ฉิ่นเหวินสำนักงาน × ติงติง: 5 เทคนิคการจัดชุดเพื่อให้ทำงานสบายขึ้น

ทำให้ DingTalk ของคุณใช้งานได้ดียิ่งขึ้น

คู่มือการใช้งาน QwenWork

ตั้งแต่เปิดตัว QwenOffice มีการผสานระบบกับ DingTalk อย่างครอบคลุม นอกเหนือจากฟังก์ชันพื้นฐาน เช่น สรุปกลุ่ม เอกสารและตารางงาน กำหนดการและงานที่ต้องทำ ข้อความและอีเมล ยังเชื่อมโยงโมดูลทางธุรกิจเพิ่มเติมกว่า 25 รายการ เช่น AI Transcribe การอนุมัติ การลงเวลาทำงาน และ Ding Drive เป็นต้น แม้ว่าแต่ละโมดูลอาจดูธรรมดา แต่เมื่อนำมารวมกันจะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมาก

วันนี้เราได้คัดเลือกเทคนิคการใช้งานแบบผสมผสาน 5 รูปแบบ พร้อมคำแนะนำที่สามารถคัดลอกไปใช้ได้ทันที ไม่ว่าจะพบลูกค้าหรือจัดการการอนุมัติ ก็ช่วยให้คุณจัดการงานได้อย่างง่ายดาย

01 สรุปก่อนประชุม

ให้มันช่วยคุณค้นหาเอกสาร

AI Transcribe × อีเมล × กลุ่มสนทนา × Ding Drive

ก่อนการประชุมหรือพบลูกค้า ช่วงเวลาเตรียมตัวมักวุ่นวายที่สุด: ต้องค้นหารายการบันทึก ค้นหาอีเมล หาบันทึกการประชุมครั้งก่อน พอทำเสร็จแล้วก็ยังกลัวว่าจะพลาดข้อมูลสำคัญ สิ่งเหล่านี้สามารถมอบหมายให้ QwenOffice จัดการได้ เพราะ QwenOffice สามารถเข้าถึงข้อมูลจากบันทึกเสียงที่แปลผลใน AI Transcribe ประวัติการส่งอีเมล ข้อความในกลุ่มที่เกี่ยวข้องกับคู่กรณี และไฟล์ใน Ding Drive ทำให้ไม่จำเป็นต้องรวบรวมข้อมูลเอง

คำแนะนำ · คัดลอกได้ทันที

ฉันจะไปพบลูกค้า XX ในวันอังคารหน้า ช่วยรวบรวมสามรายการนี้มาจัดทำรายงานสรุปก่อนการประชุม: ① บันทึกการประชุมครั้งก่อนกับลูกค้ารายนี้ใน AI Transcribe; ② อีเมลที่แลกเปลี่ยนกับลูกค้ารายนี้ในเดือนที่ผ่านมา; ③ เอกสารและลิงก์ที่กล่าวถึงลูกค้ารายนี้ในกลุ่มโครงการ จัดเรียงรายงานเป็น 4 ส่วน: เรื่องที่เคยพูดคุย, ประเด็นที่ยังคงค้างอยู่, คำขอที่ลูกค้าเคยระบุไว้, และรายการเอกสารที่เกี่ยวข้อง จากนั้นจัดทำเป็นเอกสาร DingTalk และส่งให้ฉัน

ไม่ว่าจะเป็นการรายงาน จุดเริ่มต้นของโครงการ หรือการทบทวนผลงาน หากเป็นสถานการณ์ที่ต้องค้นหาข้อมูล คำแนะนำชุดนี้สามารถนำไปใช้ซ้ำได้

เคล็ดลับด้านความปลอดภัย: QwenOffice ปฏิบัติตามขอบเขตสิทธิ์การเข้าถึงของแต่ละบุคคลอย่างเคร่งครัด โดยจะค้นหาเฉพาะข้อมูลในกลุ่มที่คุณเข้าร่วม เอกสารใน Ding Drive ที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึง และเนื้อหาใน AI Transcribe เท่านั้น

02 จัดระเบียบข้อมูลในกลุ่ม

เปลี่ยนประวัติการแชทให้กลายเป็นฐานข้อมูล

กลุ่มสนทนา × Ding Drive × คลังความรู้

กลุ่มโครงการที่ใช้งานมานานหลายปี มีการส่งไฟล์หลายร้อยไฟล์ เมื่อต้องการค้นหาบางอย่าง กลับเหมือนงมหาเข็มในมหาสมุทร ให้ QwenOffice ช่วยจัดเรียงไฟล์ที่กระจัดกระจายให้กลายเป็นดัชนีที่ระบุแหล่งที่มา ทำให้ประวัติการแชทกลายเป็นทรัพยากรที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้

คำแนะนำ · คัดลอกได้ทันที

จัดเรียงไฟล์และลิงก์ที่ส่งในกลุ่ม XX เดือนนี้ให้เป็นดัชนีข้อมูล: แต่ละรายการให้ระบุผู้ส่ง วันที่ส่ง และบรรยายสั้นๆ ว่าเป็นอะไร; เรียงลำดับตามเวลาจากใหม่ไปเก่า แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ได้แก่ เอกสาร ตาราง และลิงก์ภายนอก; เมื่อจัดทำเสร็จแล้วให้จัดเก็บไว้ในคลังความรู้ - หมวดหมู่โครงการ XX ก่อนจัดเก็บ โปรดส่งดัชนีนี้มาให้ฉันตรวจสอบก่อน

เทคนิคขั้นสูง: ตั้งงานอัตโนมัติสำหรับ QwenOffice ให้ดำเนินการตรวจสอบเนื้อหาของเดือนก่อนหน้าโดยอัตโนมัติทุกวันที่ 1 ของเดือน ทำให้ดัชนีมีการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง ทำให้เห็นภาพรวมของข้อมูลในอดีตได้อย่างชัดเจน

ประวัติการแชทไม่ควรถูกฝังหายไปกับกาลเวลา QwenOffice สามารถทำให้มัน "มีชีวิต" ขึ้นมาได้

03 รายงานประจำสัปดาห์/ประจำวัน

เปลี่ยนตารางงานเป็นแดชบอร์ด อัตโนมัติส่งเข้ากลุ่ม

AI Spreadsheet × QW Pages × บอทในกลุ่ม

การจัดการความคืบหน้าข้ามทีม สิ่งที่น่าปวดหัวไม่ใช่การอัปเดตตาราง แต่เป็นกระบวนการรายงานที่ยุ่งยาก: แคปรูปหน้าจอ ใส่ข้อความสองสามประโยค แล้วโพสต์ในกลุ่ม ทำแบบนี้ทุกวัน ตอนนี้คุณไม่จำเป็นต้องทำด้วยตนเองอีกต่อไป! QwenOffice สามารถดำเนินการทั้งกระบวนการนี้ได้ในคลิกเดียว:

1 อ่าน AI Spreadsheet

2 สร้างแดชบอร์ดเว็บ

3 ใช้ QW Pages ตีพิมพ์เป็นหน้าออนไลน์

4 บอทส่งลิงก์เข้ากลุ่ม

แม้ดูเหมือนซับซ้อน แต่การตั้งค่าจริงๆ แล้วใช้เพียง 4 ขั้นตอน

ขั้นตอนแรก: จัดระเบียบตารางให้เป็นแหล่งข้อมูลเดียว

รูปลักษณ์ของแดชบอร์ดจะขึ้นอยู่กับ AI Spreadsheet ใช้เวลาสัก 10 นาทีในการจัดเรียงคอลัมน์ให้ชัดเจน: รายการ ผู้รับผิดชอบ สถานะ (ยังไม่เริ่ม / กำลังดำเนินการ / เสร็จสิ้น / ติดขัด) วันครบกำหนด และหมายเหตุ แต่ละส่วนบนแดชบอร์ดจะตรงกับแถวในตาราง ไม่จำเป็นต้องพยายามให้ครอบคลุมทุกอย่าง

ขั้นตอนที่สอง: ให้ QwenOffice เข้าใจ AI Spreadsheet

ส่งคำสั่งสองชุด: ก่อนอื่นให้มันรายงานว่าอ่านเจออะไร เพื่อยืนยันความถูกต้อง ก่อนจะเริ่มสร้างแดชบอร์ด

คำสั่งชุดแรก · คัดลอกได้ทันที

อ่าน AI Spreadsheet ใน DingTalk - ตารางความคืบหน้าโครงการ XX แล้วแจ้งฉันว่า: คุณอ่านเจอคอลัมน์ใดบ้าง มีทั้งหมดกี่แถว แต่ละสถานะมีจำนวนเท่าไร รายงานก่อน อย่าเพิ่งเริ่มทำแดชบอร์ด

หลังได้รับรายงานแล้ว ให้ตรวจสอบชื่อคอลัมน์ จำนวนแถว และการกระจายสถานะ

คำสั่งชุดที่สอง · คัดลอกได้ทันที

จากข้อมูลที่อ่านได้ก่อนหน้านี้ สร้างหน้าเว็บ HTML แดชบอร์ดออนไลน์ ประกอบด้วย 3 ส่วน: ความคืบหน้าโดยรวม อัปเดตวันนี้ และรายการที่ติดขัด ต้องสามารถอ่านได้ชัดเจนบนมือถือ โปรดแสดงตัวอย่างก่อน

ขณะตรวจสอบตัวอย่าง ให้ตรวจสอบแต่ละรายการ โดยเฉพาะจำนวนรายการที่ "เสร็จสิ้น" แล้ว ลดขนาดหน้าจอให้เท่ากับความกว้างของมือถือเพื่อตรวจสอบว่ามีการแสดงผลผิดเพี้ยนหรือไม่ เมื่อยืนยันว่าถูกต้องแล้ว ให้เผยแพร่:

คำสั่งเผยแพร่ · คัดลอกได้ทันที

ใช้ QW Pages ตีพิมพ์แดชบอร์ดนี้เป็นหน้าออนไลน์

ขั้นตอนที่สาม: บอทส่งลิงก์เข้ากลุ่ม

กรณีนี้แบ่งออกเป็นสองสถานการณ์ ขึ้นอยู่กับว่ามีบอทในกลุ่มหรือไม่

กรณีที่หนึ่ง: มีบอทในกลุ่มอยู่แล้ว

คำสั่งส่งผ่านบอท · คัดลอกได้ทันที

ใช้บอทในกลุ่มโครงการ XX ส่งลิงก์หน้าออนไลน์ที่เผยแพร่ไปแล้วเข้ากลุ่ม พร้อมแนบสรุปสั้นๆ วันนี้ไม่เกิน 100 ตัวอักษร

กรณีที่สอง: ไม่มีบอทในกลุ่ม ให้ QwenOffice ช่วยสร้าง

คุณสามารถพูดใน QwenOffice ได้เลยว่า: "สร้างบอทใน DingTalk ตั้งชื่อว่า XX แล้วเพิ่มเข้ากลุ่มโครงการ XX"

ขั้นตอนที่สี่: ตั้งงานอัตโนมัติ ให้มันทำงานทุกวันโดยอัตโนมัติ

รวมสามขั้นตอนแรกเข้าเป็นงานที่ตั้งเวลาทำงาน งานที่ตั้งเวลานี้จะทำงานแยกต่างหาก ไม่เห็นบริบทก่อนหน้า ดังนั้นคำสั่งต้องระบุชื่อตาราง ชื่อกลุ่ม โครงสร้างแดชบอร์ด และลิงก์ทั้งหมดอีกครั้ง

คำสั่งตั้งงานอัตโนมัติ · คัดลอกได้ทันที

อ่าน AI Spreadsheet ใน DingTalk - ตารางความคืบหน้าโครงการ XX อัปเดตแดชบอร์ดรายงานประจำวันตามโครงสร้างต่อไปนี้: ความคืบหน้าโดยรวม อัปเดตวันนี้ และรายการที่ติดขัด สามส่วนนี้ ต้องอ่านได้บนมือถือ ตีพิมพ์เป็นหน้าออนไลน์ QW Pages — อัปเดตหน้าแดชบอร์ดที่เคยเผยแพร่ก่อนหน้า อย่าสร้างหน้าใหม่ อย่าส่งลิงก์ใหม่ในกลุ่ม เมื่อเสร็จสิ้น ให้บอทในกลุ่มโครงการ XX ส่งข้อความ: สรุปสั้นๆ วันนี้ไม่เกิน 100 ตัวอักษร พร้อมแนบลิงก์แดชบอร์ด หากอ่านตารางไม่สำเร็จหรือส่งข้อความในกลุ่มไม่สำเร็จ ให้รายงานสาเหตุความล้มเหลว อย่าเงียบเฉย

หลังตั้งค่าเรียบร้อย ทุกวันกลุ่มจะได้รับข้อความจากบอทพร้อมลิงก์: เมื่อคลิกเข้าไปจะเป็นแดชบอร์ด HTML ที่อัปเดตอัตโนมัติ มีความคืบหน้า มีการโต้ตอบ และเหมาะกับอุปกรณ์พกพา โดย AI Spreadsheet เองจะไม่ถูกเปลี่ยนแปลง

04 ตรวจสอบข้อมูลลงเวลาทำงาน

ช่วยคุณตรวจยอดสิ้นเดือน

ลงเวลาทำงาน × การอนุมัติ

ไม่เพียงแต่ QwenOffice จะเขียนและสรุปข้อมูลได้ แต่ยังสามารถเชื่อมต่อกับระบบ OA ของ DingTalk ได้ สามารถตรวจสอบรายละเอียดการลงเวลาทำงาน ยอดวันลาคงเหลือ กฎเกณฑ์การชดเชยโอที หรือแม้แต่ร่างแบบฟอร์มการอนุมัติได้ จาก "มองเห็นข้อมูล" จนถึง "เชื่อมต่อกับ DingTalk อย่างแท้จริง" นี่คือจุดต่างระหว่าง QwenOffice กับ Agent แบบสร้างเนื้อหาทั่วไป

คำแนะนำ · คัดลอกได้ทันที

กรุณาตรวจสอบข้อมูลการลงเวลาทำงานใน DingTalk ของฉันตั้งแต่ต้นเดือนถึงวันนี้ รวมถึง: จำนวนวันทำงานปกติ; บันทึกการมาสาย การเลิกงานก่อนเวลา และขาดการลงเวลา; บันทึกการลา การออกไปข้างนอก การเดินทางไปทำงาน และโอที; รอบการทำงานปัจจุบัน และกลุ่มการลงเวลาที่อยู่ภายใต้; ยอดวันลาพักร้อนคงเหลือ หรือวันลาอื่น ๆ ที่สามารถตรวจสอบได้; กฎเกณฑ์การขอลงเวลาแทนและการชดเชยโอทีที่เกี่ยวข้องกับฉัน กรุณาแสดงภาพรวมการลงเวลาทำงานก่อน แล้วจึงแสดงรายการข้อผิดปกติเรียงตามวันที่ พร้อมระบุว่าข้อผิดปกติใดที่อาจต้องขอการลงเวลาแทน การลา การออกไปข้างนอก หรือการโอที ให้ทำการสอบถามและวิเคราะห์เท่านั้น อย่าส่งคำขอการอนุมัติโดยอัตโนมัติ

งานตรวจสอบยอดที่เป็นแบบกลไกนี้ในอนาคต สามารถมอบหมายให้ QwenOffice ทำได้ทั้งหมด

05 การอนุมัติจำนวนมาก

ดูภาพรวมก่อน แล้วจึงดำเนินการ

การอนุมัติ

สำหรับหลายคน การอนุมัติเป็นสิ่งที่ “ทำเป็นชุดเมื่อมีเวลาว่าง” ซึ่งเป็นงานที่น่าเบื่อ ความยากอยู่ที่การ “กด” แต่ละรายการอย่างชัดเจนและมั่นใจ

QwenOffice สามารถดึงรายการคำขอที่รอการอนุมัติภายใต้ชื่อคุณ มาสรุปและจัดเรียงตามมิติใดก็ได้ ทำให้การอนุมัติเปลี่ยนจากงานที่กระจัดกระจายเป็นข้อมูลที่ชัดเจนและมองเห็นได้

คำแนะนำ · คัดลอกได้ทันที

ดึงรายการคำขออนุมัติที่รอการอนุมัติของฉัน แล้วเรียงจากมากไปน้อยตามจำนวนเงิน แยกรายการที่เกินหนึ่งหมื่นออกมา และเน้นสีแดงเพื่อเตือน; แต่ละรายการให้เหลือเพียงชื่อผู้ขอ เหตุผล จำนวนเงิน และเวลาที่ส่งเท่านั้น ลบเนื้อหาที่ไม่จำเป็นออก; รวมรายการซื้อของราคาต่ำที่อยู่ในหมวดหมู่เดียวกันเป็นแถวเดียว แล้วแสดงยอดรวม

เอกสารหลายสิบฉบับสามารถกลายเป็นตารางตัวอย่างเดียว: เรียงตามจำนวนเงิน ทำให้เห็นชัดเจนว่าการอนุมัติใดควรให้ความสำคัญ

· · ··· · ·

สรุปท้ายที่สุด

คุณค่าที่แท้จริงของ QwenOffice ไม่ได้อยู่เพียงแค่ความสามารถในการสร้างเนื้อหา แต่อยู่ที่การเชื่อมต่อกับ DingTalk ได้อย่างลึกซึ้ง เข้าใจการแชทกลุ่ม เอกสาร การอนุมัติ และกำหนดการของคุณ สามารถเชื่อมโยงข้อมูลที่กระจัดกระจายเหล่านี้เข้าด้วยกันอย่างเป็นระบบ และดำเนินการงานโดยอัตโนมัติ สิ่งที่เมื่อก่อนต้องใช้มนุษย์ดำเนินการทีละขั้นตอนใน DingTalk ตอนนี้คุณสามารถมอบหมายให้ QwenOffice ทำแทนได้ทั้งหมด

คอลัมน์ฮาร์ดคอร์ที่จะทำให้ QwenOffice ใช้งานได้ดียิ่งขึ้น ทุกคนสามารถเป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน Agent ได้

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!