7天变1天：大型连锁酒店集团雅丽数科的合同审签管一体实战

一家企业每年要处理多少份大大小小的合约？大型连锁酒店集团雅里数科的答案是——接近一万份。在过往的处理方式下，这些合约的审批和盖章会产生多少个流程？——超过两万个。一份合约从发起到盖完章归档，传统流程走下来最长需要7天，现在只需要1天，他们是如何做到的？一起来看看雅里数科的效率密码。雅里数字科技集团的酒店规模位列全球酒店集团第39强、中国酒店集团第14强，旗下「雅斯特酒店」位列中国中档酒店品牌第6强，旗下拥有4大品牌：雅斯特酒店、雅斯菲尔酒店、雅斯特国际酒店、雅美途酒店。目前，旗下品牌已开业及筹建中的酒店超过1000家，覆盖200多座重点城市，员工数量超过13000人，全球会员超过2500万人。合约审签跨系统、多流程：业务「等白头」，领导「忙审批」。方糖是雅里数字科技集团的技术主管，她和团队负责雅里数科内部数字化办公平台的管理和维护，以及相关新技术、新工具的推广应用。2019年，雅里数科全员开始使用钉钉之后，方糖团队逐渐发现，内部沟通协作越来越顺畅，但在业务操作层面，还存在多平台并行的局面，限制了效率的进一步提升。特别是在合约管理上，重复审批和后期归档调阅难等痛点，亟待解决。作为大型的连锁酒店集团，雅里数科每年平均要处理近万份合约。这些合约既包括连锁加盟，也包括装修、各类采购、人事等各种类型。从合约提交到盖章到归档，需要经历合约审批、用印审批、归档等3个流程，涉及多个审批节点。以一个采购合约处理过程为例，当完成了钉钉OA合约审批后，不能直接用印，申请人还需要在电子签系统提交另起一个流程。整个合约流程，平均需要等待3-4天，甚至会超过7天。「有些业务合约，公司领导在一个平台里审核完一遍，可能还需要在用印平台里再审核一遍，增加了很多工作量，而且有时候也会影响业务进度」，方糖说。在合约归档阶段，由于此前系统只能用相对方主体、部门、时间等固定的字段来归纳合约，在签署人、金额、时间日期、文件分类、所属项目等维度缺失，让管理层希望通过分析合约掌握集团、业务板块、分公司业务发展状况的想法落了空。

一家企业每年要处理多少个大大小小的合约？大型连锁酒店集团雅里数科的答案是——接近一万份。

在过往的处理方式下，这些合约的审批、盖章会产生多少个流程？——超过两万个。

一份合约从发起到盖完章归档，流程走下来最长需要七天，现在只需要一天，他们是怎么做到的？

一起来看看雅里数科的效率密码

雅里数字科技集团酒店规模位列全球酒店集团三十九强、中国酒店集团十四强，旗下「雅斯特酒店」位列中国中档酒店品牌六强，旗下拥有四大品牌：雅斯特酒店、雅斯菲尔酒店、雅斯特国际酒店、雅美途酒店。目前，旗下品牌已开业及筹建中酒店超过一千家，覆盖二百多座重点城市，员工数量超一万三千人，全球会员超二千五百万人。

合约审签跨系统，多流程：

业务「等白头」，领导「忙审批」

方糖是雅里数字科技集团的技术主管，她和团队负责雅里数科内部数字化办公平台的管理和维护，以及相关新技术、新工具的推广应用。

二〇一九年，雅里数科全员开始使用钉钉之后，方糖团队逐渐发现，内部沟通协作越来越顺畅，但在业务操作层面，还存在多平台并行的局面，限制了效率的进一步提升。特别是在合约管理上，重复审批和后期归档调阅难等痛点，亟待解决。

作为大型的连锁酒店集团，雅里数科每年平均要处理近万份合约。这些合约既包括连锁加盟，也包括装修、各类采购、人事等各种类型。从合约提交到盖章到归档，需要经历合约审批、用印审批、归档等三个流程，涉及多个审批节点。

以一个采购合约处理过程为例，当完成了钉钉 OA 合约审批后，不能直接用印，申请人还需要在电子签系统提交另起一个流程。整个合约流程，平均需要等待三至四天，甚至会超过七天。「有些业务合约，公司领导在一个平台里审核完一遍，可能还需要在用印平台里再审核一遍，增加了很多工作量，而且有时候也会影响业务进度」，方糖说。

在合约归档阶段，由于此前系统只能用相对方主体、部门、时间等固定的字段来归纳合约，在签署人、金额、时间日期、文件分类、所属项目等维度缺失，让管理层希望通过分析合约掌握集团、业务板块、分公司的业务发展状况的想法落了空。

审签统一一天搞定

再也不用批完合约批盖章了

在钉钉和合作伙伴 e 签宝的帮助下，雅里数字科技集团酒店二〇二四年开通了钉钉智能合约，将散落在其他审批平台上的十余种各类合约审批、用章相关流程做了整合，实现了合约 OA 审批到用印、归档的统一流程化管理。

员工只要在钉钉上提交合约审批流程，按合约类型填写各个维度信息，审批节点自动流转，审批通过后，跳转电子签系统，自主完成签署落章，不需要再额外提交流程，等待领导用印审批。「领导也不会经常被催着批完合约批盖章了」。

「现在，需要数天的合约盖章过程，最快减少到了一天以内。公司管理层审批工作量大幅减轻，也带动了相应业务同学效率的提升」，方糖表示。借助该系统，雅里数科也将集团总部、直营店的所有合约审核、用章集中到统一平台上，对于经营决策者及时掌握合约信息提供了便利。

合约查阅不再难

经营决策有「数」可依

在合约归档阶段，智能合约系统提供了超过四十个台账自定义字段支持，也为合约的查阅及精细化分析打下基础，历史合约有望变成「数据金矿」。

雅里数科相关同学，后续能够根据合约内容，统计有效期、总金额、所属项目、签署状态等更多维度的内容，实线对合约信息的精准统计和多维度分析，帮助管理层准确把握业务状况和高效决策，充分发挥合约数据的业务价值。

关于钉钉智能合约

钉钉智能合约是钉钉联合 e 签宝深度共建，面向中小企业打造的一站式业财法管理平台，覆盖「写-审-签-管」的合约生命周期管理能力，具体包含「写-合约条款模板发起、审-合约审批和智能比对文件差异、签-合约签署和电子签章、管-合约编号自定义管理、合约台账管理、到期提醒自定义、相对方管理、合约统计分析」等核心环节的产品能力。

全国已有众多知名零售、酒店、快消、制造等企业选择使用钉钉智能合约，进一步实现经营管理数字化升级。

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