ความลับสู่การทำงานที่ง่ายขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพสองเท่าด้วยการอัตโนมัติใน DingTalk

การทำงานอัตโนมัติด้วย DingTalk คืออะไร

คุณเคยไหม ที่เริ่มต้นวันทำงานด้วยความรู้สึกอึดอัด เพราะต้องจมอยู่กับงานธุรการที่ซ้ำซากและยุ่งยาก เช่น การกรอกแบบฟอร์ม การอนุมัติเอกสาร การส่งต่อไฟล์ต่างๆ เหมือนเล่นเกม “ทетрис สำนักงาน” ที่บล็อกต่างๆ ตกลงมาไม่หยุด ไม่มีวันจบสิ้น อย่ากังวล นี่คือช่วงเวลาที่ การทำงานอัตโนมัติด้วย DingTalk จะเข้ามาช่วยคุณ — มันอาจไม่ใช่เวทมนตร์ แต่ผลลัพธ์ที่ได้ก็เหมือนกับได้ใช้ “คำสาปหยุดเวลา” เลยทีเดียว พูดง่ายๆ ก็คือ การทำงานอัตโนมัติด้วย DingTalk คือการให้เครื่องจักรมาทำงานแทนคุณ เพียงแค่คุณตั้งกฎครั้งเดียว ขั้นตอนต่างๆ ก็จะดำเนินไปโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องคลิกซ้ำๆ อีกต่อไป ตัวอย่างเช่น เมื่อพนักงานส่งคำขอลา พนักงานระบบจะส่งต่อคำขอนั้นให้ผู้จัดการที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติตามตำแหน่งและจำนวนวัน จากนั้นเมื่ออนุมัติแล้ว ระบบจะซิงค์ข้อมูลเข้าสู่ระบบบันทึกเวลาทำงานโดยอัตโนมัติ แม้กระทั่งข้อมูลการสแกนนิ้วของพนักงานก็จะอัปเดตให้ทันที สิ่งนี้เกิดขึ้นได้ด้วย “อาวุธลับสามชิ้น” ได้แก่ เครื่องมือประมวลผลขั้นตอนอัตโนมัติ แบบฟอร์มอัจฉริยะ และ บอท (Bot) โดยแบบฟอร์มอัจฉริยะสามารถคำนวณและตรวจสอบข้อมูลได้อัตโนมัติ ช่วยลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ ขณะที่บอทก็เหมือนผู้ช่วยส่วนตัวในสำนักงาน ทั้งเตือนความจำ ตอบกลับข้อความอัตโนมัติ ได้อย่างครบถ้วน ที่เจ๋งกว่านั้นคือ ฟีเจอร์เหล่านี้สามารถเชื่อมต่อกันได้ สร้าง “สายการผลิตแบบไม่ต้องมีคนดูแล” ลองนึกภาพดูว่า ตั้งแต่ขั้นตอนการเบิกค่าใช้จ่าย จนถึงการตรวจสอบบัญชี ทุกอย่างดำเนินไปโดยไม่ต้องมีมนุษย์เข้ามาเกี่ยวข้องเลย — นี่ไม่ใช่เรื่องในอนาคต แต่คือชีวิตการทำงานที่คุณสามารถมีได้ตั้งแต่วันพรุ่งนี้

การตั้งค่าพื้นฐานของระบบการทำงานอัตโนมัติด้วย DingTalk

พอเข้าใจว่าการทำงานอัตโนมัติด้วย DingTalk คืออะไรแล้ว คุณคงตื่นเต้นและอยากลองใช้งานทันที อย่าเพิ่งรีบร้อนคลิกไปมาแบบไม่มีทิศทาง มิฉะนั้นคุณอาจหลงทางจนหา “บริษัทของตัวเอง” ไม่เจอ! หากต้องการให้ระบบอัตโนมัติทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งแรกที่ต้องทำคือวางรากฐานให้แข็งแรง — หรือก็คือ การตั้งค่าพื้นฐาน

เริ่มต้นด้วยการเปิดแอปพลิเคชัน DingTalk และเข้าสู่หน้าหลังบ้าน (Backend) เพื่อสร้างโครงสร้างองค์กรของคุณ อย่ามองข้ามขั้นตอนนี้ เพราะมันเหมือนกับการวางผังบ้าน หากจัดแบ่งแผนกต่างๆ อย่างชัดเจน ขั้นตอนการทำงานในอนาคตจะไม่สับสนวุ่นวาย คุณสามารถแบ่งตามแผนก โครงการ หรือระดับตำแหน่งงาน รวมถึงสร้างทีมเสมือน (Virtual Team) ได้ตามต้องการ ยืดหยุ่นเหมือนยางเส้นใหญ่! จากนั้น เพิ่มเพื่อนร่วมงานเข้ามาทีละคน หรือใช้การนำเข้าแบบกลุ่มผ่านหมายเลขโทรศัพท์หรืออีเมล ไม่ต้องตะโกนถามเพื่อนว่า “เฮ้ แอดฉันใน DingTalk หน่อย” อีกต่อไป

การตั้งสิทธิ์การใช้งานคือหัวใจสำคัญ! ใครมีสิทธิ์อนุมัติ? ใครสามารถดูได้แต่แก้ไขไม่ได้? อย่าให้เสี่ยวหวังเผลอลบรายงานประจำปีของบอสโดยไม่ตั้งใจ ควรกำหนดสิทธิ์ของแต่ละบทบาทอย่างละเอียด เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ “ทุกคนเป็นผู้ดูแลระบบ” ที่อาจกลายเป็นหายนะ ในที่สุด ลองทำสิ่งที่ซับซ้อนขึ้นมาหน่อย — การตั้งกฎอัตโนมัติ เช่น ตั้งค่า “เตือนทุกแผนกให้ประชุมเวลา 09.00 น. ทุกวัน” หรือ “เมื่อส่งใบเบิกเงินที่มีมูลค่าเกิน 5,000 หยวน ให้ส่งต่อไปยังผู้จัดการฝ่ายการเงินโดยอัตโนมัติ” นี่คือพลังของ “การกระตุ้นตามเงื่อนไข” และ “งานตามกำหนดเวลา” หากตั้งกฎได้ดี คุณจะเลิกงานได้เร็วขึ้นแน่นอน!

การสื่อสารและการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

ในสำนักงาน สิ่งที่น่ากลัวที่สุดไม่ใช่งานที่มาก แต่คือข้อความที่พุ่งเข้ามาเหมือนหิมะโปรยปราย แต่คุณไม่รู้ว่าใครตอบแล้ว ใครยังไม่ตอบ หรือใครลบข้อความสำคัญไปโดยไม่ตั้งใจ ในจุดนี้ ฟีเจอร์การสื่อสารและการทำงานร่วมกันของ DingTalk จะทำหน้าที่เหมือนเลขาส่วนตัวของคุณ จัดการการสื่อสารที่ยุ่งเหยิงให้เป็นระเบียบเรียบร้อย ลองนึกภาพดูว่า ในกลุ่มโปรเจกต์ที่ทุกคนพูดพร้อมกัน คุณส่งข้อความแจ้งด่วนออกไป แต่ข้อความนั้นกลับจมหายไปเหมือนก้อนหินที่ตกสู่ก้นทะเล อย่ากังวล แค่ Ding เดียว ก็สามารถส่งการแจ้งเตือนแบบบังคับไปยังทุกคนในกลุ่ม แรงกว่าการส่งอั่งเปาอีก! ฟีเจอร์ Ding รองรับการแจ้งเตือนผ่านข้อความ เสียง หรือแม้แต่การโทร รับรองว่าสมาชิกในทีม “จะไม่สามารถมองข้ามได้” นอกจากนี้ ยังเห็นได้ชัดเจนว่าใครอ่านแล้วและใครยังไม่อ่าน ไม่ต้องวิ่งไล่ถามเพื่อนร่วมงานอีกต่อไปว่า “คุณเห็นข้อความฉันหรือยัง?” การแชทในกลุ่มไม่ได้มีแค่การพูดคุยเท่านั้น ยังสามารถ แชร์ไฟล์และร่วมกันแก้ไขเอกสาร ได้โดยตรง โดยเวอร์ชันล่าสุดจะซิงค์อัตโนมัติ ไม่ต้องทนรับไฟล์ที่ชื่อแปลกๆ เช่น “เวอร์ชันล่าสุด_v3_ฉบับสุดท้าย_จริงๆ แล้วล่ะ” อีกต่อไป การประชุมก็ไม่จำเป็นต้องมานั่งเบียดกันในห้องประชุมเล็กๆ อีกต่อไป เพียงกดเปิด การประชุมผ่านวิดีโอ เพียงครั้งเดียว รองรับการเชื่อมต่อได้สูงสุดร้อยคน พร้อมฟีเจอร์แชร์หน้าจอและการจดบันทึกแบบเรียลไทม์ ทำให้การทำงานร่วมกันจากระยะไกลมีประสิทธิภาพกว่าการประชุมแบบตัวต่อตัวอีก ที่เจ๋งกว่านั้นคือ ประวัติการสื่อสารและไฟล์ต่างๆ จะถูกจัดเก็บอัตโนมัติ เมื่อรวมกับกฎการทำงานอัตโนมัติที่ตั้งไว้ในบทก่อนหน้า ข้อความสำคัญยังสามารถแปลงเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำ (To-Do List) ได้โดยอัตโนมัติ ทำให้เกิดสถานการณ์ “สื่อสารเสร็จ งานก็ตามมาทันที”

แบบฟอร์มอัจฉริยะและการจัดการข้อมูล

คุณจัดการเรื่องการสื่อสารและการทำงานร่วมกันได้เรียบร้อยแล้ว กลุ่มแชทไม่ระเบิดอีกต่อไป และการใช้ฟีเจอร์ Ding ก็ลื่นไหลเหมือนส่งข้อความทั่วไป ตอนนี้ถึงเวลาให้ข้อมูลต่างๆ อยู่ในความควบคุมแล้ว! อย่าให้ไฟล์ Excel วิ่งไล่ตามคุณอีกต่อไป มันถึงเวลาที่ต้องใช้ “แบบฟอร์มอัจฉริยะ” ของ DingTalk ซึ่งเป็นไพ่เด็ดของคุณ อย่าเพิ่งตกใจกับชื่อ เพราะมันไม่ใช่แค่การกรอกชื่อและเบอร์โทรศัพท์เท่านั้น — มันสามารถคำนวณผลรวมอัตโนมัติ เปลี่ยนคำถามตามเงื่อนไข หรือแม้แต่จัดสรรงานโดยอัตโนมัติตามข้อมูลที่คุณกรอก!

ต้องการเก็บข้อมูลสุขภาพพนักงานใช่ไหม? สร้างแบบฟอร์ม ตั้งตัวเลือก แล้วผูกเข้ากับระบบบันทึกเวลาทำงาน ข้อมูลที่ผิดปกติจะถูกเน้นด้วยสีแดงและแจ้งเตือนผู้จัดการโดยอัตโนมัติ ต้องการเก็บข้อมูลความต้องการสำหรับโปรเจกต์ใหม่? เพิ่มช่อง “เลือกแผนก” ระบบหลังบ้านจะจัดสรรงานให้ผู้รับผิดชอบที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องส่งต่อเองอีกต่อไป ที่เจ๋งกว่านั้นคือ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกรวบรวมเป็นกราฟและแผนภูมิโดยอัตโนมัติ และทุกเช้าเวลา 08.00 น. ระบบจะสร้างรายงานส่งไปยังกลุ่มผู้บริหารผ่าน Ding Mail บอสยังไม่ทันชงกาแฟเสร็จ ข้อมูลก็อยู่ตรงหน้าแล้ว

สิ่งที่เจ๋งที่สุดคือ “ขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติ” — เมื่อส่งแบบฟอร์มแล้ว ระบบจะเริ่มกระบวนการอนุมัติ แจ้งเตือน จัดเก็บข้อมูล และซิงค์เข้ากับระบบ CRM ได้ในครั้งเดียว คุณแค่นั่งดื่มกาแฟ ปล่อยให้ DingTalk ทำงานแทนคุณ จากการจัดการด้วยมือ กลายเป็นการสรุปผลในไม่กี่วินาที นี่ไม่ใช่แค่การอัปเกรด แต่คือการพุ่งทะยานขึ้นไป!

ตัวอย่างการใช้งานจริง

เมื่อพูดถึงการทำงานอัตโนมัติด้วย DingTalk การรู้แค่การสร้างแบบฟอร์มอัจฉริยะก็ยังไม่พอ ผู้เชี่ยวชาญที่แท้จริงจะแสดงฝีมือใน “สนามรบจริง”! อย่าคิดว่าการทำงานอัตโนมัติเป็นสิทธิพิเศษของแผนกไอทีเท่านั้น เพราะจริงๆ แล้ว ตั้งแต่ธุรกิจร้านอาหาร โรงงานผลิต ไปจนถึงบริษัทขนาดเล็กและองค์กรขนาดใหญ่ ต่างก็แอบใช้ DingTalk เพื่อ “ขี้เกียจ” — ไม่ใช่ หมายถึง “เพิ่มประสิทธิภาพ”!

ยกตัวอย่างเช่น ร้านกาแฟเครือข่ายแห่งหนึ่งใช้ DingTalk สร้าง “ระบบตรวจสอบสาขา” หลังจากผู้จัดการสาขากรอกแบบฟอร์มการตรวจสอบผ่านมือถือ ระบบจะสร้างงานแก้ไขให้พนักงานที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ และตั้งการแจ้งเตือนนับถอยหลัง 48 ชั่วโมง ที่เจ๋งกว่านั้นคือ หากงานไม่ได้รับการดำเนินการภายในเวลาที่กำหนด ระบบจะส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้จัดการภูมิภาคโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้บริหารไม่ต้องวิ่งไล่ตามพนักงานอีกต่อไป ผลลัพธ์? อัตราการตรวจสอบครบถ้วนเพิ่มขึ้นจาก 60% เป็น 98% บอสหัวเราะจนปิดปากไม่ลง

อีกหนึ่งโรงงานก็เจ๋งไม่แพ้กัน พวกเขาโยนกระบวนการแจ้งซ่อมอุปกรณ์ขึ้นมาใช้บน DingTalk เพียงแค่คนงานสแกน QR Code บนเครื่องจักร ระบบจะสร้างใบแจ้งซ่อมและจัดสรรให้ช่างเทคนิคที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ระบบยังใช้ข้อมูลในอดีตเพื่อทำนายความเสียหายที่มักเกิดขึ้น และส่งเตือนการบำรุงรักษาล่วงหน้า หลังจากสามเดือน เวลาที่เครื่องจักรหยุดทำงานลดลง 40% ผู้จัดการโรงงานพูดว่า “นี่ไม่ใช่แค่การประหยัดเงิน แต่คือการชิงเวลากลับคืนมา!”

กุญแจสำคัญของกรณีศึกษานี้ ไม่ใช่เพราะฟีเจอร์ที่อลังการ แต่คือ “การปรับปรุงขั้นตอนการทำงานใหม่ทั้งหมด” — การรวมกิจกรรมที่เคยกระจัดกระจายอยู่ใน WeChat กระดาษ หรืออีเมล ให้มาอยู่ในกระบวนการอัตโนมัติของ DingTalk คุณไม่จำเป็นต้องเขียนโค้ด เพียงแค่รู้วิธีกำหนดเงื่อนไขการกระตุ้นและตั้งการกระทำที่ต้องทำ ก็สามารถให้ DingTalk ทำงานเป็นผู้ช่วยตลอด 24 ชั่วโมงได้แล้ว

เป็นผู้ให้บริการอย่างเป็นทางการของ DingTalk ในฮ่องกง ที่ให้บริการโซลูชัน DingTalk แก่ลูกค้าทั่วไป หากคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งานแพลตฟอร์ม DingTalk สามารถติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าออนไลน์ของเราได้โดยตรง หรือโทรติดต่อเราที่ หรือส่งอีเมลมาที่ This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. เรามีทีมพัฒนาและทีมดูแลระบบคุณภาพสูง พร้อมประสบการณ์การให้บริการในตลาดที่หลากหลาย สามารถให้บริการและโซลูชัน DingTalk ที่มีความเป็นมืออาชีพแก่คุณได้!