Hướng dẫn toàn diện về phiên bản web DingTalk tại Hồng Kông

Hãy tưởng tượng bạn đang ngồi trong văn phòng, tách cà phê trên tay, sắp đến giờ họp nhưng điện thoại lại hết pin. Đúng lúc này, phiên bản web DingTalk như một siêu anh hùng từ trên trời giáng xuống, cứu bạn khỏi khủng hoảng công sở! Không cần tải xuống, chỉ cần mở trình duyệt là đăng nhập được ngay, đúng là cứu tinh cho người lười (xin lỗi, ý tôi là những người làm việc hiệu quả).

Đăng nhập cực kỳ đơn giản: nhập tên tài khoản và mật khẩu, hoặc quét mã để liên kết tài khoản, một giây là vào hệ thống. Giao diện chính chia thành bốn khu vực: Danh bạ, DING, Bàn làm việc, Tin nhắn, rõ ràng như sơ đồ tàu điện ngầm, không lo bị lạc đường. Thanh điều hướng bên trái giúp chuyển đổi nhanh, biểu tượng chiếc chuông nhỏ ở góc trên bên phải sẽ thông báo tức thì tin nhắn mới, ngay cả khi sếp gửi tin "tối nay tăng ca" lén lút cũng không thể trốn thoát.

So với phiên bản điện thoại, ưu điểm của phiên bản web nhiều đến mức không đếm xuể. Gõ phím trên màn hình lớn thoải mái, mở cùng lúc nhiều cửa sổ trò chuyện mà không bị lag, rất phù hợp vừa trả lời khách hàng, vừa bàn bạc trà chiều với đồng nghiệp. Tuyệt hơn nữa là thao tác kéo thả tệp tin cực mượt, không cần mò kim đáy bể trong album điện thoại. Hơn nữa, sau khi tắt thông báo, nó im lặng như một chú mèo ngoan, tuyệt đối không “ting” một tiếng giữa cuộc họp để phản bội bạn.

Tóm lại, phiên bản web DingTalk không chỉ là phương án dự phòng, mà còn là chiến tướng chủ lực có thể gánh vác trọng trách, giúp bạn ung dung tự tại trong môi trường làm việc nhịp độ cao tại Hồng Kông, vững vàng ngồi lên ngôi vua hiệu suất.

Mở DingTalk phiên bản web, bạn nghĩ mình chỉ đơn thuần bước vào một hệ thống văn phòng? Sai rồi! Đây chính là thiết bị khởi động siêu năng lực nơi công sở của bạn. Giao tiếp trôi chảy mới là bước đầu tiên để trở thành siêu anh hùng văn phòng. Nhắn tin riêng? Đơn giản, chỉ cần mở khung chat, thao tác trực quan như nhắn SMS, nhưng chuyên nghiệp gấp trăm lần — bạn có thể gửi tập tin, gửi tin nhắn thoại, thậm chí gửi thông báo "đã đọc", không còn lo lắng đồng nghiệp có thực sự xem thông báo "tối nay tăng ca" của bạn hay không.

Nhắn tin nhóm còn mạnh hơn: họp phòng ban không cần phòng họp, lập tức tạo nhóm, dùng @tất cả thành viên để điểm danh tức thì, ai đang lười biếng liền hiện rõ. Đến phần cao trào — tin DING, đây chính là chiêu thức tối thượng của DingTalk! Chỉ cần nhấn một cái, điện thoại người nhận lập tức reo chuông + bật cửa sổ pop-up, dù đã tắt thông báo cũng không thể trốn thoát, đúng là "tín hiệu cấp cứu khẩn cấp nơi công sở". Sếp rất thích dùng, nhưng hãy cẩn thận đừng lạm dụng, nếu không bạn sẽ trở thành kẻ thù chung của cả văn phòng.

Muốn yên tĩnh làm việc? Thiết lập chế độ tránh làm phiền, sau giờ làm việc hệ thống tự động đóng cửa, tâm hồn bạn sẽ không còn bị oanh tạc bởi tin nhắn. Biết tận dụng biểu tượng cảm xúc, một biểu tượng "vỗ tay" hay "cố lên" có thể nói thay ngàn lời, đồng thời tạo bầu không khí hòa thuận trong đội nhóm. Hãy nhớ: tin nhắn không phải càng nhiều càng tốt, mà phải chuẩn xác, sắc bén và ấm áp. Giao tiếp hiệu quả, bạn chính là động cơ vô hình giúp cả đội vận hành trơn tru.

Ở chương trước chúng ta đã nói về cách dùng DingTalk phiên bản web để "tranh luận hùng biện", bây giờ đến lượt tài liệu của bạn được tỏa sáng! Đừng để đồng nghiệp gửi qua gửi lại những file có tên kiểu như "bản cuối cùng_v3_thật sự cuối cùng_final.docx" khiến bạn nghi ngờ nhân sinh. Chức năng quản lý tài liệu của DingTalk phiên bản web giống như một quản gia kỹ thuật số thông minh, luôn sẵn sàng 24/7.

Tải tài liệu lên? Kéo thả là xong, đơn giản như ném tất vào máy giặt. Tải xuống? Một cú nhấp chuột, nhanh hơn cả thời gian pha một ly sữa đậu đỏ. Điểm then chốt là "Đinh Bàn" — đây không phải ổ cứng do DingTalk sản xuất, mà là căn cứ dữ liệu đám mây của bạn, tự động đồng bộ trên mọi thiết bị, không còn sợ laptop ở nhà và máy tính văn phòng "mất liên lạc".

Muốn chia sẻ tài liệu? Sao chép liên kết dán đi, đồng nghiệp nhận ngay lập tức, đồng thời bạn có thể thiết lập quyền truy cập: ai được xem, ai được chỉnh sửa, rõ ràng minh bạch. Không muốn sếp thấy bản nháp đề xuất bạn âm thầm sửa đổi? Đặt thành "chỉ mình tôi chỉnh sửa" là an tâm tuyệt đối. Muốn tìm tài liệu? Gõ từ khóa vào ô tìm kiếm, chính xác hơn cả việc tìm miếng bánh quy cuối cùng trong phòng ăn.

Mẹo nhỏ: biết cách phân loại thư mục và đặt tên theo quy tắc, kho tài liệu của bạn sẽ được nâng cấp từ "kho chứa" thành "cửa hàng flagship cao cấp". Chương tiếp theo, chúng ta sẽ họp — kiểu họp kết nối toàn đội, chia sẻ màn hình, đã sẵn sàng để trở thành MVP trong cuộc họp chưa?

Họp và cộng tác: Giới thiệu chi tiết cách sử dụng DingTalk phiên bản web để tổ chức họp video và cộng tác nhóm

Họp hành không còn đồng nghĩa với "ngồi tù hai tiếng chỉ để nói một câu 'Tôi đồng ý'!" Với DingTalk phiên bản web, bạn có thể hóa thân thành Người Nhện trong thế giới họp — linh hoạt, nhanh nhẹn và có thể triệu tập đồng đội trong tích tắc. Đặt lịch họp? Chỉ cần vài cú nhấp, bạn đã "bắt cóc" đồng nghiệp đến một khung giờ tương lai nào đó, hệ thống tự động gửi lời mời lịch, nhắc nhở còn chu đáo hơn cả đồng hồ báo thức của bạn. Muốn họp đột xuất vì nảy ra ý tưởng? Một cú nhấn "tạo cuộc họp", 3 giây sau mọi người đều online, như thể họ đã rình sẵn sau màn hình chờ bạn gọi tên.

Chức năng chia sẻ màn hình còn là vũ khí thần thánh — không còn phải nghe người khác đọc PowerPoint như tụng kinh. Bạn có thể chia sẻ trực tiếp màn hình desktop, trình duyệt hoặc một ứng dụng riêng biệt, kết hợp với thuyết trình bằng giọng nói, để ý tưởng bay xa. Tiết lộ nhỏ: nhấn tổ hợp phím Alt+Shift+S để chụp ảnh và ghi chú nhanh, vừa chia sẻ vừa đánh dấu trọng tâm, đúng là áo giáp Người Sắt giữa cuộc họp.

Sợ bỏ sót nội dung quan trọng? Bật tính năng ghi hình cuộc họp, mọi âm thanh và hình ảnh sẽ tự động lưu vào Đinh Bàn, sau đó bạn vẫn có thể tìm kiếm từ khóa để phát lại. Kết hợp với kỹ năng chia sẻ tài liệu đã học, gửi tài liệu trước cuộc họp, ghi chú trong lúc họp, lưu trữ sau cuộc họp — quy trình trơn tru như chuyến tàu MTR giờ cao điểm (nhưng không phải chen chúc).

Hãy nhớ thiết lập mật khẩu cuộc họp và phòng chờ, ngăn chặn sự xuất hiện của khách không mời — vì chúng ta cần cộng tác, chứ không cần tiệc bất ngờ.

Sau cuộc họp, đống tài liệu chất như núi, quy trình phê duyệt dài như marathon? Đừng lo, chức năng tự động hóa quy trình làm việc của DingTalk phiên bản web chính là bộ áo giáp Người Sắt trước bàn làm việc của bạn!

Trước hết, quy trình phê duyệt không còn là lý thuyết suông. Vào mục "Bàn làm việc", chọn "Phê duyệt thông minh", bạn có thể tự thiết lập các quy trình như xin nghỉ, hoàn trả chi phí, đi công tác... Ví dụ, tạo một mẫu "Xin nghỉ phép năm": chọn mẫu biểu mẫu, thiết lập người phê duyệt (thường là quản lý + nhân sự), thêm điều kiện — nếu nghỉ quá 3 ngày cần cấp quản lý thứ hai duyệt. Xong! Từ nay, nhân viên chỉ cần nhấn gửi, hệ thống tự động chuyển đơn, không còn phải chạy theo sếp để xin đóng dấu.

Còn có biểu mẫu thông minh, có thể tự động hiển thị câu hỏi tùy theo nội dung điền. Ví dụ khi xin nghỉ ốm, hệ thống tự động hiện tùy chọn "Có cung cấp giấy chứng nhận bác sĩ không?", loại bỏ các trường không cần thiết, giúp biểu mẫu gọn gàng như mặt bàn của bạn (ờ, mặt bàn à?)

Và còn vũ khí bí mật — Robot! Thêm "Trợ lý phê duyệt" vào nhóm, nó sẽ thông báo ngay ai đã gửi đơn, ai chưa xử lý. Thậm chí có thể thiết lập "trước giờ tan ca 1 giờ, nhắc nhở tất cả các yêu cầu phê duyệt đang chờ", giúp sếp không còn là "hiệp sĩ trì hoãn".

Một ví dụ thực tế: Tiểu Mỹ ở phòng Marketing dùng robot tự động thu thập KPI hàng tuần, dữ liệu tự động tạo biểu đồ và gửi vào nhóm, sếp cười nói: "Hiệu suất thế này, tôi còn muốn tự động hóa luôn cả tăng lương!"

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!