6 ฟีเจอร์ซ่อนเร้นสุดปังของ DingTalk ที่คุณอาจไม่เคยรู้มาก่อน!

ทุกวันนี้ใช้ DingTalk กันอยู่แล้ว แต่คุณอาจไม่รู้ว่ามันยังมีฟีเจอร์ลับอีกเพียบ จริงๆ แล้วเครื่องมือเสริมประสิทธิภาพการทำงานไม่จำเป็นต้องมีเยอะ แค่ใช้ DingTalk ตัวเดียวก็เพียงพอ บทความนี้เราขอแนะนำ 6 วิธีการใช้งาน DingTalk ที่มีประสิทธิภาพเกินคาด อาจเป็นฟีเจอร์ที่คุณยังไม่เคยใช้ สิ่งที่ได้มานั้นคือ "เวลา" และคุณสามารถนำเวลานั้นไป "ลับคม" ผลงาน หรือแม้กระทั่งพักผ่อนก็ย่อมได้!

ทุกวันนี้ใช้ DingTalk

กันอยู่แล้ว แต่คุณอาจไม่รู้ว่ามันยังมีฟีเจอร์ลับอีกเพียบ

จริงๆ แล้วเครื่องมือเสริมประสิทธิภาพการทำงานไม่จำเป็นต้องมีเยอะ แค่ใช้ DingTalk ตัวเดียวก็เพียงพอ

บทความนี้เราขอแนะนำ 6 วิธีการใช้งาน DingTalk ที่มีประสิทธิภาพเกินคาด

อาจเป็นฟีเจอร์ที่คุณยังไม่เคยใช้

สิ่งที่ได้มานั้นคือ "เวลา" และคุณสามารถนำเวลานั้นไป "ลับคม" ผลงาน หรือแม้กระทั่งพักผ่อนก็ย่อมได้!

แก้ไขข้อความอีกครั้ง

แก้ไขข้อผิดพลาดของข้อความก่อนจะส่งใหม่ ใช้งานคล่องตัวยิ่งขึ้น

ในอดีต เมื่อเราพบว่าข้อความที่ส่งผ่าน DingTalk มีคำสะกดผิด จะต้องกดดึงข้อความกลับแล้วส่งใหม่ แต่เมื่อทำแบบนั้น ผู้รับจะมองเห็นการแจ้งเตือนว่า "คุณได้ถอนข้อความหนึ่งข้อความ"

เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่อึดอัดนี้ คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ "แก้ไขข้อความใหม่"

ข้อความที่คุณส่งไปแล้วเกิดพบว่าข้อความนั้นมีคำสะกดผิดหรือการใช้คำไม่เหมาะสม โดยจะไม่จำเป็นต้องถอนและส่งใหม่ คุณสามารถกดที่ฟีเจอร์ "แก้ไขใหม่" แล้วส่งซ้ำได้เลย การทำแบบนี้นั้นสะดวกกว่าเดิมมาก

ที่สำคัญ ข้อความที่แก้ไขแล้วจะแสดงให้เห็นแบบเรียบง่ายขึ้น โดยจะมีการบ่งบอกอยู่มุมซ้ายล่างของข้อความนั้นว่า "แก้ไขแล้ว"

เมื่อคุณใช้เครื่องมือนี้ได้อย่างถูกต้อง จะทำให้คุณมั่นใจมากขึ้นในเรื่องการสื่อสาร

AI แปลงข้อความในรูปภาพ

ไฮไลต์แล้วแคปหน้าจอ เปิดใช้งานประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น 10 เท่าในเพียง 1 วินาที

ในการใช้งานประจำวัน คุณอาจเคยประสบปัญหาเหล่านี้มามากมาย:

● ข้อมูลที่บอสส่งมาเป็นรูปภาพหรือไฟล์ PDF อยากเอามาใช้ แต่ต้องพิมพ์ทีละประโยคก็ใช้เวลานาน;

● พบเห็นเนื้อหาที่ดีบนเว็บไซต์หนึ่ง อยากเซฟไว้ใช้ แต่ไม่มีปุ่มลัดสำหรับก๊อปปี้;

● ในกรณีที่ต้องกรอกข้อมูลในแบบฟอร์ม จะต้องถ่ายโอนข้อมูลจากเอกสารรูปภาพหรือแคปหน้าจอ ทำด้วยวิธี manual ก็เสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาด

คุณจะเลือกพิมพ์ทีละบรรทัด หรือแคปหน้าจอแล้วใช้โปรแกรม OCR ภายนอกอื่นเพื่ออัปโหลด เก็บข้อความที่แปลงแล้วมาใช้?

ลองใช้ฟีเจอร์ "แปลงข้อความ" ของ DingTalk สิ มันรองรับรูปแบบทั้งไฟล์รูปภาพ เว็บเพจ ตารางข้อมูล และ PDF โดยแค่คุณทำการแคปหน้าจอแล้วลากวงรอบบริเวณที่ต้องการทำ OCR ก็สามารถแปลงเป็นข้อความที่สามารถแก้ไขหรือคัดลอกได้ทันที

ที่สำคัญยิ่งไปกว่านั้น คุณไม่จำเป็นต้องเปิดแอป DingTalk ก่อน การใช้งานฟีเจอร์นี้เพียงกดปุ่มลัด "Shift + Command + A" (สำหรับเครื่อง Mac) หรือ "Ctrl + Command + A" (สำหรับเครื่อง Windows) ก็เรียกใช้งานได้ทันที สะดวกสุดๆ!

ตั้งเวลาดำเนินการต่อภายหลัง

งานสำคัญแต่ไม่ด่วน ค่อยทำทีหลัง จัดการเวลาให้เป็นมืออาชีพ

ในการทำงานย่อมต้องมี "งานที่ต้องจัดการ"

บางครั้งเราอยากมีสมาธิต่อหนึ่งเรื่องและไม่อยากให้ถูกรบกวน แต่ถ้าไม่ตอบกลับทันที อาจลืมไปว่าต้องกลับมาทำต่อในภายหลัง เรายังมีวิธีที่จะไม่ต้องสร้างงานใหม่โดยต้องคลิกหลายขั้นตอนมั้ย? จริงๆ แล้ว แหล่งที่มาความรบกวนหลายอย่างของพนักงานทั่วไป คือข้อความแชทต่างๆ ที่เข้ามา การจะบอกใบ้ถึงเรื่องสำคัญที่ยังไม่ด่วน หรือการตอบกลับที่สามารถดำเนินต่อได้ภายหลัง คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ "งานต้องดำเนินการภายหลัง"

คลิกขวาที่ข้อความนั้น เลือก "จัดการภายหลัง" จะมีการจัดหมวดหมู่เป็นงานทันที ปรากฏให้เห็นทั้งในหน้ารายการงานที่ต้องจัดการและการแสดงแถบลอยด้านบน

ยุคปัจจุบันข้อมูลไหลบ่ามามากมาย ความสนใจของเราก็ถูกแบ่งแยกไปโดยไม่รู้ตัว "การต้อนรับจัดการภายหลัง" เป็นฟีเจอร์ที่ใช้งานง่าย ช่วยให้คุณโฟกัสเรื่องหลัก ลดการรบกวน และจัดสรรเวลาได้อย่างเหมาะสมยิ่งขึ้น

โหมดนำเสนอเอกสาร

ใช้กรรไกร "ตัด" เฉพาะจุด แปลงเป็น PPT ในพริบตา

หลายบริษัทเมื่อเลิกใช้ PowerPoint ก็เริ่มใช้เอกสารออนไลน์ในการประชุมแทน แต่เนื่องจากรูปแบบการจัดวางไม่เหมาะต่อการพูดนำเสนอนั้น มักเกิดปัญหาว่า คุณยังพูดถึงหัวข้อนั้นอยู่ แต่คนฟังกลับเลื่อนไปอ่านหัวข้ออื่นแล้ว

จะมีวิธีไหนบ้างไหมที่จะแสดงไฮไลต์ได้อย่างชัดเจน ไม่ลดทอนประสบการณ์การอ่าน และใช้งานง่าย?

โหมด "นำเสนอเอกสาร" ของ DingTalk ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อแก้ปัญหานี้โดยเฉพาะ

ขั้นแรก ระบบจะแบ่งหน้าให้คุณโดยอัตโนมัติตามโครงสร้างของเอกสารที่คุณมีอยู่ หากคุณต้องการกำหนดหัวข้อให้เน้นชัดเจนยิ่งขึ้น คุณก็สามารถ "แก้ไขการนำเสนอ" ได้เอง โดยคลิก "กรรไกร" ตรงหน้าต่างตัวอย่าง

บันทึกประวัติในการแก้ไขเอกสาร

กระบวนการร่วมมือกันมองเห็นได้อย่างชัดเจน ย้อนดูเวอร์ชันเก่าเพียงคลิกเดียว

คุณอาจพบกับสถานการณ์ดังต่อไปนี้ก่อนหน้านี้:

● หลายผู้ใช้งานร่วมมือกันแก้ไขเอกสารชุดเดียวกัน และมักแยกไม่ออกว่าผู้ใช้แต่ละคนเป็นใคร และแก้ไขหัวข้ออะไรไว้

● อยากค้นหาเนื้อหาเวอร์ชันก่อนหน้าที่เคยแก้ไข แต่เนื้อหาปัจจุบันได้รับการแก้ไขซ้ำหลายครั้งแล้ว

DingTalk Document มีฟีเจอร์ย้อนคืนเวอร์ชันกู้พาร์ทที่ต้องการกลับมา และยังสามารถเห็นบันทึกการปรับแต่งของเพื่อนร่วมทีมได้ชัดเจน ไม่ต้องกังวลว่าเอกสารจะถูกแก้ไขจนวุ่นวาย หากมีการเพิ่มเนื้อหา ลบเนื้อหา ปรับขนาดตัวอักษร หรือเปลี่ยนรูปแบบ การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะถูกบันทึกอย่างละเอียดเพื่อติดตามได้ทันที

นอกจากนี้ คุณยังสามารถคลิกที่เนื้อหาเฉพาะเพื่อไปที่ตำแหน่งเอกสารนั้นโดยตรง โดยบริเวณที่มีการเปลี่ยนแปลงจะถูกไฮไลต์ให้เห็นชัดเจน เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของเอกสารและการร่วมมือกันแก้ไขมีความโปร่งใสและชัดเจน

ส่วนใครที่ต้องการย้อนกลับไปยังเวอร์ชันก่อนหน้า คุณสามารถกด "ย้อนคืน" เพื่อฟื้นฟูเวอร์ชันเก่าได้ทันที

แชร์เอกสารในการประชุม

ร่วมกันแก้ไขหลายผู้ใช้งาน ประสิทธิภาพการทำงานระหว่างการประชุมเพิ่มขึ้น

ทุกคนน่าจะเคยใช้งานฟังก์ชัน "แชร์หน้าจอ" ในโหมดวิดีโอการประชุมของ DingTalk แล้วคุณอาจเคยเจอสถานการณ์น่าขบขันต่อไปนี้:

● ขณะเพื่อนร่วมงานแชร์หน้าจอ ผู้เข้าร่วมการประชุมสามารถทำได้เพียงตามรับชมข้อมูลแบบ passive โดยไม่สามารถมีส่วนร่วมในการปรับแต่งเอกสารได้

● ประชุมยาวจนกระทั่งความคิดสับสน ไม่สามารถแยกจุดที่เกี่ยวข้องกับตัวเองออกได้ชัดเจน;

● เพื่อนร่วมงานแชร์เนื้อหาเอกสารหลายฉบับ หลังการประชุมต้องการกลับมาอ่านหรือแก้ไข แต่กลับหาไฟล์เหล่านั้นไม่พบ

ปัญหาทั้งหลายทำให้ประชุมซึ่งควรมีเวลาแค่ 20 นาที ดันกลายเป็นหนึ่งชั่วโมงเต็มๆ

ตอนนี้ คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ "แชร์เอกสาร" ในห้องประชุมทางวิดีโอ ได้ ฟีเจอร์นี้สามารถทำลายข้อจำกัดด้านการแบ่งปันและการร่วมมือกันได้ หลายรูปแบบไฟล์ทั้ง เอกสาร ตารางข้อมูล และไฟล์นำเสนอ สามารถใช้งานได้จากคลาวด์

สำหรับผู้พูด การใช้รูปแบบแชร์เอกสารทำให้สามารถรักษาความเป็นส่วนตัวของตัวเองได้ ลดความกังวลว่าหน้าจอของตนเองจะไม่เป็นระเบียบ หรือหน้าต่าง pop-up อาจจะเด้งขึ้นมาอย่างกะทันหัน

ส่วนผู้ร่วมประชุมสามารถเลือกตามการพูดของสปีกเกอร์ หรือเรียกดูเนื้อหาเองได้อิสระ เพื่อรับฟังรายละเอียดสำคัญอย่างตรงจุด รวมไปถึงการย้อนกลับไปดูข้อมูลย้อนหลังได้อย่างรวดเร็ว

ไม่เพียงเท่านั้น ผู้เข้าร่วมประชุมยังสามารถตั้งความคิดเห็นหรือแก้ไขเอกสารในพื้นที่การประชุม พร้อมกันนั้นคุณสามารถเปลี่ยนผลลัพธ์การประชุมให้เป็นเอกสารได้ทันที แปลงทุกการประชุมให้เป็นพื้นที่ทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพสูง

ฟีเจอร์ที่แนะนำไปข้างต้น คุณได้ลองใช้บ้างแล้วหรือยัง?

รีบไปทดลองใช้กันเลย เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน!