Bí mật đăng ký doanh nghiệp: Chuẩn bị những tài liệu này, giấc mơ làm ông chủ sẽ không còn xa!

Muốn làm giám đốc đâu phải chỉ cần một tấm ảnh tự chụp cùng câu nói “Tôi rất có ước mơ” là xong! Cửa ải đầu tiên khi đăng ký doanh nghiệp chính là kiểm tra nghiêm ngặt giấy tờ tùy thân. Nếu cá nhân đứng tên làm người đại diện hoặc cổ đông, hãy chuẩn bị bản sao mặt trước và mặt sau thẻ căn cước công dân, phải rõ ràng, đầy đủ, đừng dùng những tấm ảnh nghệ thuật mà chụp tới mức chỉ thấy nửa khuôn mặt, ánh sáng u ám như phim kinh dị. Trường hợp người nước ngoài thì cần cung cấp bản sao giấy tờ tạm trú còn hiệu lực hoặc bản sao hộ chiếu, nếu hộ chiếu không phải tiếng Trung thì phải kèm theo bản dịch tiếng Trung đã được tòa án hoặc công chứng viên xác nhận – đừng tùy tiện dùng bản dịch Google rồi in ra nộp, nếu không bạn sẽ nhận thông báo bổ sung hồ sơ đến nghi ngờ cuộc đời.

Còn nếu cổ đông là pháp nhân, ví dụ như một công ty khác góp vốn, thì phải xuất trình giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (tức bản trích lục đăng ký thương mại) của công ty đó, đồng thời xác minh người đại diện có quyền hạn bao gồm hành vi đầu tư hay không. Lưu ý đặc biệt: Công ty trách nhiệm hữu hạn cần ít nhất 1 cổ đông, nhưng không quá 50 người; công ty cổ phần cần tối thiểu 2 cổ đông (công ty khép kín có thể chỉ cần 1 người), trong đó phải có hơn một nửa đặt nơi cư trú tại Đài Loan. Những lỗi thường gặp bao gồm dùng giấy tạm trú hết hạn, bản sao mờ nhòe, hoặc tài liệu pháp nhân chưa đóng dấu lớn/dấu nhỏ của công ty – những chi tiết nhỏ này thường chính là nguyên nhân hàng đầu khiến hồ sơ bị từ chối.

Tên công ty không thể đặt tùy tiện, quy tắc đặt tên nghiêm ngặt hơn cả so sánh cung hoàng đạo! Bạn nghĩ "Công ty TNHH Cửa Hàng Hạnh Phúc" nghe thật ấm áp? Xin lỗi, Bộ Kinh tế có thể cho rằng nghe giống tiệm ăn sáng. Khi đăng ký doanh nghiệp, bước đầu tiên là “tra cứu tên”, đây không phải lúc để bạn thỏa sức sáng tạo như viết thơ, mà phải tuân thủ từng điều khoản trong Quy định về thẩm tra tên doanh nghiệp và lĩnh vực kinh doanh. Trước hết, không được “trùng tên” với doanh nghiệp khác — không chỉ tên đầy đủ không được trùng, mà tên phát âm gần giống, chữ viết tương tự cũng có thể bị từ chối, ví dụ như “Tân Long” và “Sơn Long” có thể bị coi là gây nhầm lẫn. Thậm chí còn khắt khe hơn: bạn không được dùng những từ quá rộng như “quốc tế”, “Trung Hoa” trừ khi thực sự có hoạt động xuyên quốc gia và có thể chứng minh được điều đó.

Hơn nữa, đừng hòng dùng từ “Táo” để mở công ty máy tính, vì dễ gây hiểu lầm liên quan đến tập đoàn nổi tiếng — Cục Sở hữu trí tuệ sẽ không chấp nhận điều này. Ngoài ra, loại hình công ty cũng phải ghi rõ ràng, công ty trách nhiệm hữu hạn bắt buộc phải kết thúc bằng bốn chữ “hữu hạn công ty”, không được ngầu mà bỏ ngắn lại. Lele từng có người cố đăng ký “Lão Tử Thương Mại Cổ Phần Hữu Hạn Công Ty”, cuối cùng bị từ chối vì tên gọi thiếu văn hóa, đến khiếu nại cũng không cứu vãn được. Khuyên bạn nên vào hệ thống tra cứu tên doanh nghiệp của Bộ Kinh tế thử trước, mỗi lần nhập ba phương án dự phòng, nếu không chỉ sửa tên thôi cũng tốn mất nửa tháng. Hãy nhớ, tên hay không chỉ là biển hiệu, mà còn là bước đầu tiên để hợp pháp, đừng để sự sáng tạo mắc kẹt ở rào cản hành chính!

Nếu bạn nghĩ điều lệ công ty chỉ là tài liệu hình thức in ra nộp cho cơ quan nhà nước, vậy thì doanh nghiệp của bạn có thể chưa kịp khai trương đã nổ ra chiến tranh giữa các cổ đông rồi! Đừng bị đánh lừa bởi hai chữ “điều lệ”, nó chính là hiến pháp của công ty, là nguyên tắc cao nhất điều chỉnh hoạt động doanh nghiệp. Từ việc công ty làm ngành nghề gì, vốn điều lệ bao nhiêu, cách chia lợi nhuận giữa các cổ đông, cách bầu giám đốc… tất cả đều phải ghi rõ ràng trên giấy trắng mực đen. Một khi bạn lười suy nghĩ, cứ lấy mẫu trên mạng về copy dán, rồi quên ghi cách phân phối lợi nhuận — xin chúc mừng, tương lai các cổ đông có thể kiện tụng nhau vì “ai nên được thêm năm hào”.

Sau khi Luật Doanh nghiệp sửa đổi năm 2018, điều lệ có độ linh hoạt cao hơn, ví dụ như có thể thỏa thuận cổ phần đặc biệt với quyền biểu quyết khác nhau, phân phối lợi nhuận bất kỳ lúc nào… nhưng điều này không có nghĩa là bạn được viết bừa. Ngược lại, chính vì tự do hơn nên càng cần xây dựng điều lệ phù hợp với mô hình vận hành thực tế. Ví dụ, nếu bạn khởi nghiệp cùng hai người khác, một người góp tiền, một người góp công, thì nên thiết kế tỷ lệ góp vốn và cơ chế chia lời hợp lý ngay trong điều lệ, tránh tình trạng “tình cảm thì vẫn giữ, nhưng sổ sách không được mập mờ”.

Hãy nhớ, cơ quan nhà nước sẽ không kiểm tra điều lệ của bạn viết tốt hay xấu, họ chỉ xem xét có đủ các mục cơ bản hay không. Vì vậy, đừng phó mặc số phận cho Google, công ty của bạn, phải do chính bạn nghiêm túc định hướng.

Mở công ty giống như lắp mô hình Lego, các bộ phận phải đầy đủ mới lắp chắc chắn được. Vậy vốn điều lệ nên ghi bao nhiêu? Ghi cao sợ Cơ quan Thuế chú ý, ghi thấp lại sợ khách hàng nghĩ bạn là “công ty túi da”. Thật khó xử! Đừng lo, thực tế từ khi Luật Doanh nghiệp 2018 nới lỏng lớn, các ngành nghề thông thường đã không còn yêu cầu vốn điều lệ tối thiểu, về lý thuyết, công ty một đồng cũng có thể thành lập. Nhưng vấn đề không nằm ở con số đẹp mắt, mà ở sự “hợp lý”.

Lưu ý đặc biệt, công ty cổ phần phân biệt giữa vốn điều lệ được ủy quyền và vốn điều lệ thực góp — cái trước là tổng mức vốn có thể huy động trong tương lai, cái sau mới là số tiền cổ đông thực sự góp hiện tại. Khi mở tài khoản ngân hàng, ngân hàng thường xem xét vốn điều lệ thực góp để đánh giá tình hình tài chính ổn định hay không; khách hàng khi ký hợp đồng cũng có thể âm thầm tra cứu dữ liệu đăng ký để đánh giá độ tin cậy (credibility) của bạn. Nếu ghi quá khoa trương, sau này không góp đủ vốn thì sẽ bị truy thu thuế cộng phạt!

Khuyên các startup nên căn cứ vào năng lực thực tế, xác định vốn điều lệ phù hợp nhu cầu ban đầu, đồng thời nhớ đính kèm bảng chi tiết góp vốn của cổ đông và chứng từ nộp tiền mặt vào ngân hàng (nếu góp bằng tiền mặt). Tuyệt đối đừng vì sĩ diện mà thổi phồng vốn điều lệ, nếu không về sau tăng vốn hay mời nhà đầu tư, sẽ vô cùng lúng túng, giống như mặc vest sai cỡ — chật đến nghẹt thở!

Giấy tờ địa chỉ cực kỳ quan trọng, đừng tưởng cầm hợp đồng thuê nhà là có thể làm giám đốc! Nhiều người mới khởi nghiệp vừa nghe đến “địa chỉ đăng ký” liền vui mừng lôi hợp đồng thuê nhà ra, kết quả bị từ chối mới giật mình. Theo quy định của Cơ quan Đăng ký Doanh nghiệp Hồng Kông, hợp đồng thuê đơn thuần hoàn toàn không có giá trị — trừ khi bạn đính kèm các tài liệu chính thức như sổ đỏ (giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà), biên lai thuế nhà hoặc bản sao trích lục nhà, đồng thời có thêm thư đồng ý của chủ nhà, như vậy mới coi là đầy đủ.

Tệ hơn nữa, nhiều người dùng luôn nhà ở riêng làm địa chỉ công ty mà quên mất quy định phân khu sử dụng đất. Dùng nhà ở để đăng ký công ty? Rất có thể vi phạm Điều lệ Quy hoạch Đô thị, nhẹ thì bị phạt tiền, nặng thì bị truy tố! Thay vì mạo hiểm, hãy chọn các tòa nhà văn phòng hoặc dịch vụ địa chỉ trung tâm thương mại uy tín, vừa hợp pháp, vừa nâng cao hình ảnh doanh nghiệp.

Cũng xin nhắc thêm, một khi địa chỉ công ty đã đăng ký, nó sẽ xuất hiện trong cơ sở dữ liệu công khai của Cơ quan Đăng ký Doanh nghiệp, cả thế giới đều tra cứu được! Dùng địa chỉ giả? Chỉ cần bị tố cáo, hậu quả rất nghiêm trọng. Muốn bảo vệ quyền riêng tư mà không lộ diện? Có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ địa chỉ đăng ký do công ty thư ký cung cấp, chuyên nghiệp và an tâm. Tóm lại, địa chỉ không thể tùy tiện điền, sai một ly, giấc mơ làm giám đốc có thể biến thành cơn ác mộng!

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!