Hướng dẫn toàn diện về thiết lập nhanh và tối ưu hóa quy trình làm việc DingTalk phiên bản web cho nhân viên văn phòng Hồng Kông

Vẫn còn đau đầu mỗi sáng khi phải loay hoay đăng nhập vào đủ loại nền tảng làm việc? Người đi làm Hồng Kông sợ nhất là lãng phí thời gian, một phút cũng thấy nhiều! Đừng lo, phiên bản web DingTalk chính là cứu tinh của bạn – không cần tải về, không chiếm dung lượng, chỉ cần mở trình duyệt là có thể xử lý mọi công việc nhanh như bay. Quan trọng là — thiết lập nhanh đến mức bạn nghi ngờ cuộc đời, thực sự chỉ mất một phút, thậm chí còn tiết kiệm cả thời gian pha một ly trà sữa vớ.

Trước tiên, truy cập trang web chính thức của DingTalk, nhấn vào nút Đăng nhập nổi bật, sau đó chọn ngay Phiên bản web, mượt mà như chuyển tuyến MTR. Tiếp theo, nhập tên đăng nhập và mật khẩu, hoặc dùng điện thoại quét mã QR – vụt một cái là vào liền, nhanh hơn cả lúc mua trứng cá viên chiên. Cuối cùng, làm theo hướng dẫn để điền ảnh đại diện, thông tin bộ phận, thuận tiện thêm luôn nhóm dự án của bạn, lập tức biến thân thành chuyên gia chuyên nghiệp, đồng nghiệp nhìn thấy cũng phải hỏi: "Ủa, sao dạo này trông bạn tỉnh queo vậy?"

Hơn nữa, phiên bản web đồng bộ cực tốt, dù bạn đang dùng laptop ở Mong Kok hay tablet ở Trung Hoàn, dữ liệu luôn được cập nhật mới nhất, chẳng còn phải lo câu hỏi kinh điển: "Tệp này nằm trên máy ai vậy trời?". Sau khi hoàn tất thiết lập, hãy sẵn sàng bước sang cấp độ tiếp theo — khám phá những tính năng ẩn giúp tăng hiệu suất làm việc lên mức tối đa, đã sẵn sàng để trở thành ninja văn phòng chưa?

DingTalk không chỉ đơn thuần là công cụ để "nhắc nhở" người khác nộp báo cáo, thực ra nó là một quản gia hiệu suất ẩn danh tài ba! Đừng chỉ dùng nó để nhắn tin nữa, những tính năng thật sự mạnh mẽ lại là những thứ bạn từng bỏ quên — ví dụ như DingPan (Ổ đĩa Ding), đúng nghĩa là ông trùm thầm lặng trong giới lưu trữ tài liệu đám mây, không chỉ lưu trữ an toàn mọi file công việc, mà còn có thể thiết lập quyền hạn cho đồng nghiệp "chỉ xem chứ không sửa", hoặc "vừa sửa vừa cười" (đùa thôi), không còn lo ai đó vô tình xóa bản kế hoạch của bạn nữa.

DingMail (Thư Ding) còn là vũ khí thần kỳ, vứt bỏ sự chậm chạp của email truyền thống xuống cảng Victoria, tích hợp trực tiếp vào giao diện, gửi nhận thư nhanh như gửi tin nhắn thoại, quan trọng hơn là còn có thể theo dõi đối phương đã đọc hay chưa! Còn Lịch Ding thì không đơn giản chỉ để ghi giờ họp, nó có thể tự động đồng bộ khoảng trống lịch của các thành viên trong nhóm, sắp xếp cuộc họp chỉ với một cú nhấp chuột mà không bị trùng lặp, đến cả phòng trà cũng phải vỗ tay tán thưởng.

Thêm nữa là Nhiệm vụ Ding, giúp sếp không còn phải hét to để đốc thúc tiến độ, giao nhiệm vụ kèm theo ngày hết hạn, mức độ ưu tiên và thanh tiến độ, ai đang lười biếng hay ai đang cật lực làm việc sẽ hiện rõ như ban ngày. Cuối cùng là phần cao trào — Hội nghị Ding, hỗ trợ hội nghị video chất lượng cao + chia sẻ màn hình + ghi chú cộng tác thời gian thực, dù bạn đang trên tàu điện ngầm Trung Hoàn vẫn có thể họp như đang ở hiện trường, cứ như thể đồng nghiệp đang ngồi bên cạnh giả cười gật đầu.

Tất cả các nhân viên văn phòng Hồng Kông chú ý đây! Nếu danh sách liên hệ DingTalk của bạn lộn xộn như khu chợ Mong Kok, thì bạn không phải đang làm việc, bạn đang "tìm người" đấy! Đừng trượt màn hình suốt nửa tiếng mà vẫn không tìm thấy quản lý dự án. Bước đầu tiên để tối ưu hóa quy trình làm việc là sắp xếp danh bạ gọn gàng hơn cả CV của bạn.

Muốn tìm người trong một giây? Bí quyết nằm ở cặp bài trùng nhãn dán và nhóm. Vào trang Danh bạ, nhấn vào nút Thêm nhãn tưởng chừng nhỏ bé nhưng cực kỳ lợi hại, giống như dán thẻ siêu năng lực cho từng đồng nghiệp: «Bộ phận Tài chính - Cực thích phê duyệt», «Nhóm Marketing - Sáng tạo bùng nổ», «Sếp - Trả lời trong vòng 30 giây»... Chính xác còn hơn cả đoán theo cung hoàng đạo!

Sau đó tự động phân nhóm theo nhãn, lọc một cú, từ việc tìm kim trong biển người 500 thành viên lập tức biến thành tên lửa định vị chính xác. Muốn họp? Gửi tài liệu? Gọi khẩn cấp nhờ cứu cháy? Không cần phải van xin nhóm WhatsApp phản hồi nữa. Thủ thuật tưởng chừng đơn giản này chính là tuyệt chiêu bí mật của các cao thủ hiệu suất — một danh bạ gọn gàng chính là vũ khí bí mật giúp bạn tan ca đúng 5h30 mỗi ngày!

Bài trước dạy các bạn dùng nhãn để sắp xếp danh bạ, y như việc dọn lại tủ quần áo lộn xộn, lập tức thấy nhẹ nhõm! Nhưng đừng dừng lại ở đó, chúng ta sẽ tiếp tục nâng cấp, bước vào thế giới kỳ diệu của tự động hóa quy trình DingTalk. Hãy tưởng tượng: không cần forward bản ghi cuộc họp, không cần nhắc mình hàng ngày phải trả lời email, thậm chí cả tin nhắn đêm khuya của sếp kiểu "nhìn thấy thì reply" cũng được tự động lưu trữ — điều này không phải mơ, mà là thao tác thần thánh của quy tắc tự động hóa!

Người đi làm Hồng Kông thiếu nhất điều gì? Là thời gian! Một phút có thể dùng để uống ly trà sữa, hoặc cũng có thể dùng để thiết lập một quy tắc tự động, cứu bạn khỏi trăm lần lao động lặp lại về sau. Vào trang Cài đặt, chọn Quy tắc tự động hóa, giống như mở chiếc hộp Pandora — bạn có thể thiết lập "Khi nhóm nào đó nhận được từ khóa 'báo giá', tự động lưu vào thư mục đám mây và thông báo cho bộ phận tài chính", hoặc "Hằng ngày lúc 17h, tự động tổng hợp tin nhắn chưa đọc và gửi vào hộp thư cá nhân". Những thao tác nhỏ này tích góp lại chính là phép màu giúp bạn tiết kiệm ba giờ mỗi tuần!

Sau khi lưu, nhớ kích hoạt quy tắc, nếu không nó sẽ nằm im như con hamster ngủ đông. Người chơi cấp cao thậm chí có thể kết nối với công cụ bên ngoài, ví dụ đồng bộ nhiệm vụ DingTalk tự động vào Google Calendar. Ở phần tiếp theo, chúng tôi sẽ giới thiệu thêm những plugin mạnh mẽ hơn nữa, biến DingTalk của bạn không chỉ là công cụ trò chuyện, mà là chiến hạm văn phòng tự động toàn diện!

Vẫn đang dùng cách thủ công để theo dõi tiến độ dự án? Vậy có lẽ bạn đã bị bỏ xa tận mười cây số bởi những người dùng plugin DingTalk rồi! Nhân viên văn phòng Hồng Kông tranh giành từng giây từng phút, chỉ dùng chức năng cơ bản coi như mới "sống sót ở mức cơ bản", còn điều thực sự giúp hiệu suất bứt phá chính là những plugin thần thánh ẩn phía sau. Hãy tưởng tượng, không còn phải hàng ngày đuổi theo đồng nghiệp hỏi "tiến độ tới đâu rồi", hệ thống tự động tổng hợp báo cáo đưa thẳng vào mắt bạn — điều này không phải mơ, mà là chuyện thường ngày của plugin Quản lý Dự án.

Plugin Biểu mẫu còn là vũ khí bí mật, dù là khảo sát nội bộ, phản hồi khách hàng hay đăng ký sự kiện, chỉ cần một cú nhấn gửi, thống kê tức thì, đến cả Excel cũng chẳng cần mở. Tuyệt hơn nữa, dữ liệu có thể đồng bộ trực tiếp vào nhóm hoặc lịch, không còn lo vấn đề kinh điển "có người chưa điền". Với HR hay quản lý, plugin Chấm công đúng là cứu tinh, chấm công từ xa, ghi nhận làm thêm, kiểm tra số ngày nghỉ còn lại chỉ trong một chạm, ngay cả khi gặp bão typhoon thay đổi thất thường cũng có thể tự động kích hoạt cơ chế ứng phó.

Còn plugin Thanh toán, tạm biệt thời đại dán biên lai giấy tờ! Chụp ảnh tải lên hóa đơn, tự động điền form, quy trình phê duyệt liền mạch, bộ phận tài chính không còn phải chạy theo bạn đòi tài liệu, tiền lương của bạn thậm chí còn có thể "về sớm hơn". Những plugin này giống như động cơ ngoại trang kỹ thuật số của bạn, lắp vào không chỉ chạy nhanh hơn, mà là bay luôn rồi. Đừng để công cụ nằm yên, hãy để nó đi làm thay bạn!

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!