7 วันกลายเป็น 1 วัน: การปฏิบัติการรวมการตรวจสอบและลงนามในสัญญาของกลุ่มธุรกิจโรงแรมขนาดใหญ่อย่างจริงจังโดยบริษัท Alicia Digital Technology

องค์กรหนึ่งต้องจัดการสัญญามากมายขนาดไหนในหนึ่งปี คำตอบจากกลุ่มโรงแรมชั้นนำอย่าง Yalike Shuke คือ เกือบหมื่นฉบับ ในวิธีการจัดการแบบเดิม กระบวนการรับรองและประทับตราสัญญาจะต้องเกิดขึ้นมากเพียงใด — มากกว่าสองหมื่นขั้นตอน! กว่าจะเริ่มต้นสัญญาจนถึงการประทับตราสัญญาเสร็จสิ้นและเก็บเข้าแฟ้มในแบบดั้งเดิม กระบวนการแบบดั้งเดิมอาจใช้เวลานานที่สุดถึง 7 วัน ปัจจุบันลดเหลือเพียง 1 วันเท่านั้น พวกเขาทำเช่นนี้ได้อย่างไร มาดูรหัสลับประสิทธิภาพของ Yalike Shuke กัน กลุ่มบริษัทเทคโนโลยีดิจิทัล Yalike มีขนาดอันดับที่ 39 ของโลก และอันดับ 14 ในประเทศจีน แบรนด์หลัก “Yalike Hotel” เป็นหนึ่งในแบรนด์ระดับกลางอันดับที่ 6 ของจีน โดยมีแบรนด์ทั้งหมด 4 แบรนด์ ได้แก่ Yaliker Hotel, Yasi Feier Hotel, Yalike International Hotel และ Yamaitu Hotel ปัจจุบันบริษัทมีโรงแรมที่เปิดดำเนินงานและกำลังก่อสร้างมากกว่า 1,000 แห่งครอบคลุม 200 เมืองหลัก พนักงานมากกว่า 13,000 คน และสมาชิกทั่วโลกมากกว่า 25 ล้านคน

สัญญารับรองต้องข้ามระบบต่างๆ ผ่านหลายขั้นตอน: ทีมงาน “รอหงอก” และผู้บริหาร “วุ่นวายกับการรับรอง”

Fang Tang เป็นหัวหน้าฝ่ายเทคโนโลยีของกลุ่มบริษัทเทคโนโลยีดิจิทัล Yalike ซึ่งเธอกับทีมงานรับผิดชอบแพลตฟอร์มการทำงานออฟฟิศดิจิทัลภายในองค์กรของ Yalike รวมถึงการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีและเครื่องมือใหม่ๆ

ปี 2019 เมื่อทุกคนที่ Yalike Shuke เริ่มใช้ระบบติดต่อสื่อสาร DingTalk ทีมงานของ Tang เริ่มพบว่าการสื่อสารภายในมีความลื่นไหลมากขึ้น แต่ในเรื่องการดำเนินงานยังมีระบบหลายรูปแบบทำงานอยู่พร้อมกัน ซึ่งส่งผลให้ไม่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้สูงขึ้น โดยเฉพาะในด้านการจัดการสัญญา ปัญหาเรื่องการรับรองซ้ำซ้อนและการค้นหาแฟ้มสัญญาในภายหลังเป็นปัญหาที่รอการแก้ไขอย่างเร่งด่วน

ในฐานะกลุ่มโรงแรมขนาดใหญ่ ทุกปี Yalike เฉลี่ยจัดการสัญญาเกือบหมื่นฉบับ โดยสัญญาเหล่านี้ประกอบด้วยการร่วมแฟรนไชส์ งานตกแต่งบ้าน ประเภทการจัดซื้อ และงานบุคคล เป็นต้น กว่าสัญญาจะถูกส่งเข้าระบบจนกระทั่งประทับตราและจัดเก็บ ต้องผ่านกระบวนการสามขั้นตอน ได้แก่ การตรวจสอบ การอนุมัติเพื่อประทับตรา และการจัดเก็บ รวมถึงหลาย节点

ลองยกตัวอย่างเพื่อให้เห็นชัด เริ่มต้นกระบวนการสัญญาจัดซื้อ เมื่อสัญญาผ่านการอนุมัติด้วยระบบ OA DingTalk แล้ว ยังไม่สามารถประทับตรรได้ทันที ผู้ยื่นยังต้องเริ่มกระบวนการใหม่ในระบบอีเล็กทรอนิกส์อีกที กระบวนการสัญญาทั้งหมดจึงใช้เวลาเฉลี่ย 3-4 วัน บางครั้งยาวนานจนเกิน 7 วัน “ในบางสัญญานั้น ผู้บริหารบริษัทอาจต้องตรวจสอบบนแพลตฟอร์มหนึ่งรอบแล้ว และยังต้องกลับไปตรวจสอบซ้ำบนแพลตฟอร์มอีกแพลตฟอร์มหนึ่งอีกครั้ง ซึ่งไม่เพียงเพิ่มภาระงาน แต่ยังส่งผลต่อความคืบหน้าของงาน” ตามที่ Tang กล่าวไว้

เมื่อถึงขั้นตอนจัดเก็บสัญญา เนื่องจากระบบก่อนหน้าจำกัดให้คุณสามารถระบุตัวสัญญาได้เพียงแค่ผู้เกี่ยวข้อง ส่วนงาน หรือระยะเวลาเพียงอย่างเดียว ซึ่งขาดข้อมูลในมิติต่างๆ เช่น ผู้ลงนาม จำนวนเงิน เวลา/วันเดือนปี ประเภทเอกสาร โครงการที่เกี่ยวข้อง เป็นต้น สิ่งเหล่านี้ทำให้ความหวังของฝ่ายบริหารที่ต้องการวิเคราะห์ข้อมูลสัญญาเพื่อให้เข้าใจสถานะของกลุ่มบริษัท และแผนกธุรกิจหรือแฟรนไชส์ย่อยนั้นหมดไป

บริษัทแห่งหนึ่งต้องจัดการสัญญามากมายเพียงใดในแต่ละปี คำตอบจากกลุ่มโรงแรมชั้นนำอย่าง Yalike Shuke คือ เกือบหมื่นฉบับ

ด้วยวิธีดำเนินการในอดีต สัญญาเหล่านี้ต้องผ่านขั้นตอนในการตรวจสอบและการประทับตราสัญญามากเพียงใด – มากกว่าสองหมื่นครั้ง

สัญญาฉบับหนึ่ง เริ่มต้นจนกระทั่งเสร็จสิ้นกระบวนการประทับตราและจัดเก็บ ต้องใช้เวลานานที่สุดถึงเจ็ดวัน ปัจจุบันใช้เวลาเพียงวันเดียวเท่านั้น พวกเขาทำเช่นนี้ได้อย่างไร

มาชมรหัสลับอันเพิ่มประสิทธิภาพของ Yalike Shuke กัน

กลุ่มบริษัทเทคโนโลยีดิจิทัล Yalike มีขนาดอันดับที่ 39 ในกลุ่มธุรกิจโรงแรมระดับโลก และอันดับที่ 14 ในประเทศจีน โดยแบรนด์หลัก “Yalike Hotel” อยู่ในอันดับที่ 6 ของแบรนด์ระดับกลางในประเทศจีน ปัจจุบันมีแบรนด์หลักทั้งหมด 4 แบรนด์ ได้แก่ Yaliker Hotel, Yasi Feier Hotel, Yalike International Hotel และ Yamaitu Hotel ซึ่งมีโรงแรมที่ดำเนินงานและกำลังก่อสร้างมากกว่า 1,000 แห่งทั่วเมืองหลักกว่า 200 เมือง พนักงานมากกว่า 13,000 คน สมาชิกทั่วโลกมากกว่า 25 ล้านคน

การรับรองสัญญาที่ต้องใช้ระบบหลากหลาย:

ทีมงาน "รอจนหงอก" และผู้บริหาร "รับรองตลอดเวลา"

Fang Tang เป็นหัวหน้าฝ่ายเทคโนโลยีของกลุ่มบริษัทเทคโนโลยีดิจิทัล Yalike เธอกับทีมงานรับผิดชอบการจัดการและบำรุงรักษาแพลตฟอร์มออฟฟิศดิจิทัลภายในองค์กร ตลอดจนการเผยแพร่เทคโนโลยีและเครื่องมือใหม่ๆ

ปี 2019 เมื่อพนักงานทุกคนของ Yalike เริ่มใช้ DingTalk ทีมงานของ Fang Tang เริ่มเห็นว่าการสื่อสารและความร่วมมือภายในองค์กรมีความลื่นไหลมากยิ่งขึ้น แม้ว่าในด้านการทำงานยังคงมีการใช้แพลตฟอร์มหลายแพลตฟอร์ม ซึ่งจำกัดประสิทธิภาพโดยรวม โดยเฉพาะปัญหาจุดอ่อนของการรับรองซ้ำๆ และการค้นหาเอกสารภายหลัง

ในฐานะกลุ่มธุรกิจโรงแรมขนาดใหญ่ Yalike Shuke ต้องจัดการสัญญาเฉลี่ยกว่าหมื่นฉบับทุกปี โดยสัญญาเหล่านี้ครอบคลุมทั้งการขยายแฟรนไชส์ การบูรณะงานภายใน การจัดซื้อทุกรูปแบบ และสัญญาจ้างงาน ฯลฯ การส่งสัญญาจนกระทั่งประทับตราแล้วจัดไว้ในแฟ้ม ต้องผ่านสามกระบวนการทำคือ การอนุมัติสัญญา การใช้印章ตรวจสอบ และการจัดเก็บสัญญา ซึ่งมีหลาย节点

อย่างเช่นกระบวนการสัญญาจัดซื้อ เมื่อผ่านขั้นตอนการตรวจสอบระบบ OA DingTalk แล้ว ไม่สามารถประทับตราได้ทันที ผู้ยื่นต้องเริ่มกระบวนการใหม่ในระบบอีเล็กทรอนิกส์อีกครั้ง กระบวนการทั้งหมดโดยเฉลี่ยต้องรอประมาณ 3-4 วัน เคยถึงขั้นเกินเจ็ดวัน “มีบางกรณีที่ผู้บริหารบริษัทรับรองหนึ่งแพลตฟอร์มแล้ว ยังต้องไปรับรองในแพลตฟอร์มใช้印章ใหม่เพิ่มอีก ไม่เพียงเพิ่มภาระงาน แต่บางครั้งยังกระทบต่อความคืบหน้าด้านธุรกิจ” Fang Tang เล่า

สำหรับการจัดเก็บสัญญาก่อนหน้านี้ เนื่องจากระบบจัดเก็บเอกสารสามารถจัดกลุ่มสัญญาเฉพาะด้วยชื่อผู้เกี่ยวข้อง ส่วนงาน หรือเวลาเท่านั้น ขาดข้อมูลในมิติต่างๆ เช่น ลายเซ็น จำนวนเงิน วันเดือนปีของเอกสาร ประเภทเอกสาร และโครงการ ฯลฯ ทำให้ความคาดหวังของฝ่ายบริหารในการวิเคราะห์สัญญาเพื่อจับภาพภาพรวมกลุ่มบริษัท แผนกงาน หรือสถานะการดำเนินธุรกิจของสาขาต่างๆ ต้องหมดไป

อนุมัติและลงนามภายในหนึ่งวัน

ไม่ต้องรับรองทั้งสัญญาแล้วยังต้องรับรอง印章อีก

ด้วยความช่วยเหลือจาก DingTalk และพันธมิตร eSignbao กลุ่มธุรกิจโรงแรม Yalike เปิดใช้ฟีเจอร์ "สัญญาอัจฉริยะ" ในปี 2024 โดยได้รวมกระบวนการตรวจสอบและดำเนินการ印章ของสัญญาที่กระจายอยู่ตามแพลตฟอร์มอื่นๆ มากกว่าสิบประเพณี ทำให้จัดกระบวนการการตรวจสอบ การใช้印章 การจัดเก็บอย่างมีระบบบนสัญญา OA

พนักงานเพียงแค่ส่งรูปแบบการตรวจสอบสัญญาผ่าน DingTalk เท่านั้น จากนั้นกรอกข้อมูลมิติในแต่ละประเภทสัญญา ระบบจะส่งต่อไปยังจุดตัดสินใจต่อไปแบบอัตโนมัติ เมื่อกระบวนการตรวจสอบผ่านแล้ว ก็สามารถเปลี่ยนไปยังระบบอีเล็กทรอนิกส์เพื่อลงนามเอกสารต่อเอง ไม่จำเป็นต้องส่งรูปแบบอื่นอีก และรอการประทับตราของผู้บริหาร “ผู้บริหารก็ไม่ต้องถูกกดดันจากคำขอกำลังวังชาเพื่อรับรองสัญญาแล้วไปรับรองอีกครั้งสำหรับ印章อีก”

“ตอนนี้กระบวนการประทับตราสัญญาที่เคยกินเวลาเป็นวันๆ สามารถลดได้น้อยที่สุดจนเหลือภายในหนึ่งวัน งานของฝ่ายบริหารลดลงมาก ยังช่วยยกระดับประสิทธิภาพของทีมงานที่เกี่ยวข้องไปด้วย” Fang Tang กล่าวเสริม ระบบได้เชื่อมโยงองค์กรหลักของกลุ่มบริษัทรวมถึงสาขาทั้งหมดมาอยู่บนแพลตฟอร์มเดียวกัน ช่วยให้ง่ายขึ้นต่อการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูงในการติดตามข้อมูลสัญญาได้ตามเวลาที่ต้องการ

การค้นหาสัญญาไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป

ข้อมูลรองรับการตัดสินใจธุรกิจ

ในขั้นตอนจัดเก็บแฟ้มสัญญา ระบบสัญญาอัจฉริยะมีการสนับสนุนช่องกำหนดเองกว่าสี่สิบช่อง เพื่อวางรากฐานในการค้นหาและวิเคราะห์สัญญาอย่างลึกซึ้ง ทำให้สัญญาเก่ากลายไปเป็นแหล่ง “ข้อมูลมูลค่าสูง”

ผู้เกี่ยวข้องกับบริษัท Yalike สามารถเรียกดูระยะเวลาที่ใช้ได้ ยอดรวมเงิน โครงการที่เกี่ยวข้อง สถานะลงนาม และมิติอื่นๆ ได้อย่างชัดเจน และสามารถวิเคราะห์มิติสัญญาได้อย่างแม่นยำ ช่วยให้ฝ่ายบริหารเข้าใจภาพรวมสถานะงานและตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเปิดศักยภาพข้อมูลธุรกิจให้เกิดคุณค่า

เกี่ยวกับสัญญาอัจฉริยะ DingTalk

ฟีเจอร์ “สัญญาอัจฉริยะ” (Smart Contract) ของ DingTalk ถูกสร้างสรรค์ร่วมกับ eSignbao โดยมีเป้าหมายเพื่อใช้ในกลุ่ม SMEs โดยจะให้แพลตฟอร์มการจัดการแบบครบวงจร (one-stop) สำหรับกระบวนการทางด้านการเงินและกฎหมาย เปิดมิติการจัดการแบบครบถ้วนสำหรับกระบวนการสัญญาทั้งหมด ได้แก่ “เขียน – ตรวจสอบ – ลงนาม – จัดการ” โดยรวมถึง “เขียน – สัญญาด้วยเทมเพลต条款 สัญญา ตรวจสอบ – วิเคราะห์และเปรียบเทียบเอกสารอัตโนมัติ ลงนาม – ลงนามสัญญาและประทับตราอีเล็กทรอนิกส์ จัดการ – การจัดการเลขคำสั่งสัญญาแบบกำหนดเอง การจัดการแฟ้มสัญญา กดแจ้งเตือนความล่วงหน้าเมื่อครบกำหนด จัดการผู้เกี่ยวข้อง และการวิเคราะห์สถิติธุรกิจ” รวมอยู่ด้วย

ปัจจุบันมีองค์กรชื่อดังทั่วประเทศจีนในธุรกิจค้าปลีก โรงแรม บริโภคสินค้ารวดเร็วและการผลิต ต่างใช้ฟีเจอร์สัญญาอัจฉริยะของ DingTalk เพื่อพัฒนาคุณภาพการจัดการไปสู่การเปลี่ยนแปลงดิจิทัล

DomTech เป็นผู้ให้บริการอย่างเป็นทางการของ DingTalk ที่ฮ่องกง พร้อมทีมงานผู้เชี่ยวชาญมากมายมอบบริการ DingTalk คุณสามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับแอปพลิเคชันบน DingTalk ผ่านช่องทางไลน์ติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าออนไลน์ของเรา หรือโทรศัพท์หาเราได้ที่ (852)4443-3144 หรือส่งอีเมลมาที่This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. เราพร้อมทีมพัฒนาและการดูแลระบบแบบมืออาชีพ รวมถึงมีประสบการณ์การให้บริการลูกค้าในตลาดนานาชาติ และพร้อมที่จะให้บริการและแนวทางแก้ไข DingTalk แบบครบวงจรแก่คุณ!