่งในทีมงานเทคโนโลยีสารสนเทศของมหาวิทยาลัยก็เริ่มออกตามหา "คำตอบ" และในที่สุดเขาก็ได้พบแอปพลิเคชัน DingTalk จากนิตยสารคอมพิวเตอร์ในห้องสมุด โดยพบว่าระบบแจ้งสื่อสารผ่าน DingTalk ซึ่งประกาศว่าข้อความส่งถึงอย่างแน่นอน ไม่สูญหาย คือทางแก้ปัญหาอย่างแท้จริงสำหรับปัญหาการสื่อสารไม่ตรงเวลาและการตอบสนองล่าช้า

อาจารย์ชังลองนำระบบมาใช้งานดูในแผนกของตัวเองก่อนและพบว่า DingTalk นอกจากส่งข้อความได้มหาศาลและยังตอบกลับอัตโนมัติหลังส่งไปแล้ว ยังสามารถแจ้งเตือนผ่านทางเอสเอ็มเอสหรือโทรศัพท์หากอีกฝ่ายยังไม่ได้ติดตั้งแอปฯ ดูเหมือนจะเป็นเครื่องมือสื่อสารอันทรงพลังเฉพาะตัว เป็นสิ่งที่มีประสิทธิภาพจริง ๆ "ข้อความใดก็ส่งได้ดั่งใจ" ที่แท้จริง

การเข้าใจอย่างลึกซึ้งของอาจารย์ชังในระบบ DingTalk ทำให้เขาพบว่า นอกจากประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสารอันยอดเยี่ยม แอปพลิเคชันสำนักงานอย่างการอนุมัติผ่านระบบ OA ป้ายประกาศ/แจ้งเตือน หน้าจัดเก็บข้อมูล ฯลฯ ก็ครบครัน ซึ่งสอดคล้องกับระบบ OA ของบุคคลภายนอกที่มหาวิทยาลัยนำใช้ ช่วยเติมเต็มระบบที่ขาดไปอย่างลงตัว การทดลองใช้ครั้งนี้เองเป็นจุดเริ่มต้นของการเปลี่ยนสู่ระบบอัจฉริยะของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีแม่น้ำเหลืองและต่อจากนี้อีกเกือบสิบปี มหาวิทยาลัยได้โยกย้ายระบบ OA ทั้งหมดไปยัง DingTalk รวมถึงสร้างการบูรณาการกับระบบอื่นที่เกี่ยวข้อง พร้อมทั้งพัฒนาเครื่องมือใหม่บนพื้นฐานของ DingTalk ให้งานบริการและจัดการเป็นไปโดยไร้รอยต่อและมีประสิทธิภาพ

✦ การศึกษาแบบไปเยือนมหาวิทยาลัยเจ้อเจียง:

เปิดตัวนวัตกรรม "ต้องไปเพียงหนึ่งครั้ง"

ในระหว่างช่วงการก่อสร้างระบบเทคโนโลยีสารสนเทศของมหาวิทยาลัยที่ทวีความเข้มความร้อน ปี 2018 สำนักงานการศึกษาจังหวัดเหอหนานจัดอบรมเชิงปฏิบัติการด้านการแปลงสู่ระบบดิจิทัลให้กับบุคลากรบริหารระดับสูงจากมหาวิทยาลัยต่าง ๆ โดยอาจารย์ชังได้เป็นผู้แทนของมหาวิทยาลัยไปเข้าอบรม

เมื่อกลับมา อาจารย์ชังก็รายงานแนวคิดและประสบการณ์การพัฒนาระบบดิจิทัล ระดับการศึกษาในจังหวัดเจ้อเจียงทันที โดยเฉพาะอย่างยิ่งกระบวนการปฏิรูปที่เรียกกันว่า "ต้องไปเพียงหนึ่งครั้ง" ที่มหาวิทยาลัยมณฑลนั้นกำลังดำเนินอยู่ไปยังผู้บริหารระดับสูงของมหาวิทยาลัย

ผู้บริหารมหาวิทยาลัยจัดประชุมพิจารณาทันทีและตัดสินใจว่าจะนำแนวปฏิบัติที่ดีจากมหาวิทยาลัยในมณฑลเจ้อเจียงมาใช้ โดยอิงกับบริบทของมหาวิทยาลัยตนเอง เพื่อผลักดันการปฏิรูป "ดำเนินการได้ด้วยตัวหนึ่งครั้ง" โดยเปลี่ยนแนวคิดในการบริหารจัดการ ส่งเสริมจิตอาสาให้บริการ และเลือก "DingTalk" เป็นหนึ่งในเครื่องมือสำคัญทำให้การบริการเป็นไปโดยไม่ต้องพบปะกันโดยตรง และอยู่รอบตัวทุกเมื่อ

โดยรายละเอียดมีดังนี้:

ระบบการอนุมัติผ่านระบบ OA

การเปิดระบบอนุมัติผ่านระบบ OA ของ DingTalk ทำให้กระบวนการทำงานของมหาวิทยาลัยคล่องตัวยิ่งขึ้นมากไม่ว่าจะเป็นเรื่องการลางาน การเบิกค่าใช้จ่าย หรือการจัดซื้อ สามารถดำเนินการยื่นเรื่องออนไลน์ผ่านทาง DingTalk รวมทั้งติดตามสถานะการอนุมัติได้แบบเรียลไทม์ ไม่เพียงประหยัดเวลาของนักศึกษาและอาจารย์เท่านั้น แต่ยังเพิ่มความโปร่งใสและความเป็นธรรมในการพิจารณาได้มากยิ่งขึ้น

ฟังก์ชันการประกาศ/แจ้งเตือน

ฟังก์ชันการประกาศ/แจ้งเตือนทำให้ระบบการสื่อสารของมหาวิทยาลัยรวดเร็วขึ้น โดยประกาศหรือข้อมูลสำคัญต่าง ๆ สามารถส่งตรงถึงนักศึกษาและอาจารย์แต่ละคนได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นการแจ้งเตือนฉุกเฉินหรือประกาศตารางกำหนดการที่สำคัญ การแจ้งเตือนสามารถส่งถึงเจ้าตัวที่เกี่ยวข้องได้ทันท่วงที เพิ่มความทันเวลาและความถูกต้องของการสื่อสาร

ฟังก์ชันของหน้าจัดเก็บข้อมูล (DingPan)

ฟังก์ชันของหน้าจัดเก็บข้อมูล (DingPan) เสนอแพลตฟอร์มจัดเก็บข้อมูลระบบคลาวด์ที่ทั้งปลอดภัยและสะดวกให้กับมหาวิทยาลัย โดยอาจารย์และนักศึกษาสามารถอัปโหลดเอกสารหรือไฟล์ข้อมูลสำคัญ ๆ ไปยังหน้าจัดเก็บข้อมูลนี้ สามารถเข้าถึงหรือแบ่งปันข้อมูลนั้นได้ทุกที่ทุกเวลา แก้ปัญหาการสูญเสียข้อมูลและอุปสรรค์ในการแบ่งปันข้อมูลแบบเก่าได้เป็นอย่างดี ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานและการประสานงานดีขึ้นมาก

อื่น ๆ

ยิ่งไปกว่านี้ DingTalk ยังมีฟังก์ชันเสริมอีกมาก เช่น การถ่ายทอดสดของกลุ่ม การบันทึกกิจกรรม ระบบการประชุมอัจฉริยะ เป็นต้น ซึ่งตอบสนองทุกความต้องการในทุกบริบทของมหาวิทยาลัย

ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการตรวจสอบแฟ้มข้อมูลนักศึกษา การจองห้องประชุม การลางาน-เข้างาน การสมัครรับใบอนุญาตเข้า/ออก การซ่อมแซมอุปกรณ์ หรือการสมัครรับทุนการศึกษา สิ่งเหล่านี้เมื่ออาจารย์และนักศึกษาเข้ามาดำเนินการจะได้สัมผัสกับความสะดวกของการบริการที่ต้องไปเพียงหนึ่งครั้งจริง ๆ

ตามข้อมูลใน "ประกาศเกี่ยวกับการดำเนินการแผนปฏิบัติการ 'การดำเนินการได้เพียงหนึ่งครั้ง' ด้านธุรกรรมทางราชการของมหาวิทยาลัย" มหาวิทยาลัยประสบความสำเร็จในการทำให้เรื่องราวทางราชการของมหาวิทยาลัยกว่า 70% ดำเนินการผ่านระบบออนไลน์หรือผ่านมือถือได้ทั้งหมดภายในสิ้นเดือนกรกฎาคมปี 2020 ทั้งยังทำให้คุณภาพและภาพลักษณ์การให้บริการก้าวสู่ขั้นใหม่

✦ DingTalk กับยุคสมัยโควิด-19:

DingTalk ช่วยมหาวิทยาลัยผ่านช่วงเวลาวิกฤตได้อย่างราบรื่น

ตลอดเวลาเกือบสิบปีที่ได้ร่ว้มือไปกับ DingTalk อาจารย์ชังมีประสบการณ์และความรู้สึกนึกคิดเป็นอันมาก เปรียบเทียบกับแพลตฟอร์มอื่น ๆ ความสำคัญที่เห็นได้ชัดของ DingTalk ในการขับเคลื่อนสู่ระบบดิจิทัลของมหาวิทยาลัยสามารถสรุปได้เป็นประโยคหนึ่งว่า "ทำเรื่องใหญ่โดยใช้เงินน้อยหรือไม่ใช้เงินเลย"

ปลายปี 2019 เมื่อการระบาดของโรคโควิดเกิดขึ้นกะทันหันและมหาวิทยาลัยถูกปิดลงทำให้หลายมหาวิทยาลัยตกระกำลำบาก ความสำคัญของระบบเทคโนโลยีสารสนเทศก็ถูกเน้นย้ำขึ้นมา อาจารย์ต้องสอนเรียนออนไลน์ นักศึกษาต้องลงชื่อเช็คชื่อทุกวัน ภารกิจหลั่งไหลเข้ามาทำให้การบริหารจัดการและระบบการเรียนการสอนของมหาวิทยาลัยประสบกับความท้าทายครั้งใหญ่ ขณะเดียวกันก็เป็นการทดสอบถึงความพร้อมของระบบการก่อสร้างด้านสารสนเทศของสถาบัน

มีรายงานบอกว่า ในช่วงเวลานั้นมหาวิทยาลัยอื่น ๆ จำเป็นต้องเร่งสั่งซื้อเซิร์ฟเวอร์เพิ่ม ขยายความกว้างของเครือข่ายภายในมหาวิทยาลัย รวมถึงติดตั้งแพลตฟอร์มการถ่ายทอดสด ซึ่งทำให้ต้องจ่ายเงินไปเกินล้านหยวน

แต่สำหรับมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีแม่น้ำเหลืองที่มีประสบการณ์การใช้งาน DingTalk มาอย่างยาวนานกลับรับสถานการณ์นี้ได้อย่างสงบนิ่ง "เราแทบจะใช้เงินไม่ถึงบาทเดียวเลย ก็แก้ปัญหาหลายอย่างที่เกิดขึ้นช่วงโรคระบาดได้"

เมื่อช่วงที่ต้องกลับไปเรียนออนไลน์ ระบบการเรียนการสอนของ DingTalk ก็กลายเป็นพื้นฐานที่สำคัญ

ฟังก์ชันการถ่ายทอดสดแบบกลุ่มของ DingTalk กลายเป็นพื้นฐานที่สำคัญของการเรียนการสอนออนไลน์ ด้วยเครื่องมือนี้เอง อาจารย์สามารถจัดการถ่ายทอดสดสอนออนไลน์ ตอบคำถามของนักศึกษาได้โดยตรง ส่วนนักศึกษาก็สามารถรับชมการถ่ายทอดสด ส่งงาน และเข้าสอบผ่านมือถือหรือคอมพิวเตอร์ของตนเองได้จากบ้าน ไม่เพียงแต่ช่วยให้งานการเรียนการสอนดำเนินได้อย่างราบรื่น แต่ยังลดความเสี่ยงการรวมตัวและการติดเชื้อแบบข้ามคน อีกทั้งระบบบันทึกการเช็คชื่อยังสนับสนุนมหาวิทยาลัยในการป้องกันและควบคุมโรค ผ่านฟังก์ชันของการลงชื่อเข้าออกอาจารย์และนักศึกษาแต่ละราย มหาวิทยาลัยจะจดบันทึกสุขภาพและเส้นทางการเดินทางของบุคคลที่เกี่ยวข้องได้แบบเรียลไทม์ หากพบปัญหาทันใดมหาวิทยาลัยก็สามารถดำเนินมาตรการป้องกันได้ทันท่วงที ซึ่งเพิ่มทั้งประสิทธิภาพและความแม่นยำในการป้องกันควบคุมโรค พร้อมเสริมภาพลักษณ์เชิงบวกด้านความปลอดภัยและความเชื่อมั่น

หลังปี 2019 เมื่อ DingTalk แพร่หลายทั่วทั้งมหาวิทยาลัยแล้ว มหาวิทยาลัยยังคงมุ่งเน้นการทดลองรุ่นเฉพาะทางและการยกระดับความสามารถด้านดิจิทัล โดยย้ายข้อมูล เช่น เอกสารทางราชการ ไฟล์การเรียนการสอนของอาจารย์ งานของนักศึกษา เป็นต้น ไปยังแพลตฟอร์ม DingTalk และทดลองสะสมข้อมูลที่เป็นลักษณะเฉพาะของมหาวิทยาลัยในคลังความรู้เฉพาะทาง สร้างผู้ช่วยปัญญาประดิษฐ์ (AI) ภายในมหาวิทยาลัยโดยผนวกกับฟังก์ชัน AI Assistant ที่ DingTalk เพิ่งเปิดตัวออกมา เพื่อเพิ่มสะดวกสบายในการเรียนรู้และการดำรงชีวิตของอาจารย์และนักศึกษา

ยิ่งไปกว่านี้ แผนกเทคโนโลยีสารสนเทศยังใช้แพลตฟอร์ม low-code ของ DingTalk เพื่อพัฒนาฟังก์ชันเฉพาะตามความต้องการของมหาวิทยาลัย เช่น การต้อนรับผู้เข้าเยี่ยม ระบบแจ้งซ่อมบำรุงอุปกรณ์ เรื่อยไปจนถึงเปิดตัวการตรวจสอบผลการเรียน การตรวจสอบตารางเรียน การค้นหาหนังสือในห้องสมุด ฯลฯ ในช่วงที่สมาชิกกลุ่มข่าวสารไอทีของมหาวิทยาลัยอื่น ๆ แชร์เกี่ยวกับฟังก์ชันด้านการเรียนการสอนที่พัฒนาผ่าน DingTalk เช่น การใช้ฟังก์ชันปฏิทินของ DingTalk เพื่อเช็คอินตามเวลาที่เรียน คุณชังป่วนเอาจาก็มักจะส่งต่อไปยังกลุ่มอาจารย์ที่เกี่ยวข้อง และกระตุ้นให้อาจารย์นำเอาฟังก์ชันที่มีอยู่เดิมบน DingTalk ไปประยุกต์ให้ตอบสนองความต้องการด้านการเรียนการสอนอย่างสร้างสรรค์

"แตกต่างจากโรงเรียนพื้นฐาน การก่อสร้างเทคโนโลยีสารสนเทศของมหาวิทยาลัยต้องใช้ความเชี่ยวชาญสูง เพราะมหาวิทยาลัยแต่ละแห่งมีความต้องการบริบทที่แตกต่างกัน การจัดระบบมาตรฐานทั่วไปจึงยากที่จะตอบโจทย์ทุกแห่ง สำหรับกระบวนการเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัลของมหาวิทยาลัยในปัจจุบัน DingTalk ถือเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มาก เนื่องจากสามารถเชื่อมต่อกับระบบอัจฉริยะที่พัฒนาใช้กับบริบทในแต่ละแห่งได้อย่างคล่องตัว" อาจารย์ชังป่วนเจากล่าว พร้อมแสดงความมุ่งมั่นว่าจะร่วมมือกับ DingTalk เพื่อพัฒนานวัตกรรม "ดำเนินการได้เพียงหนึ่งครั้ง" ต่อไป และผลักดันประสิทธิภาพทางการบริการ การจัดการ การเรียนการสอนและการวิจัยของมหาวิทยาลัยให้เพิ่มขึ้นอีก

เรื่องราวระหว่างมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีแม่น้ำเหลืองกับ DingTalk ไม่ใช่เพียงแค่กรณีศึกษาในการพัฒนาการศึกษาเชิงดิจิทัล แต่ยังเป็นภาพที่สะท้อนถึงทิศทางอนาคตของการศึกษาอัจฉริยะที่สดใสกว่าเดิม การเดินทางสู่ยุคดิจิทัลของมหาวิทยาลัยยังอีกยาวไกล แต่สามารถคาดการณ์ได้ว่า "นิทานดิจิทัล" ที่คล้ายคลึงกันกำลังเกิดขึ้นในทุกมุมทุกขุมของโลกการศึกษา โดยอาจซ่อนแทรกอยู่ในรายละเอียดของการเรียนการสอนทุกวัน หรือปรากฏเด่นชัดในประวัติการจัดการระดับนโยบายใหญ่ กำลังรอคอยให้เราค้นพบ สร้างสรรค์ และถ่ายทอดออกมา