Hướng dẫn đăng ký hộp thư doanh nghiệp Hong Kong trên DingTalk

Tại sao toàn Hồng Kông sếp nào cũng thích DingTalk? Không phải vì logo của nó giống hột đinh, mà là vì nó thực sự “đính” chắc, “đính” vững! Doanh nghiệp Hồng Kông dùng hòm thư doanh nghiệp DingTalk giống như uống viên an thần — dữ liệu được mã hóa tới mức mẹ bạn cũng không hiểu nổi, truyền tải đầu cuối còn nghiêm ngặt hơn cả an ninh ngân hàng. Máy chủ ổn định đến mức dù bão giông, mất điện, nó vẫn hoạt động bình thường, không cần suốt ngày lo sợ “không nhận được email, không mở được cuộc họp”.

Hơn nữa, DingTalk không chỉ đơn giản là gửi và nhận thư. Nó tích hợp luôn hòm thư, tin nhắn tức thì, họp video, ổ cứng đám mây và phê duyệt hành chính (OA) vào một thể thống nhất, loại bỏ phiền toái khi phải nhảy qua nhảy lại giữa cả đống ứng dụng. Có nhân viên mới vào công ty? Một cú nhấp chuột là xong tài khoản. Cần họp? Một lần click là kéo người vào họp... à không, vào họp DingTalk! Thao tác trực quan tới mức bộ phận IT cũng có thể tan ca sớm đi uống trà.

Hiện nay, hơn một nửa các công ty niêm yết tại Trung Quốc đang dùng DingTalk, các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hồng Kông cũng đua nhau “quy phục”. Vì sao? Bởi khách hàng, nhà cung cấp, đối tác làm ăn suốt ngày mở DingTalk, nếu bạn không dùng thì chẳng khác nào đóng cửa từ chối mọi người. Thay vì mỗi ngày bị kẹt giữa WhatsApp và email đến hoa mắt, chi bằng thống nhất thiên hạ, dùng DingTalk làm trung tâm văn phòng kỹ thuật số của bạn. Bước tiếp theo, hãy chuẩn bị những tài liệu cần thiết để đăng ký — đừng nghĩ là có thể điền biểu mẫu ngẫu hứng, nếu không rất dễ bị hệ thống “đính” chặt hỏi tới nghi ngờ cuộc đời!

Công việc chuẩn bị: Thu thập thông tin cần thiết

Muốn biến DingTalk thành vũ khí siêu cấp cho văn phòng, bước đầu tiên không phải là nhấn nút đăng ký lia lịa, mà là phải như thám tử thu thập đầy đủ “bằng chứng” — tức là hồ sơ doanh nghiệp! Trước hết, tên công ty đầy đủ phải giống hệt với giấy phép đăng ký kinh doanh, sai một chữ thôi cũng có thể khiến hệ thống coi bạn là “doanh nghiệp giả mạo” và từ chối thẳng tay. Tiếp theo là số điện thoại và địa chỉ liên lạc, đừng điền số điện thoại cá nhân của sếp nhé, nếu dịch vụ chăm sóc khách hàng gọi giữa đêm để xác minh mã, sếp có thể sẽ muốn “đính” bạn lên tường mất.

Quan trọng nhất chính là miền công ty, ví dụ như yourcompany.com.hk. Đây không chỉ là vấn đề thể diện, mà còn là nền tảng cho định dạng hòm thư — không có nó, bạn chỉ có thể dùng hòm thư “lưu động” với đuôi @dingtalk.com, nghe cứ như phát tờ rơi ngoài đường, thật mất mặt! Hãy đảm bảo bạn có quyền quản lý miền này, nếu không về sau khi liên kết sẽ như con diều đứt dây, bay đi đâu không biết. Cuối cùng, chỉ định một quản trị viên doanh nghiệp, người này cần có thời gian, kiên nhẫn, tốt nhất là hiểu chút ít về IT, nếu không sau này đặt lại mật khẩu, thêm bớt nhân viên, anh ta có thể còn bận hơn cả sếp.

Những dữ liệu này tuy lặt vặt, nhưng giống như xây nhà phải đổ móng, thiếu một viên gạch thôi, cả tòa lâu đài DingTalk của bạn cũng có thể sụp đổ ngay trước mắt!

Đã sẵn sàng bứt phá chưa? Trước đó chúng ta đã chuẩn bị đầy đủ các “vé vào cổng” như tên công ty, thông tin liên hệ, tên miền… giờ là lúc chính thức bước vào trang quản trị DingTalk, khởi động hành trình đăng ký hòm thư doanh nghiệp! Đừng lo lắng, việc này đơn giản như mở cửa văn phòng công ty vậy. Trước hết, mở trình duyệt và nhập vào oa.dingtalk.com — đây là cổng vào chính thức của trang quản trị DingTalk, hãy ghi nhớ địa chỉ này, bạn sẽ thường xuyên quay lại đây.

Sau đó, dùng tài khoản quản trị viên chính để đăng nhập — chính là tài khoản "siêu anh hùng" mà bạn đã thiết lập ở bước trước. Sau khi đăng nhập thành công, màn hình sẽ chuyển sang trang chủ quản trị. Đừng hoảng vì thấy quá nhiều chức năng, lần này chúng ta chỉ tập trung vào mục tiêu nhỏ “hòm thư doanh nghiệp”. Tìm xuống thanh điều hướng bên trái, nhấn vào “Danh bạ” → “Hòm thư doanh nghiệp”, hệ thống sẽ dẫn bạn đến trang thiết lập hòm thư. Nếu bạn không thấy tùy chọn này, có thể là do quyền hạn chưa đủ, hãy nhanh chóng kiểm tra xem có dùng nhầm tài khoản hay không!

Lưu ý đặc biệt: Đừng dùng ứng dụng DingTalk phiên bản cá nhân để thao tác, rất nhiều tính năng bị ẩn trên App, chỉ có ở trang quản trị web mới thấy được! Giống như đi ngân hàng làm thủ tục, đi dép lê thì không vào được phòng VIP. Chọn đúng công cụ mới đạt hiệu quả cao. Một khi đã đến được trang thiết lập hòm thư doanh nghiệp, chúc mừng bạn, bạn đã hoàn thành bước đầu tiên, tiếp theo chính là cuộc chiến điền biểu mẫu!

Bước 2: Điền biểu mẫu đăng ký hòm thư doanh nghiệp — bước này, đừng coi nhẹ như điền bảng mẫu hồi tiểu học rồi viết đại nhé! Hiện tại bạn đã đăng nhập thành công vào trang quản trị DingTalk và tìm thấy mục đăng ký hòm thư doanh nghiệp, bây giờ là lúc bắt tay vào điền thông tin “thật”! Trước hết, hệ thống sẽ yêu cầu bạn nhập tên công ty đầy đủ, địa chỉ đăng ký, mã số đăng ký kinh doanh (BRN). Những mục này không phải để bạn đoán mò theo trí nhớ đâu, hãy mở hồ sơ đăng ký công ty ra và chép từng chữ một. Thiếu một chữ thôi, nhân viên xét duyệt có thể coi bạn là “công ty ma” và từ chối ngay lập tức.

Kế tiếp là thông tin liên hệ quản trị viên, bao gồm họ tên, chức vụ, số điện thoại và tài khoản hòm thư doanh nghiệp (ví dụ This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.). Lưu ý đặc biệt: tài khoản hòm thư một khi đã thiết lập, sau này sửa đổi sẽ rất phiền phức, vì vậy hãy dùng tên chức danh phổ thông như “admin” hoặc “it”, tuyệt đối đừng đặt kiểu “This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.” nghe như tên nhân vật truyện tranh. Ngoài ra, khi tải lên bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh, hãy đảm bảo hình ảnh rõ nét, bốn góc đầy đủ, đừng chụp lệch xiêu vẹo như bị gió thổi bay, mờ như sương mù.

Cuối cùng nhắc một câu: tất cả thông tin sau khi gửi đi sẽ không thể tùy tiện thay đổi, đội ngũ xét duyệt của DingTalk có đôi mắt tinh tường như lửa, chỉ cần sai sót nhỏ cũng có thể khiến bạn phải làm lại từ đầu. Vì vậy, hít một hơi sâu, điền từ từ, hãy coi biểu mẫu này như “chứng minh thư doanh nghiệp” của bạn, độ chính xác và đầy đủ mới là then chốt!

Sau khi nộp xong biểu mẫu, bạn sẽ bước vào thời gian chờ đợi “xét duyệt” – như đang xem phim hồi hộp vậy! Đừng cuống cuồng refresh trang cả trăm lần, đội ngũ xét duyệt của DingTalk không phải siêu nhân, nhưng cũng chẳng phải ốc sên chậm chạp. Thông thường, thời gian xét duyệt cho doanh nghiệp Hồng Kông khoảng 1 đến 3 ngày làm việc, dĩ nhiên là với điều kiện bạn không điền tên công ty kiểu “Công ty TNHH Trương Tiểu Minh (đăng ký tại phòng khách nhà tôi)” khiến người ta nghi ngờ cả nhân sinh quan.

Trong thời gian xét duyệt, hệ thống DingTalk sẽ tự động so sánh thông tin doanh nghiệp bạn điền với hồ sơ đăng ký chính thức, đặc biệt là mã số đăng ký kinh doanh và tên công ty đầy đủ. Nếu thông tin khớp nhau, chúc mừng bạn, khả năng xét duyệt thành công lên tới 99,9% — 0,1% còn lại có lẽ là do hệ thống bất chợt muốn nghỉ phép. Bạn có thể nhận thông báo kết quả xét duyệt từ DingTalk qua số điện thoại hoặc hòm thư doanh nghiệp đã liên kết lúc đăng ký. Thay vì liên tục kiểm tra thư, hãy đặt một lời nhắc, rồi thưởng cho mình ly sữa trà vớ vẩn (silk stocking milk tea) và thư giãn chút đi.

Một khi nhìn thấy bốn chữ “Xét duyệt thành công”, đừng chỉ cười ng傻, hãy nhanh tay đăng nhập vào trang quản trị DingTalk! Việc cuối cùng bạn cần làm lúc này là kích hoạt tên miền hòm thư doanh nghiệp và thiết lập quyền quản trị viên. Nhớ cấu hình đúng bản ghi MX trỏ tới địa chỉ máy chủ mà DingTalk cung cấp, nếu không email sẽ như chú chó lạc đường, đi rồi không bao giờ trở về. Sau khi hoàn tất các thiết lập này, hòm thư doanh nghiệp của bạn mới chính thức đi vào hoạt động, bắt đầu chế độ làm việc hiệu quả!

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we're ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!