Qwen Office × DingTalk: 5 Kombinasi Tips agar Lebih Hemat Energi dalam Bekerja

Buat DingTalk Anda lebih berguna

Panduan Penggunaan QwenWork

Sejak diluncurkan, Qwen Office telah terintegrasi sepenuhnya dengan DingTalk. Selain fungsi dasar seperti ringkasan grup, dokumen dan spreadsheet, jadwal tugas, pesan dan email, ia juga menghubungkan secara mendalam lebih dari 25 modul bisnis lainnya termasuk AI Recording, persetujuan, absensi, dan DingPan. Meskipun setiap modul terlihat biasa saja secara terpisah, namun kombinasi antar-modul dapat meningkatkan efisiensi kerja secara signifikan.

Hari ini kami memilih lima kombinasi teknik tinggi yang paling sering digunakan, masing-masing disertai petunjuk yang bisa langsung disalin. Dari pertemuan klien hingga menangani persetujuan, bantu Anda menyelesaikan pekerjaan dengan mudah.

01 Ringkasan Pra-Meeting

Biarkan dia mencari dokumen untuk Anda

AI Recording × Email × Grup × DingPan

Waktu persiapan sebelum rapat atau bertemu klien sering kali paling membuat panik: mencari catatan lama, mencari email, mencari notulen rapat terakhir — semua ini membuat sibuk dan tetap saja khawatir akan kehilangan data penting. Pekerjaan ini bisa diserahkan ke Qwen Office: ia bisa membaca transkrip rekaman dari AI Recording, riwayat email, pesan grup tentang pihak tersebut, serta dokumen di DingPan, sehingga Anda tidak perlu mengumpulkannya secara manual.

Petunjuk · Bisa Disalin Langsung

Rabu depan saya akan mengunjungi klien XX. Bantu saya menyusun tiga hal berikut menjadi satu ringkasan pra-meeting: ① Catatan hasil diskusi terakhir bersama pihak tersebut; ② Email yang dikirimkan dalam bulan terakhir; ③ Dokumen dan tautan terkait klien ini dari grup proyek. Susun ringkasan dalam empat bagian: topik pembicaraan terakhir, masalah yang belum terselesaikan, permintaan dari pihak klien, dan daftar dokumen terkait. Formatkan sebagai dokumen DingTalk dan kirimkan kepada saya.

Saat pelaporan, inisiasi proyek, atau evaluasi ulang, kapan pun Anda perlu mencari informasi dan dokumen, petunjuk ini bisa digunakan kembali.

Tip Keamanan: Qwen Office secara ketat menghormati batas izin pribadi pengguna, hanya mengambil data dari grup yang telah Anda ikuti, file DingPan yang memiliki akses, serta konten AI Recording yang relevan.

02 Inventarisasi Konten Grup

Ubah riwayat obrolan menjadi basis data

Grup × DingPan × Knowledge Base

Sebuah grup proyek aktif selama beberapa tahun bisa menghasilkan ratusan dokumen—tetapi saat Anda benar-benar ingin mencari sesuatu, rasanya seperti mencari jarum di tumpukan jerami. Biarkan Qwen Office mengorganisasi file-file tersebar menjadi indeks lengkap dengan sumbernya, mengubah riwayat obrolan menjadi aset yang bisa dipakai ulang.

Petunjuk · Bisa Disalin Langsung

Kumpulkan semua dokumen dan tautan yang dibagikan di grup XX bulan ini menjadi satu indeks materi: setiap item harus mencantumkan siapa pengirimnya, tanggal kirim, dan satu kalimat penjelas singkat tentang isi dokumen; urutkan secara menurun berdasarkan waktu, kemudian kelompokkan ke dalam tiga kategori: dokumen, spreadsheet, dan tautan eksternal; simpan hasilnya di bawah kategori Knowledge Base - Proyek XX. Sebelum menyimpan, kirimkan dulu indeks tersebut kepada saya untuk konfirmasi.

Cara Lanjutan: Atur tugas otomatis di Qwen Office agar setiap tanggal 1 bulan berikutnya melakukan inventarisasi konten bulan sebelumnya, sehingga indeks selalu diperbarui. Semua arsip historis grup menjadi mudah dilihat.

Riwayat obrolan tidak boleh terkunci oleh waktu. Qwen Office bisa membuatnya "hidup kembali".

03 Laporan Harian/Mingguan

Dari spreadsheet ke dashboard, dikirim otomatis ke grup

AI Spreadsheet × QW Pages × Robot Grup

Manajemen kemajuan lintas tim sering kali bukan soal pembaruan tabel yang menyusahkan, melainkan proses pelaporan rutin yang membosankan: ambil tangkapan layar, tambahkan dua kalimat deskripsi, lalu kirim ke grup—dan mengulangi ini setiap hari. Sekarang Anda tidak perlu melakukannya sendiri! Qwen Office bisa menjalankan seluruh alur ini hanya dengan satu klik:

1 Membaca AI Spreadsheet

2 Membuat dashboard web

3 Menerbitkan halaman online via QW Pages

4 Mengirim tautan ke grup menggunakan robot

Meskipun terdengar rumit, konfigurasinya hanya butuh empat langkah.

Langkah Pertama: Jadikan spreadsheet sebagai sumber data tunggal

Tampilan dashboard ditentukan oleh struktur AI Spreadsheet. Luangkan waktu sepuluh menit untuk menyusun kolom-kolomnya: item, penanggung jawab, status (belum dimulai / sedang berlangsung / selesai / terblokir), tenggat waktu, dan catatan. Setiap blok pada dashboard mewakili satu kolom pada tabel — tidak perlu mencakup semua detail.

Langkah Kedua: Pastikan Qwen Office memahami AI Spreadsheet Anda

Kirim instruksi dalam dua tahap: pertama minta dia melaporkan apa yang dibacanya, pastikan semuanya benar, baru kemudian lanjut membuat dashboard.

Instruksi Tahap Satu · Bisa Disalin Langsung

Baca AI Spreadsheet DingTalk - Tabel Kemajuan Proyek XX, lalu beri tahu saya: kolom apa saja yang berhasil dibaca, jumlah baris total, serta distribusi jumlah per status. Jangan mulai membuat dashboard dulu, cukup laporkan saja.

Setelah menerima laporan, verifikasi tiga hal: nama kolom, jumlah baris, dan distribusi status.

Instruksi Tahap Dua · Bisa Disalin Langsung

Berdasarkan data yang telah dibaca, buat halaman web HTML sebagai dashboard online: tampilkan tiga bagian — kemajuan keseluruhan, pembaruan hari ini, dan item yang terblokir. Pastikan tampilan responsif dan mudah dibaca di ponsel. Berikan pratinjau terlebih dahulu.

Saat pratinjau, periksa tiap bagian satu per satu, fokus pada jumlah item "selesai"; lalu perkecil ukuran tampilan hingga lebar ponsel untuk memastikan tidak ada gangguan layout. Jika sudah benar, publikasikan:

Instruksi Publikasi · Bisa Disalin Langsung

Gunakan QW Pages untuk menerbitkan dashboard ini sebagai halaman online.

Langkah Ketiga: Kirim tautan ke grup menggunakan robot

Ada dua skenario tergantung apakah grup sudah memiliki robot atau belum.

Skenario Satu: Grup sudah memiliki robot

Instruksi Kirim Robot · Bisa Disalin Langsung

Gunakan robot di grup proyek XX untuk mengirim tautan halaman online yang baru diterbitkan ke grup, sertakan ringkasan singkat hari ini, maksimal 100 karakter.

Skenario Dua: Grup belum memiliki robot, biarkan Qwen Office membuatkan.

Anda bisa langsung perintahkan di Qwen Office: “Buat robot di DingTalk, beri nama XX, dan tambahkan ke grup proyek XX.”

Langkah Keempat: Jadwalkan tugas harian agar berjalan otomatis

Gabungkan ketiga langkah sebelumnya menjadi tugas terjadwal. Karena tugas terjadwal berjalan independen tanpa konteks sebelumnya, maka semua detail seperti nama spreadsheet, nama grup, struktur dashboard, dan alur kerja harus disebutkan kembali secara lengkap dalam instruksi.

Instruksi Tugas Terjadwal · Bisa Disalin Langsung

Baca AI Spreadsheet DingTalk - Tabel Kemajuan Proyek XX, perbarui dashboard harian sesuai struktur berikut: tampilkan tiga bagian — kemajuan keseluruhan, pembaruan hari ini, dan item yang terblokir, dengan tampilan ramah ponsel. Terbitkan sebagai halaman online QW Pages — perbarui halaman dashboard yang sebelumnya telah diterbitkan, jangan buat halaman baru atau kirim tautan baru ke grup. Setelah selesai, suruh robot di grup proyek XX mengirim pesan: satu ringkasan singkat hari ini (maksimal 100 karakter) disertai tautan dashboard. Jika gagal membaca tabel atau mengirim ke grup, laporkan penyebab kegagalan, jangan diam tanpa memberi tahu.

Setelah dijalankan, grup akan menerima satu pesan dari robot setiap hari berisi tautan: saat diklik, akan muncul dashboard HTML yang diperbarui otomatis, menampilkan kemajuan, interaktif, ramah perangkat mobile, sementara spreadsheet aslinya tetap tidak berubah.

04 Rekonsiliasi Absensi

Hitung semua laporan gaji akhir bulan untuk Anda

Absensi × Persetujuan

Qwen Office tidak hanya bisa menulis dan meringkas, tetapi juga terhubung ke sistem OA DingTalk untuk memeriksa detail absensi, sisa cuti, aturan insentif lembur, bahkan membuat formulir persetujuan. Dari sekadar "data terlihat" hingga benar-benar "terhubung dengan DingTalk", inilah perbedaan utama antara Qwen Office dan agen generatif biasa.

Petunjuk · Bisa Disalin Langsung

Mohon periksa kondisi absensi saya di DingTalk dari awal bulan hingga hari ini, termasuk: jumlah hari kerja normal; catatan keterlambatan, pulang lebih awal, dan kartu tidak tercatat; catatan cuti, perjalanan dinas, dan lembur; shift saat ini dan grup absensi yang saya ikuti; sisa cuti tahunan atau jenis cuti lain yang tersedia; serta aturan kompensasi jam kerja dan lembur yang berlaku bagi saya. Silakan sajikan dulu ringkasan absensi, lalu daftarkan catatan abnormal berdasarkan tanggal, serta jelaskan mana yang mungkin memerlukan pengajuan kompensasi jam kerja, cuti, perjalanan dinas, atau lembur. Hanya lakukan pencarian dan analisis, jangan ajukan persetujuan secara otomatis.

Untuk tugas mekanis seperti rekonsiliasi ini, di masa depan bisa sepenuhnya diserahkan ke Qwen Office.

05 Persetujuan Massal

Lihat ringkasan dulu, baru bertindak

Persetujuan

Bagi banyak orang, menyetujui formulir adalah tugas rutin yang dilakukan saat "ada waktu luang — centang semua sekaligus". Yang sulit adalah memastikan setiap centang dilakukan dengan tepat dan aman.

Qwen Office dapat menarik semua formulir yang menunggu persetujuan Anda, mengelompokkannya berdasarkan dimensi tertentu, serta mengurutkannya. Ini mengubah tugas yang tersebar menjadi data yang jelas dan terstruktur.

Petunjuk · Bisa Disalin Langsung

Tarik semua formulir persetujuan yang menunggu saya, urutkan dari nilai tertinggi ke terendah. Pisahkan formulir bernilai lebih dari sepuluh ribu, tandai dengan warna merah sebagai peringatan; setiap formulir hanya tampilkan empat kolom: pengaju, alasan, jumlah, dan waktu pengajuan, hapus konten formatif lainnya. Gabungkan pengajuan pembelian kecil sejenis menjadi satu baris, cantumkan jumlah totalnya.

Puluhan formulir bisa diringkas menjadi satu tabel pratinjau: diurutkan berdasarkan nilai, mana yang perlu diperhatikan menjadi sangat jelas.

· · ··· · ·

Ringkasan Akhir

Nilai sebenarnya dari Qwen Office bukan hanya terletak pada kemampuan generatifnya, tetapi lebih lagi pada kemampuannya menghubungkan berbagai fitur DingTalk — memahami obrolan grup, dokumen, persetujuan, dan jadwal Anda. Ia mampu menghubungkan informasi yang tersebar di berbagai tempat menjadi satu sistem terpadu, serta menyelesaikan tugas secara otomatis. Apa pun yang dulu harus Anda lakukan secara manual langkah demi langkah di DingTalk, kini bisa diserahkan ke Qwen Office.

Seri praktis untuk membuat Qwen Office lebih berguna — setiap orang bisa menjadi ahli Agent.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!