场景＋AI｜让AI为设计创新服务

在日常办公中，工作信息在钉钉的群聊、邮箱、文档等不同场域中流转。企业希望员工能对项目进展、任务分配等关键信息即时地获取和理解。因此信息效率成为了协同办公的重要指标：信息效率越高，沟通成本越低，误解冲突越少，从而提高整个企业的发展速度。在智能时代，当AI深入到团队沟通、事项管理、知识共享等多元协作环节时，将会如何重塑办公效率？2023年7月，妙鸭相机在各大社交平台刷屏爆火，九块九加二十张照片就可以获得一批高质量的个人写真。虽然妙鸭相机的生成丰富度和精致度不如Midjourney，但在写真场景中，用AI简化了化妆造型、选片修图等环节，再通过用户自传播快速裂变扩散，成为了第一个破圈的AI应用。妙鸭相机的成功无疑是给AI应用落地验证了一个清晰的方向：如果说AI的前半场由算力升级驱动，那么后半场应该由场景创新驱动。《交互设计精髓4.0》提出过一个概念叫做“目标导向的设计”，它将场景拆分为三个元素：什么角色，通过什么任务，达成什么目标。协同办公场域恰好具备了多角色多目标的特点，不同岗位的打工仔带着不同的目标参与到信息流转的过程中，因此协同办公场域充满丰富的“场景+AI”的创新探索机会。

在日常办公中，工作资讯在钉钉的群聊、邮箱、文档等不同场域中流转。企业希望员工能对项目进展、任务分配等关键资讯即时获取和理解。因此资讯效率成为协同办公的重要指标：资讯效率越高，沟通成本越低，误解冲突越少，从而提高整个企业的发展速度。

在智能时代，当AI深入到团队沟通、事项管理、知识共享等多元协作环节时，将如何重塑办公效率？

场景+AI探索实践

“AI的前半场由算力升级驱动，后半场由场景创新驱动”

2023年7月，妙鸭相机在各大社交平台刷屏爆火，九块九加二十张照片就可以获得一批高质量的个人写真。虽然妙鸭相机生成的丰富度和精致度不如Midjourney，但在写真场景中，用AI简化了化妆造型、选片修图等环节，再通过用户自传播快速裂变扩散，成为了第一个破圈的AI应用。

妙鸭相机的成功无疑给AI应用落地验证了一个清晰的方向：如果说AI的前半场由算力升级驱动，那么后半场应该由场景创新驱动。

《交互设计精髓4.0》提出过一个概念叫做“目标导向的设计”，它将场景拆分为三个元素：什么角色，通过什么任务，达成什么目标。协同办公场域恰好具备了多角色多目标的特点，不同岗位的打工人带着不同的目标参与到资讯流转的过程中，因此协同办公场域充满丰富的“场景+AI”的创新探索机会。

接下来，通过三个设计创新探索案例分享一下我们是如何将AI融合到资讯流转的不同环节中的。

01. 日程智能海报

“宣传场景 + AI，让资讯共享更精美”

洞察场景

在公司于校园举办各种活动时，主办方会做一张活动海报，并贴上主讲人的照片，用于吸引观众加入互动。

通义千问有智能生成商品主图的能力，可以将产品自动扣图和产品介绍快速组合成一张产品宣传图，简单的产品介绍和产品图搭配好看的背景，吸引用户购买消费。

我们把这两种图片放在一起抽象一下，图片构成是非常相似的，都是宣传的场景。

场景分析

在上文中，我们从书里画了重点，场景三元素是“角色、任务、目标”，那我们从这三元素的角度拆解一下制作一张海报宣传培训活动的场景：角色是筹备组的行政和海报设计师，从资讯收集到宣传分发要完成至少7个任务，制作海报的最终目的是吸引其他同事加入。

观察这几个任务环节，写文案、制作二维码、扣图、视觉排版，看起来都可以用已有的技术结合AI能力来完成。那我们就用AI来去掉这些重复枯燥的任务，让活动宣传者更快达成目标。

方案设计

我们将海报结构进行拆解：“活动资讯”可以应用AI的创作能力帮忙写宣传文案，“背景图”可以由AI来生成，“主讲人照片”借助成熟技术能快速完成扣图，我们还可以将“活动链接”自动转为二维码让观众扫码报名加入。

去掉这些重复枯燥的任务之后，智能生成宣传海报的方案已经初具雏形。那接下来，我们该如何让这个灵感真正落地成为对用户有价值的功

找到用户第一直觉路径：

首要为灵感找一个合适的入口，当大家想要邀请别人加入一个活动的时候，第一步即分享日程。

找到资讯流转的最佳形式：

在钉钉中，群聊无疑是所有资讯广泛传播的最佳场域，海报以卡片消息的形式在群聊中传播，感兴趣的同事们即可直接通过卡片下方的行动点加入日程活动。

让很多人感受到功能的价值：

在卡片上增加一个小尾巴，引导感兴趣的用户了解详情，宣传功能的亮点，或许现在浏览海报的人下次需要做海报的时候就能想起这个功能。

创新落地

就这样，我们的智能海报方案就顺利落地了，在钉钉中可将日程资讯一键生成宣传海报分享到群聊，支持文字海报和人物海报二种形式。

功能上线后获得了很多来自大客户的好评，减轻了企业培训、知识讲座等会议宣传的成本，解放了活动宣传者的枯燥重复劳动。

02. 自然语言新建日程

“组会场景 + AI，让资讯分发更便捷”

发现问题

在日常工作中，如果找同事开会讨论，一般都会在钉钉日历中创建日程提前发送会议邀请来预约同事时间。但是我们的创建日程表单收到了很多用户的吐槽：约日程太复杂。

现在的新建日程表单一共有一十三个输入框，让人一看就感觉填写压力很大。

按照以往的优化思路，我们应该调整表单顺序，对输入框进行分类组合，尝试通过调整表单的信息架构来实现简化的成效。但是现在AI来了，我们是否可以找到其他的优化思路呢？

场景分析

以预约一场设计评审会为例，我们同样从“角色、任务、目标”这三个维度进行场景拆解：角色是组织会议的设计师；需要确定会议主题，查看相关参会人的空闲情况和会议室的空闲情况，确定会议时间，再填写刚才那个漫长的创建表单，给大家发送会议邀请；最终目标是找到合适的时间和地点，让大家讨论设计方案。

那在这些任务中我们能挖掘到什么呢？从数据来看，我们发现只需要填满“标题、时间、参会人和会议室”四个字段，就能满足84%的新建日程创建的需求。通过用户访谈，用户反馈根据参会人和会议室空闲情况确定时间是最麻烦的环节。

那我们就别受限于原来的任务流程，在AI加持下探索更简单的方式，让组织会议的人直接找到合适的时间地点通知大家讨论事情。他们抱怨面对十三个输入框很复杂，那如果我们只填一个输入框就可创建日程，会不会简单许多呢？

创新落地

由此，我们提出了通过自然语言智能创建日程的方案，让用户一句话即可完成日程预约。

用户输入“时间、主题、参会人”后会自动识别填入表单中。根据参会人的空闲情况和会议室信息，计算出空闲时间的交集，向组会人推荐合适的时间地点方案。点击创建，短短几十秒就能完成日程预约。

功能上线以后特别受到许多培训企业的青睐。他们将课表中的课程名、课程时间、老师的信息复制粘贴到智能新建的输入框里，再选择合适的空闲教室完成创建。一分钟内即可完成至少十节课的安排，大大提升了排课老师对课程资讯分发的效率。

03. 预览文件功能推荐

“预览场景 + AI，让资讯处理更精准”

洞察场景

三四月份是校招同学找暑期实习的热门时间，有一天我的表妹从钉钉给我发来她的简历，拜托我帮她看看简历，提一些修改建议。

做了一年AI功能的我，一下子就想到了是否可以用AI优化她的简历。我找通义千问那边问到了简历诊断的prompt，用AI生成了一段质量还不错的优化建议发给她，并且向她推荐了这个办法。没想到却收到她的三连反馈：没想到这也能用AI，不会用啊，好复杂啊。

那我是否可以尝试把这种办法教给像她一样的用户呢？

场景分析

我们再来做一次场景拆解，就以用AI优化校招生简历为例，如下图。其实用AI修改简历的任务步骤并不复杂，几轮调优后生成的修改建议质量也很高。

但是刚才的三连问，让我意识到关键的问题是用户想不到用AI。其实职场中的大家也是如此，他们不像我们每天接触AI，他们并不了解AI，在自己的固定工作流程中，没有意识到日常工作中遇到的问题该如何使用AI来解决。

那我们是否可以通过强化目标的引导，来引导用户完成任务，培养用户对AI的价值感知。

场景分析

当我们在钉钉聊天中打开简历文件的时候，文件预览界面就是一个目标引导的最佳场域。我们通过文件类型识别判断是简历文件后，可以将相关的AI prompt封装为场景化功能展示给用户，比如简历诊断和模拟面试。用户被吸引并点击简历诊断按钮之后，AI能快速输出修改建议。让AI快速帮用户解决场景问题，从用户找AI，变为AI主动找到用户。

同样的思路可以拓展到钉钉中的所有文件，我们不仅可以推荐封装好的AI能力，还可以推荐钉钉中已有的深度价值功能。以发票文件为例，用同样思路可以引导财务同学查验发票真伪，引导出差同事一键提交报销审批单。

根据文件类型、用户角色、文件权限等信息，推荐对应的场景化功能，让钉钉中的文件处理加工更加精确快捷。

以上三个案例，我们通过设计创新运用AI帮助不同岗位的打工人在实际场景中解决了问题，提升了工作资讯在钉钉中的流转效率或者效果。

结语

“使技术服务于人，而非人随技术”

钉钉内部一直有一种说法：“钉钉内所有的产品都值得一用AI再做一遍”，从钉钉设计师的角度，我们认为所有的产品都值得从场景+AI的角度重新思考一遍。

场景和AI的结合主要体现在用AI能力来完成任务，有些任务用AI实现效果更好，有些任务用AI代替后速度更快…AI出色的能力让我们的视角越来越专注于：用AI能简化什么流程、能代替什么操作？在完成任务的过程中深入探索AI和具体功能的结合，想给用户提供各种智能功能来完成任务。但用这种思路探索，很容易就忽略了场景里的“角色”和“目标”。

是AI让分享的海报能吸引更多人加入活动；让会议组织者满意的是不仅是智能组会，而是AI让组织会议变得简单；让求职者安心的不只是智能建议，而是AI让没有经验的人也能低成本获得优质建议。

我们实际上不是在给用户提供智能的功能，而是用恰当的AI能力帮助用户达成目标。

在AI时代，我们该走近智能，学会应用这些先进技术来提高工作效率、优化生活品质。但在产品设计中，我们也该学会走出智能，避免让产品变成AI的展示平台，忽略用户真实的需求。让智能成为创造更好体验的工具，而不是最终目标。

我们期望让AI成为提升钉钉用户信息协同效率的新利器，当应用AI能力到具体场景时，我们该如何探索智能设计？

理解用户特点和需求：

首先必须考虑到几亿钉钉用户原有的工作习惯，以及他们对于AI不同程度的信任感和接受度，我们不能要求他们改变习惯来适应AI，否则反而是增加工作负担。

结合设计方法洞察提效切入点：

通过共创访谈、数据分析等方法收集用户的日常任务、遇到的挑战以及可以改进的方向，结合设计师的同理心，洞察并挖掘各种工作场景中提升效率的切入点。

保持学习好奇，善用新工具：

充分了解AI的长处和不足，选择与场景最合适的AI能力，深思在用户的第一直觉入口，通过恰当的引导，以自然的交互方式将AI整合到用户的任务流中。

找到AI在工作信息流转中融合最自然的路径，让AI主动接近用户，帮助他们更好更快更优雅地达成目标。

“使技术服务于人，而非人随技术”：我们希望让AI为达成用户目标而服务，让AI为设计师的灵感与创新服务，钉钉设计师也致力于让AI为企业实现更高的信息效率服务。

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