สำนักงานการศึกษาเขตน้ำเหลือง: ส่งเสริมความร่วมมือระหว่างสำนักงานและโรงเรียนในเครือข่าย เพื่อเป็นผู้นำในการดำเนินการ "หุบผาแห่งการศึกษาแบบดิจิทัล"

ด้วยเหตุที่ติงตั๊งมีต้นกำเนิดที่เมืองหางโจว สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาเขตปิ่นเจียง (Binjiang) และโรงเรียนในกำกับดูแลของสำนักงานฯ ได้ร่วมมือและร่วมกันสำรวจกับติงตั๊งอย่างกว้างขวางและครอบคลุม เพื่อผลักดันการปฏิรูปนวัตกรรมการจัดการศึกษาเชิงดิจิทัล โดยการสร้างรูปแบบใหม่ของ "หุบเขาวงจรอิเล็กทรอนิกส์ด้านการศึกษา" (Silicon Valley of Education) ที่มีดิจิทัลนำทางในการก่อสร้างเขตการศึกษาชั้นนำสมัยใหม่ และได้รับการประเมินว่าเป็นหน่วยงานต้นแบบในการดำเนินงานทดลองของกระทรวงศึกษาธิการภายใต้หัวข้อ "การสนับสนุนการประเมินองค์รวมด้านคุณสมบัติของนักเรียนด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ" รวมทั้งยังเป็นเขตทดลองแบบบูรณาการสำหรับการศึกษาอัจฉริยะของมณฑลเจ้อเจียง และเขตทดลองการศึกษาอัจฉริยะที่เทคโนโลยีช่วยเติมพลังให้ ตลอดจนเป็นเขตทดลองปฏิรูประบบประเมินผลรวมของนักเรียนระดับประถมศึกษามณฑลเจ้อเจียงอีกด้วย

“ในด้านการศึกษาในปัจจุบันนี้ การบุกเบิกแนวคิดทันสมัยด้านดิจิทัลยังไม่เพียงพอ สิ่งที่ขาดคือการลงมือทำทันทีที่คิดออก และการพัฒนานวัตกรรมอย่างต่อเนื่องพร้อมปรับตัวอย่างรวดเร็ว”

—— เซวียน หัวปิน (Xu HuaBin) หัวหน้าหน่วยดิจิทัลศึกษา สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาเขตปิ่นเจียง

สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาในเขตพัฒนาอุตสาหกรรมเทคโนโลยีสูงเมืองหางโจว (ปิ่นเจียง) (ภายหลังจะเรียกว่า สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาเขตปิ่นเจียง) เป็นส่วนงานของรัฐบาลเขตปิ่นเจียงเมืองหางโจว ซึ่งมีหน้าที่หลักในการดูแลงานด้านการศึกษาของเขตปิ่นเจียง

ด้วยเหตุที่ติงตั๊งมีต้นกำเนิดที่เมืองหางโจว สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาเขตปิ่นเจียงและโรงเรียนในกำกับดูแลของสำนักงานฯ ได้ร่วมกับติงตั๊งดำเนินความร่วมมือและการสำรวจที่กว้างขวางและครอบคลุม เพื่อเร่งผลักดันการปฏิรูปนวัตกรรมด้านการศึกษาเชิงดิจิทัล โดยได้ก่อเกิดเป็นสภาพใหม่ของ “หุบเขาอิเล็กทรอนิกส์ด้านการศึกษา” ที่มีการนำดิจิทัลมาสู่การก่อสร้างเขตการศึกษาที่เข้มแข็งและทันสมัย ได้รับการประเมินให้เป็นหน่วยงานต้นแบบของการทดลองภายใต้โครงการ “งานทดลองประเมินด้านคุณสมบัติองค์รวมของนักเรียนโดยเทคโนโลยีสารสนเทศ” ในสังกัดกระทรวงศึกษาธิการ รวมทั้งยังได้รับการแต่งตั้งเป็นเขตทดลองการศึกษาอัจฉริยะแบบบูรณาการของมณฑลเจ้อเจียง, เขตทดลองการศึกษาอัจฉริยะที่ได้รับการสนับสนุนจากเทคโนโลยีของมณฑลเจ้อเจียง และเขตทดลองการปฏิรูปการวัดประเมินนักเรียนประถมศึกษาระดับมณฑล

งานอัตโนมัติเป็นระบบงานที่เป็นองค์รวม สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาเขตปิ่นเจียงได้ตรวจสอบและวิเคราะห์หาตำแหน่งการพัฒนาในยุคดิจิทัลของตนเองชัดเจน กำหนดเป้าหมายพัฒนาที่ชัดแจ้ง และดำเนินการวางแผนแบบครอบคลุม โดยยึดหลักแนวคิด “ประยุกต์ใช้เป็นหลัก ให้บริการสูงสุด” และขับเคลื่อนโดยความต้องการในการใช้งานสำหรับการสร้างโครงสร้างพื้นฐานข้อมูลพื้นฐานของ "สมองอัจฉริยะการศึกษา (Magic Cube)", ฐานข้อมูลการประยุกต์ใช้งานของติงตั๊ง, แพลตฟอร์มแบบหนึ่งรหัส (One Code Pass Platform), พร้อมทั้งโครงสร้างองค์ประกอบของระบบที่มีการจัดระเบียบ ตลอดจนได้สร้างภาพรวมและห้องควบคุมการจัดการที่หลากหลายจากการใช้งานจริง ในระหว่างการก่อสร้างและการใช้งาน ได้เน้นความคิดริเริ่มเชิงสำคัญของ “ฐานข้อมูลหนึ่ง, แพลตฟอร์มหนึ่ง, หลากหลายหน้าจอ, การประยุกต์ใช้งานจำนวน N” (อ่านว่า N application) โดยใช้พลังจากแพลตฟอร์มติงตั๊ง เพื่อขับเคลื่อนการทำงานประสานกลุ่มงานภายในสำนักงานและโรงเรียน เน้นความคิดริเริ่มและการดำเนินงานของแต่ละงานให้เป็นลำดับแรก พร้อมสนับสนุนการใช้งานจริงและการบำรุงรักษาเชิงเทคนิค เพื่อยกระดับประสิทธิภาพการจัดการและบริการ ปรับปรุงการสอนและจัดการ ตลอดจนเสริมสร้างความสมดุลคุณภาพ พร้อมทั้งสร้างแนวทางการใช้งานที่สามารถตอบสนองการจัดการอัจฉริยะในทุกด้าน เพื่อสร้างสังคมยุคดิจิทัลและพัฒนาการศึกษาแบบองค์รวม โดยใช้เทคโนโลยีดิจิทัลสนับสนุนและนวัตกรรมนำเดินหน้าสู่ความเป็น "หุบเขาอิเล็กทรอนิกส์ด้านการศึกษา"

ติงตั๊ง สร้างการจัดการออนไลน์ขององค์กร

การจัดการแบบหลายมิติและองค์รวม

ติงตั๊งใช้การจัดการออนไลน์ขององค์กรเป็นพื้นฐาน รอบรัดการสื่อสารออนไลน์ สภาพการทำงานร่วมกันออนไลน์ การดำเนินธุรกิจออนไลน์ และระบบนิเวศออนไลน์ที่เกิดจากการจัดการแบบออนไลน์ขององค์กร โดยเปลี่ยนกระบวนทัศน์แบบเดิมที่จำกัดอยู่เฉพาะการจัดการเชิงเส้น (2 มิติ) ให้กลายเป็นการจัดการแบบมัลติดิเมนชันหรือการจัดการแบบสามมิติระหว่างจุดต่อจุด และจุดต่อหน้าจอ ตลอดจนหน้าจอกับจุด ที่ปรับใช้ต่อเนื่องกัน

นอกเหนือจากข้อจำกัดด้านเวลาและสถานที่แล้ว ยังสามารถกำหนดระดับการจัดการและสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้ละเอียดมากขึ้น รวมทั้งเชื่อมโยงกระบวนการธุรกิจของบุคคลและตำแหน่งต่างๆ ให้เชื่อมต่อกันทั้งหมด เพื่อสร้างการจัดการแบบหลายมิติของสำนักงานคณะกรรมการการศึกษา

Low-code รองรับการดำเนินธุรกิจอย่างรวดเร็ว

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเจ้าหน้าที่

นายเซวียน หัวปินเป็นผู้รับผิดชอบหลักด้านการศึกษาเชิงดิจิทัลของสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาเขตปิ่นเจียง มักให้ความสนใจอยู่เสมอเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์จากแพลตฟอร์มต่างๆ ที่มีการบูรณาการความร่วมมือกับธุรกิจด้านการศึกษาและการจัดการด้านการเรียนการสอนได้อย่างยอดเยี่ยม จากการติดตามพัฒนาการอย่างต่อเนื่องของ DingTalk YiDa (ติงตั๊ง อี้ต้า) ทำให้เขามั่นใจและเลือกใช้ DingTalk YiTa ในการก่อตั้งระบบที่จัดการระบบงานออนไลน์ของหน่วยงานการศึกษาทั้งเขต

สำนักงานคณะกรรมการการศึกษามีงานที่ใช้แรงงานมากที่สุดคือการรวบรวมข้อมูลของโรงเรียนทั้งหมดในเขตพื้นที่ โดยใช้วิธีการง่ายๆร่วมกับ DingTalk YiTa ใช้เวลาเพียงสองวันในการสร้างระบบที่สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลได้ โดยเพียงแค่กำหนดแบบฟอร์ม -> เลือกหน่วยงานที่ได้รับ -> ระบุรายละเอียดที่ต้องการเก็บรวบรวม เพื่อเริ่มกระบวนการรวบรวมข้อมูลจากทั้งหมดของโรงเรียนทุกแห่ง พร้อมทั้งตรวจสอบสถานะการตอบกลับของแต่ละโรงเรียนได้แบบเรียลไทม์

1. การจัดการวอลันเทียร์การแข่งขันเอเชียนเกมส์

การจัดการจ้างวอลันเทียร์ และจัดระเบียบการจัดกิจกรรมอาสาสมัครจำนวนหลายรอบ สำหรับการจัดการแข่งขันเอเชียนเกมส์ที่เมืองหางโจวในปี 2023

หลังจากอาจารย์เซวียนได้รับประกาศแจ้งการดำเนินการ เขาได้เริ่มดำเนินขั้นตอนต่างๆ ตั้งแต่การยืนยันรายละเอียดการสรรหา และการเก็บรวบรวมข้อมูลที่ต้องการ โดยเฉพาะกระบวนการอัปโหลดข้อมูลภาพถ่ายวอลันเทียร์ซึ่งมีข้อกำหนดเฉพาะ เช่น รูปแบบไฟล์ ชื่อไฟล์ ฯลฯ ทั้งหมดนี้ใช้เวลาเพียง 2 วัน ต่างจากการดำเนินการแบบเดิมที่ใช้เวลาในการรวบรวม แก้ไข ยืนยัน และสรุปผล 15 วัน ซึ่งไม่สามารถรองรับความทันใจของความต้องการในการดำเนินคัดเลือกอาสาสมัครสำหรับเอเชียนเกมส์ได้

ลักษณะงานเช่นนี้ นายเซวียนจะต้องทำซ้ำมากกว่ายี่สิบครั้งต่อปี โดยใช้เพียงพื้นที่ของอี้ต้า ทำให้สามารถประหยัดแรงงานได้ 2 คน/ปี ในเวลาเดียวกัน ดร.เซวียนยังมีการแบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ประสบผลสำเร็จอย่างเป็นระบบให้กับเพื่อนร่วมงานในแผนกอื่นๆ ที่มีลักษณะงานใกล้เคียงกัน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานสำนักงานการศึกษาโดยรวม

2. การบริหารครูชั่วคราว

สำหรับการจัดการครูชั่วคราวในรูปแบบเดิมนั้น พบว่าปัญหาหลักคือข้อมูลไม่ได้รับการอัปเดตอย่างทันเวลาและการจัดการที่ไม่มีประสิทธิภาพ ด้วยเหตุนี้ นายเซวียนจึงได้พัฒนาแพลตฟอร์มระบบบริหารจัดการขึ้นเองบนพื้นฐานของ DingTalk YiTa เพื่อตอบสนองความต้องการจากแผนกบุคลากร ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความแม่นยำของการจัดการครูประจำการชั่วคราว

→ การบริหารจำนวนพนักงาน: ผ่านแพลตฟอร์ม ดร.เซวียนสามารถติดตามตรวจสอบจำนวนครูชั่วคราวแบบเรียลไทม์ เพื่อให้แน่ใจว่าการจัดสรรทรัพยากรครูเป็นอย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ

→ การควบคุมงบประมาณ: แพลตฟอร์มสามารถติดตามตรวจสอบงบประมาณที่เกี่ยวข้องกับครูชั่วคราว และทำให้การใช้จ่ายงบประมาณมีความเหมาะสมและมีประสิทธิผล

→ การจัดโครงสร้างให้มีประสิทธิภาพ: จากการใช้การวิเคราะห์ข้อมูล แพลตฟอร์มสามารถช่วยให้ดร.เซวียนปรับโครงสร้างทีมครูชั่วคราว และปรับปรุงคุณภาพการสอนได้

ด้วยแพลตฟอร์มนี้ สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาเขตสามารถติดตามตรวจสอบข้อมูลครูชั่วคราวแบบเรียลไทม์ และสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการ ตัวอย่างเช่น การใช้เครื่องมือการวิเคราะห์ข้อมูลของแพลตฟอร์ม เพื่อให้สำนักงานสามารถค้นพบและแก้ปัญหาในการจัดตำแหน่งครูได้อย่างทันเวลา และปรับปรุงการจัดสรรทรัพยากรทางการสอนให้เหมาะสม นอกจากนี้ การตรวจสอบงบประมาณแบบเรียลไทม์ยังสามารถรับประกันการใช้งบประมาณอย่างเหมาะสม และเพิ่มประสิทธิผลการใช้งบประมาณ พร้อมทั้งช่วยสนับสนุนการตัดสินใจในการใช้แรงงานชั่วคราวของสำนักงานคณะกรรมการการศึกษา

3. การจัดการประชุม

สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาต้องเข้าร่วมการประชุมหลากหลายรูปแบบ เช่น การประชุมวางแผนงาน การประชุมด้านธุรกิจ และการประชุมรายงานความคืบหน้า เป็นต้น การเตรียมที่เกี่ยวข้องกับการสมัครสมาชิก การลงทะเบียน และการส่งข้อมูลต่างๆ ของทั้งเหล่านี้ จำเป็นต้องใช้บุคลากรจำนวนหนึ่งในการจัดการ พร้อมทั้งใช้ทรัพยากรกระดาษเพื่อพิมพ์เอกสารประชุมจำนวนมาก ซึ่งสร้างผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม ทั้งยังเป็นเรื่องยากในการแก้ไขข้อมูลในเอกสารเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง เพราะทำให้เกิดข้อมูลไม่สอดคล้องกัน นายเซวียนได้ใช้ DingTalk YiTa พัฒนาระบบจัดการประชุมที่ออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาจุดอ่อนเหล่านี้โดยตรง

→ การจัดการสมัคร: ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถสมัครสมาชิกออนไลน์อย่างง่ายดาย ระบบจะรวบรวมข้อมูลของผู้เข้าร่วมอัตโนมัติ และสร้างกราฟรายงานข้อมูลเพื่อให้ผู้ดำเนินการได้ใช้งานและวิเคราะห์อย่างสะดวก

→ การจัดการเชกอิน: ผู้ใช้สามารถเชกอินแบบอัตโนมัติโดยสแกนรหัส QR อย่างรวดเร็วและสะดวก รวดเร็วขึ้นกว่า 90% เมื่อเทียบกับระบบเชกอินแบบเดิม และสามารถแสดงข้อมูลผู้เชกอินได้แบบเรียลไทม์

→ การแจกเอกสาร: เอกสารการประชุมสามารถแจกจ่ายผ่านแพลตฟอร์มแบบดิจิทัล ผู้เข้าร่วมประชุมจึงสามารถอัปเดตเนื้อหาได้ทันทีเพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลล่าสุด

→ การวิเคราะห์แบบเรียลไทม์: แพลตฟอร์มดิจิทัลช่วยในการประชุมสามารถวิเคราะห์ข้อมูลแบบเรียลไทม์ รวมถึงจำนวนผู้สมัครเข้าร่วมประชุมและจำนวนผู้เชกอิน เพื่อให้ผู้จัดการสามารถควบคุมภาพรวมการประชุมได้อย่างชัดเจน

ด้วยระยะเวลาเพียง 1 ปีเศษ สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาได้พัฒนาแพลตฟอร์มอัตโนมัติกว่า 20 แพลตฟอร์ม เช่น การประเมินสร้างโรงเรียนอัจฉริยะ (Smart Campus Creation) และกิจกรรมส่งเสริมระดับความสามารถทางเทคโนโลยีของนักเรียน (Student Digital Literacy Enhancing Activities) เป็นต้น โดยมุ่งเน้นการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลงาน เพื่อสามารถควบคุมภาพรวมงานและการใช้กราฟและรายงานในการวิเคราะห์ พร้อมให้ความสำคัญกับประสิทธิภาพการทำงาน ให้ข้อมูลเชิงพาณิชย์ และจัดเก็บข้อมูลเป็นทรัพย์สินทางปัญญา จนทำให้ประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มสูงขึ้นอย่างมาก ด้วยการใช้งานที่เพิ่มพูนและลึกซึ้งทั่วเขต ภารกิจด้านการศึกษาของปิ้งเจียงจึงค่อยๆ เปลี่ยนจากการจัดการด้วยข้อบังคับ มาเป็นการจัดการตามกระบวนการ จากการจัดการตามประสบการณ์มาเป็นการจัดการขับเคลื่อนด้วยข้อมูล