Làm thế nào để hoàn thành xuất sắc phân tích dữ liệu bằng AI? | Khóa học bắt buộc về văn phòng AI 02

Ba bước hoàn thành toàn bộ quy trình phân tích dữ liệu

Khi tiến hành phân tích dữ liệu, có ba điều khiến người ta đau đầu nhất: dữ liệu rải rác ở các bảng khác nhau, cùng một chỉ số nhưng ở những vị trí khác nhau lại không khớp số liệu, cộng thêm việc làm sạch dữ liệu còn tốn thời gian và công sức.

Tạp chí kỳ này sẽ giải thích cách sử dụng Qwen Office để thực hiện toàn bộ quy trình phân tích dữ liệu qua ba bước: từ nhập dữ liệu đa nguồn, làm sạch thông minh đến phân tích theo khung sườn, cuối cùng xuất báo cáo tương tác, bảng dữ liệu nền và tài liệu chuẩn hóa chỉ số.

01 Nhập dữ liệu cơ bản từ nhiều nguồn

Dữ liệu cho phân tích hoạt động kinh doanh thường rải rác khắp nơi: chi tiết bán hàng lưu trong Excel, dòng tiền thu hồi là dạng CSV, tăng trưởng người dùng và tồn kho cũng được lập thành bảng riêng biệt.

Bước đầu tiên, kéo tất cả các tệp này vào cửa sổ trò chuyện. Dù là chi tiết bán hàng, dòng tiền thu hồi hay bảng tồn kho, dù định dạng khác biệt thế nào cũng không thành vấn đề — Qwen Office sẽ tự động phân tích và xử lý thống nhất theo ngữ cảnh hoạt động kinh doanh của bạn.

Ngoài tệp cục bộ, dữ liệu xuất từ tài liệu DingTalk hoặc hệ thống nội bộ cũng có thể kết nối trực tiếp — vị trí lưu trữ dữ liệu không quan trọng, chỉ cần đọc được là được.

Mẫu nhắc (có thể sao chép):

Tôi đã tải lên 【tệp đính kèm】. Vui lòng trước tiên phân tích 【tệp đính kèm】, sau đó thực hiện kiểm tra chất lượng dữ liệu, lần lượt kiểm tra: ① xung đột chuẩn mực (doanh số bán hàng và dòng tiền thu hồi có thể so sánh trực tiếp không), ② độ chi tiết về thời gian (ngày/tuần/tháng/thời điểm có khớp nhau không), ③ đơn vị và định dạng, ④ trùng lặp bản ghi, ⑤ các mục cần xác nhận khác. Mỗi mục cần nêu rõ: vấn đề nằm ở đâu, ảnh hưởng đến chỉ số nào, đề xuất xử lý ra sao. Trước tiên liệt kê danh sách để tôi xác nhận, tôi sẽ duyệt từng mục, sau đó bạn mới tiến hành sửa đổi; không được tự ý thay đổi dữ liệu. Sau khi làm sạch xong, hãy tạo ra một bản "Tài liệu chuẩn hóa dữ liệu" (định nghĩa chỉ số, phương pháp tính toán, nguồn dữ liệu, thời điểm thống kê), rồi dựa trên dữ liệu sạch để tạo báo cáo phân tích hoạt động Q3: tổng doanh số, cấu trúc theo sản phẩm, phân bố kênh, nhận định xu hướng, mỗi kết luận đều phải kèm theo nguồn dữ liệu.

02 Làm sạch dữ liệu, chuẩn hóa tiêu chí phân tích

Trước khi làm sạch dữ liệu, cần để AI kiểm tra toàn diện dữ liệu nhằm tránh sai sót. Khi hợp nhất dữ liệu từ nhiều nguồn, các vấn đề về tiêu chí sẽ ngay lập tức bộc lộ:

Ví dụ: doanh số thuộc tiêu chí có thuế, trong khi dòng tiền thu hồi lại là tiêu chí dòng tiền, hai bên không thể so sánh trực tiếp; tồn kho là số liệu tại thời điểm (ví dụ ngày 30 tháng 9), còn doanh số là số liệu trong khoảng thời gian (toàn bộ quý 3), độ chi tiết về thời gian không nhất quán; chi tiết còn có bản ghi trùng lặp, định dạng đơn vị hỗn loạn.

Bước này do Qwen Office thực hiện kiểm tra toàn diện chất lượng dữ liệu, bao gồm các khía cạnh như xung đột tiêu chí, độ chi tiết thời gian, định dạng đơn vị, bản ghi trùng lặp... Mỗi vấn đề sẽ được đánh dấu rõ vị trí và phạm vi ảnh hưởng, chỉ được sửa đổi sau khi bạn xác nhận.

Sau khi làm sạch xong, hệ thống sẽ tạo ra "Tài liệu chuẩn hóa dữ liệu": làm rõ định nghĩa, phương pháp tính toán, nguồn dữ liệu và thời điểm thống kê của từng chỉ số, hình thành tài liệu chuẩn hóa có thể truy xuất nguồn gốc. Từ nay về sau, nếu có người hỏi “con số này lấy từ đâu?”, bạn chỉ cần cung cấp tài liệu này.

03 Tạo báo cáo phân tích tương tác

Khi các tiêu chí dữ liệu đã được thống nhất và nội dung đã được làm sạch, hiệu suất phân tích sẽ được nâng cao đáng kể.

Báo cáo phân tích hoạt động Q3 do Qwen Office tạo ra bao gồm các nội dung chính: tổng doanh số, tỷ lệ cấu trúc theo sản phẩm, phân bố kênh, nhận định xu hướng... Mỗi kết luận đều có nguồn dữ liệu đi kèm, chỉ cần nhấn vào là có thể truy xuất ngược về bảng dữ liệu gốc.

Nếu báo cáo chưa đạt yêu cầu, bạn có thể tiếp tục đặt câu hỏi, hệ thống sẽ đào sâu khai thác dựa trên cùng bộ dữ liệu.

Cuối cùng, báo cáo có thể được xuất thành liên kết web chỉ với một cú nhấp chuột, chia sẻ cho các thành viên trong nhóm. Không cần gửi tệp, không cần quản lý phiên bản, mở ra là nội dung mới nhất.

04 Hai kỹ thuật nâng cao

Kỹ thuật thứ nhất: Ghi nhớ dài hạn, biến quy trình phân tích thành tài sản

Toàn bộ quy trình phân tích lần này — bao gồm các bảng đã nhập, các tiêu chí đã thiết lập, cấu trúc báo cáo — đều có thể được Qwen Office ghi lại. Sang quý tiếp theo, chỉ cần thay bằng dữ liệu mới là có thể tái sử dụng toàn bộ quy trình, không cần thiết lập lại. Quy trình logic phân tích tích lũy được sẽ trở thành tài sản dữ liệu lâu dài của nhóm.

Kỹ thuật thứ hai: Bảng điều khiển định kỳ, biến phân tích một lần thành giám sát tự động

Thiết lập phân tích hoạt động kinh doanh thành nhiệm vụ định kỳ: mỗi tuần tự động lấy dữ liệu mới nhất, chạy lại phân tích và cập nhật bảng điều khiển, ngay khi phát hiện biến động bất thường sẽ gửi cảnh báo. Bạn không cần thao tác thủ công hàng tuần, chỉ cần tập trung vào chính sự thay đổi đó.

Trên đây là toàn bộ nội dung của khóa học chọn lọc AI Office kỳ 2. Kỳ tới sẽ tiếp tục khám phá thêm các kịch bản ứng dụng hiệu quả cao khác của Qwen Office.

Vui lòng theo dõi tài khoản công chúng "Qwen Office" để nhận thông báo cập nhật sớm nhất.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!