Hướng dẫn toàn diện sử dụng an toàn và hiệu quả phiên bản web DingTalk – Kỹ năng cần học khi làm việc từ xa tại Hồng Kông

Cách đăng nhập vào phiên bản web DingTalk và bật xác minh hai bước

Bước đầu tiên để người dùng Hồng Kông sử dụng phiên bản web DingTalk là hoàn tất việc đăng nhập tài khoản một cách an toàn và ổn định. Chỉ cần truy cập trực tiếp DingTalk Web (https://web.dingtalk.com) qua trình duyệt, bạn có thể vào môi trường cộng tác doanh nghiệp mà không cần cài đặt ứng dụng. Để đảm bảo an toàn dữ liệu, nên kích hoạt ngay chức năng xác minh hai yếu tố (2FA), điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh làm việc từ xa ngày càng phổ biến. Phương thức đăng nhập hỗ trợ nhập mật khẩu bằng số điện thoại hoặc email doanh nghiệp, hoặc quét mã QR để xác nhận danh tính thông qua ứng dụng di động DingTalk. Nếu chọn xác minh bằng tin nhắn SMS, hệ thống sẽ gửi mã mật khẩu dùng một lần đến thiết bị đã đăng ký trong vòng năm phút.

• Truy cập trang cài đặt “Tài khoản và Bảo mật”, liên kết với Google Authenticator hoặc Microsoft Authenticator để tạo mã xác minh động, tăng cường bảo vệ khi đăng nhập
• Hệ thống sẽ cung cấp một bộ mã khôi phục dự phòng, hãy tải xuống và lưu trữ ở vị trí được mã hóa, đề phòng trường hợp phương thức xác minh chính không hoạt động
• Nếu quên mật khẩu, hãy nhấn vào liên kết “Quên mật khẩu” để đặt lại thông qua số điện thoại hoặc email đã liên kết
• Nếu không nhận được mã xác minh, vui lòng kiểm tra chất lượng kết nối mạng, tránh sử dụng máy chủ proxy công cộng; nên dùng trình duyệt Google Chrome hoặc Microsoft Edge phiên bản mới nhất

Theo kết quả thử nghiệm của Hong Kong Cyberport năm 2025, Chrome và Edge tương thích tốt nhất với phiên bản web DingTalk, hỗ trợ hiệu quả phát trực tuyến cuộc họp chất lượng cao và đồng bộ tài liệu tức thì. Sau khi đăng nhập thành công, hệ thống tự động chuyển đến giao diện chính, bắt đầu hành trình cộng tác hiệu quả.

Chi tiết chức năng giao diện chính phiên bản web DingTalk

Tối ưu hóa địa phương hóa của phiên bản web DingTalk giúp người dùng Hồng Kông kiểm soát mọi thứ trong một trình duyệt duy nhất. Giao diện chính đóng vai trò trung tâm kỹ thuật số cho doanh nghiệp, tích hợp bốn mô-đun: tin nhắn tức thì, quản lý lịch trình, bảng điều khiển công việc và ổ đĩa đám mây, đồng thời liên kết sâu với hệ sinh thái Alibaba như Alibaba Cloud, Gaode Map và trợ lý AI DingTalk Qwen. Sau khi hoàn tất xác minh hai yếu tố (MFA), người dùng có thể truy cập an toàn vào tất cả các công cụ cấp doanh nghiệp thông qua DingTalk Web mà không cần cài đặt trên thiết bị.

• Thanh menu phía trên hỗ trợ dẫn hướng toàn cục: mục “Tin nhắn” đồng bộ hội thoại trên mọi thiết bị; “Danh bạ” tích hợp danh sách liên lạc nội bộ và thông tin khách hàng bên ngoài; nút “Cuộc gọi điện thoại” hỗ trợ cuộc gọi âm thanh hình ảnh được mã hóa TLS 1.3; biểu tượng “+” cho phép tạo nhóm chat mới, khởi tạo phê duyệt hoặc tải lên tệp tin
• Thanh điều hướng bên trái phân loại quản lý: “Trò chuyện” lưu trữ lịch sử và hỗ trợ tìm kiếm theo từ khóa; “Email” liên kết với hộp thư doanh nghiệp và kích hoạt thông báo tự động; “Lịch” đồng bộ lịch cá nhân và nhóm, có thể thiết lập cuộc họp vượt múi giờ; “Tài liệu” kết nối trực tiếp kho tài liệu đám mây Alibaba, hỗ trợ nhiều người chỉnh sửa cùng lúc
• Bảng điều khiển công việc là trung tâm quy trình nghiệp vụ: “Chấm công” sử dụng cảm biến chuyển động và công nghệ hàng rào địa lý để ngăn gian lận; “Đơn xin nghỉ” và “Luồng phê duyệt” cho phép tuỳ chỉnh quy tắc, sau khi gửi sẽ tự động gửi thông báo đến quản lý
• Trang chủ có thể tuỳ biến cao: nhấn giữ nhóm thường dùng để “Ghim lên đầu”, hoặc kéo thả phím tắt ứng dụng từ bảng điều khiển lên trang chủ nhằm tăng đáng kể hiệu suất thao tác

Theo cập nhật chính sách riêng tư năm 2025, nền tảng áp dụng cơ chế đồng ý từng lớp đối với dữ liệu không thiết yếu (như hình nền ảo), đảm bảo doanh nghiệp Hồng Kông có thể linh hoạt sử dụng chức năng AI trong khuôn khổ tuân thủ pháp luật. Trong tương lai, dự kiến sẽ tích hợp động cơ nhận dạng giọng nói DingTalk Qwen, biến lệnh thoại tiếng Quảng Đông trực tiếp thành sự kiện lịch hoặc danh sách việc cần làm, thúc đẩy văn phòng không tiếp xúc.

Chia sẻ tệp tin và cộng tác nhóm trên phiên bản web

DingTalk Drive (Ổ đĩa DingTalk) là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp Hồng Kông thực hiện làm việc kết hợp và quản lý tri thức. Thông qua phiên bản web DingTalk, người dùng có thể chia sẻ tệp tin đa thiết bị, kiểm soát quyền truy cập và đồng biên tập tức thì, phá vỡ giới hạn về địa lý và thiết bị. Đặc biệt trong các nhóm đa múi giờ và dự án liên phòng ban, lợi thế cộng tác này càng rõ rệt. Sau khi nắm vững thao tác giao diện chính, việc tận dụng sâu hệ thống ổ đĩa đám mây sẽ nâng cao đáng kể hiệu suất làm việc.

• Kéo thả tệp tin trực tiếp vào cửa sổ chat để tải lên, hệ thống tự động nhận dạng định dạng và cung cấp tùy chọn quyền “Chỉ xem” hoặc “Có thể chỉnh sửa”, ngăn chặn rò rỉ dữ liệu nhạy cảm
• “Tệp của tôi” dành cho lưu trữ cá nhân; “Không gian nhóm” hỗ trợ xây dựng cơ sở tri thức cấp bộ phận, thành viên tham gia sẽ đồng bộ quyền truy cập; “Thư mục chia sẻ” phù hợp nhóm dự án tạm thời, có thể chỉ định vai trò chính xác (quản lý/thành viên/khách)
• Khi nhiều người cùng chỉnh sửa Word, Excel, PowerPoint, hệ thống sử dụng công nghệ đồng bộ khác biệt, tự động lưu phiên bản mỗi 30 giây, nội dung thay đổi được đánh dấu màu sắc theo người dùng nguồn, tránh mất dữ liệu do xung đột
• Dung lượng tối đa mỗi tệp lên đến 4GB; đối với video hoặc tệp thiết kế lớn hơn 2GB, nên nén trước hoặc dùng chức năng chia nhỏ tệp kèm tin nhắn giải thích để đảm bảo khôi phục đầy đủ

Mọi tệp tin đều được bảo vệ bằng mã hóa AES-256 của Alibaba Cloud, đồng thời có thể tích hợp API doanh nghiệp để kích hoạt quy trình tự động — ví dụ như khi hợp đồng được tải lên thư mục chỉ định sẽ tự động khởi động luồng phê duyệt. Mô hình cộng tác sâu này đang dần thay thế phương thức đính kèm email truyền thống, trở thành tiêu chuẩn mới trong lĩnh vực tài chính và thương mại Hồng Kông.

Các biện pháp mã hóa đảm bảo an toàn cho cuộc gọi và tin nhắn

Trong các tình huống cộng tác từ xa, phiên bản web DingTalk cung cấp các biện pháp bảo vệ truyền thông đạt tiêu chuẩn quốc tế. Nền tảng sử dụng ba lớp bảo vệ gồm mã hóa đầu cuối (E2EE), giao thức truyền tải TLS 1.3 và mã hóa lưu trữ dữ liệu AES-256, đảm bảo nội dung tin nhắn văn bản, cuộc gọi thoại và hội nghị video không bị truy cập trái phép dù đang truyền hay ở trạng thái tĩnh. Kiến trúc này được tích hợp chặt chẽ với hạ tầng Alibaba Cloud, đồng thời bảo vệ quyền kiểm soát dữ liệu kinh doanh của doanh nghiệp.

• Mọi tin nhắn và cuộc gọi thoại đều được truyền qua kết nối mã hóa TLS 1.3, luồng hội nghị video cũng được bảo vệ mức tương đương; dữ liệu tĩnh được mã hóa bằng thuật toán AES-256 và lưu trữ trên máy chủ Alibaba Cloud, đã vượt qua kiểm thử tại Hồng Kông vào tháng 11 năm 2025
• Dữ liệu sinh trắc học như nhận diện khuôn mặt chỉ dùng cho xác thực danh tính (ví dụ như điểm danh ảo), phải có sự đồng ý rõ ràng của người dùng trước khi xử lý, và được lưu trữ độc lập trong mô-đun bảo mật chuyên dụng, không được sử dụng cho mục đích khác
• Quản trị viên doanh nghiệp có thể thiết lập chính sách bảo mật nâng cao, bao gồm cấm chụp màn hình cuộc họp, hạn chế chia sẻ liên kết bên ngoài, thiết lập chức năng “xem xong tự hủy” cho tệp tin, và dùng chức năng xóa từ xa để gỡ dữ liệu doanh nghiệp khỏi thiết bị của nhân viên đã nghỉ việc
• Mọi truyền tải dữ liệu đều đi qua mạng xương sống toàn cầu của Alibaba Cloud, kết hợp xác thực đa yếu tố (MFA) và kiểm soát quyền chi tiết, đảm bảo khả năng giám sát, truy vết và cảnh báo tức thì khi tích hợp với API bên thứ ba

Từ cộng tác tài liệu đến giao tiếp tức thì, an ninh cần được nâng cấp đồng bộ. DingTalk đưa quyền chủ quyền dữ liệu doanh nghiệp vào khung quản trị hợp đồng, phân biệt rõ ràng đường đi xử lý dữ liệu cá nhân và tổ chức, giúp quản trị IT kiểm soát chính xác luồng thông tin. Trong tương lai, nền tảng có thể giới thiệu lựa chọn quản lý khóa cục bộ, hỗ trợ thêm nhu cầu tuân thủ của ngành tài chính và dịch vụ chuyên nghiệp.

Hướng dẫn thực tiễn tuân thủ Điều lệ Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân Hồng Kông

Đối với doanh nghiệp Hồng Kông, cẩm nang thực chiến từ入门到精通 DingTalk phiên bản web không chỉ là hướng dẫn vận hành mà còn là tài liệu tham khảo tuân thủ pháp luật. Kiến trúc dữ liệu của nền tảng phân biệt rõ ràng giữa “dữ liệu cá nhân” và “dữ liệu tổ chức”. Quản trị viên doanh nghiệp phải hiểu rõ sự phân biệt này để thực hiện trách nhiệm pháp lý theo Điều lệ Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân (PDPO). Theo cập nhật chính sách riêng tư DingTalk năm 2025, mọi chức năng như xác thực khuôn mặt, hình nền ảo... đều yêu cầu sự đồng ý nhiều lớp từ người dùng, doanh nghiệp không được ép buộc bật các chức năng liên quan sinh trắc học, nếu không có thể vi phạm “nguyên tắc giới hạn mục đích”.

• DingTalkQwen sử dụng mã hóa AES-256 để lưu trữ và giao thức TLS 1.3 để truyền tải, đảm bảo an toàn truyền thông, nhưng điều này không miễn trừ nghĩa vụ kiểm tra tính hợp pháp trong xử lý dữ liệu của doanh nghiệp, đặc biệt khi dữ liệu xuyên biên giới cần đánh giá rủi ro theo điều 33 PDPO
• Doanh nghiệp nên xây dựng “Hướng dẫn sử dụng DingTalk nội bộ”, nghiêm cấm truyền tải các thông tin cá nhân nhạy cảm như số CMND, tài khoản ngân hàng hoặc hồ sơ y tế trong nhóm chat, đồng thời thiết lập cảnh báo từ khóa hoặc quy tắc chặn tự động
• Thường xuyên rà soát việc cấp quyền cho các ứng dụng bên thứ ba như công cụ đồng bộ CRM hoặc tiện ích báo cáo tự động, tránh dịch vụ chưa được chứng nhận tiếp cận dữ liệu khách hàng, vi phạm yêu cầu xử lý đúng đắn và minh bạch
• Bật chức năng theo dõi nhật ký hoạt động để ghi lại hành vi đăng nhập, tải xuống tệp và thay đổi quyền truy cập, tuân thủ tinh thần trách nhiệm giải trình theo PDPO, đồng thời cung cấp bằng chứng kiểm toán khi Cơ quan Ủy viên Bảo vệ Dữ liệu cá nhân tiến hành điều tra

Trong triển vọng năm 2026, khi Hồng Kông thúc đẩy khung luật kinh doanh số, các công cụ cộng tác có lộ trình quản trị dữ liệu rõ ràng sẽ trở thành yêu cầu bắt buộc về tuân thủ. Nếu DingTalk có thể mở rộng thêm nút truy cập nhật ký cục bộ, sẽ giúp doanh nghiệp thực sự đạt được chủ quyền dữ liệu.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!