DingTalk thực sự là cứu tinh cho doanh nghiệp vừa và nhỏ? Các ông chủ Hồng Kông xem xong liền mở tài khoản với nụ cười!

“Sếp ơi, hôm nay em kẹt xe, trễ ba phút nha!” Câu thoại lặp đi lặp lại mỗi sáng tại quầy thu ngân quán trà sữa, bạn nghe nhiều đến phát mệt chưa? Nhưng giờ đây không cần lo nữa, đã có “siêu nhân văn phòng” từ Trung Quốc – DingTalk, đang âm thầm chiếm lĩnh bàn làm việc của các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hồng Kông. Không phải bảo bạn chuyển nghề đóng giày, cái “đóng” này là DingTalk, đứa con do Alibaba sinh ra năm 2015, chuyên trị đủ loại bệnh nan y trong công ty. Nói đơn giản, chính là sự kết hợp giữa WhatsApp, Excel và Zoom, lại còn tặng kèm một trợ lý AI. Từ nhắn tin tức thì, họp video, chia sẻ tài liệu đám mây đều có đủ, điều kỳ lạ nhất là chức năng “Ding một cái”, tin nhắn sẽ bật lên bắt buộc, dù nhân viên có để điện thoại chế độ máy bay vẫn nhận được, đúng là “đóng” sát tận trán.

Điều quan trọng là, nó không phải lâu đài xa hoa xây cho doanh nghiệp lớn, mà là sản phẩm được thiết kế riêng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, nơi sếp kiêm luôn kế toán, nhân sự eo hẹp. Hiện nay đã phục vụ hơn 20 triệu tổ chức doanh nghiệp, đến cả những người chăn cừu ở Tân Cương cũng dùng DingTalk để sắp xếp việc放牧 đàn cừu, quán trà sữa của bạn thì sao lại không được?

Mỗi ngày ông chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ Hồng Kông như đang đánh trận: họp hành dựa vào “800 nhóm chat WhatsApp”, tin quan trọng lập tức bị淹没 bởi ảnh mẹ và cơm hải sản giá rẻ; xin nghỉ phép phải nói miệng, cuối tháng đối chiếu công lại phải hỏi từng người; nhân viên giao hàng, chạy ngoài tứ tán, chấm công dựa vào lòng thành thật, bảng chấm công viết lem nhem như tường graffiti. Nguy hiểm hơn nữa là tài liệu tài chính rải rác trên điện thoại từng cá nhân, hình ảnh hóa đơn lưu trong “thư viện ảnh iPhone trang 38”, lúc duyệt thanh toán thì sếp khổ sở như phá án.

DingTalk chính là chuyên gia “vá chỗ hổng”: chấm công thông minh GPS, tài xế giao hàng tới Thượng Thủy chỉ cần bấm một cái, vị trí được ghi rõ ràng; mẫu phê duyệt tự tạo quy trình xin nghỉ cho quán ăn, chị đầu bếp bấm một cái, lịch trực tự động cập nhật, điện thoại sếp lập tức hiện thông báo, không sợ bỏ sót; chức năng “Ding một cái” còn厉害 hơn, tin nhắn bật lên bắt buộc, dù điện thoại đối phương tắt tiếng cũng vẫn rung, đảm bảo thánh chỉ kiểu như “tối nay thêm hai phần sủi cảo” sẽ không bị bỏ qua. Điều tuyệt nhất là phiên bản miễn phí đã bao gồm đầy đủ chấm công, phê duyệt, liên lạc, ổ cứng đám mây, doanh nghiệp vốn nhỏ cũng chơi nổi, đừng nói là bạn không động lòng?

“Này, ứng dụng này đang nói gì vậy? ‘Việc cần làm’ có phải nghĩa là ‘phải làm việc’ không?” Ông chủ Hồng Kông lần đầu mở DingTalk, đa số bị các thuật ngữ làm cho rối mù. Chữ phồn thể, tên chức năng mang phong cách nội địa, lại thêm mấy từ như “DingMail”, “Ding một cái”, quả thật dễ khiến người ta e ngại. Nhưng muốn chuyển đổi số mà không muốn học tiếng Quan thoại? Yên tâm, thực tế – không phức tạp như bạn nghĩ!

Trước hết, giao diện chữ phồn thể đã được hỗ trợ từ lâu, chỉ cần nhẹ nhàng bấm một cái trong phần cài đặt là xong. Tin nhắn thoại còn có thể tự động chuyển thành văn bản, dù nhận dạng tiếng Quảng Đông chưa đạt 100% độ chính xác, nhưng các giao tiếp hàng ngày như “sếp ơi, em trễ năm phút”, “tệp đã để trong hộp thư của anh rồi” hoàn toàn xử lý được. Quan trọng nhất là, phần lớn thao tác dựa vào biểu tượng và trực giác: xin phê duyệt nghỉ phép? Bấm dấu “+” rồi chọn mẫu, ba bước hoàn tất, suốt quá trình không cần gõ một chữ. Ngay cả chị đầu bếp quán ăn cũng tự mình làm được đơn xin ca trực!

Vẫn còn lo lắng? Phiên bản quốc tế DingTalk (DingTalk Global) thậm chí cung cấp giao diện hoàn toàn bằng tiếng Anh, phù hợp với các công ty có nhân viên nước ngoài hoặc trụ sở ở nước ngoài. Thật sự đạt được một ứng dụng dùng xuyên suốt, giao tiếp trôi chảy giữa tiếng lóng Hồng Kông, giọng nói tiếng Quảng Đông và đội ngũ quốc tế. Chuyển đổi số hóa, hóa ra không cần phải “phá sản” mới chơi được.

Bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư – Vấn đề ông chủ Hồng Kông quan tâm nhất

Khi nói đến chuyển đổi số, điều ông chủ Hồng Kông lo ngại nhất không phải tiền bạc, mà là “dữ liệu có an toàn không”, “quyền riêng tư có được đảm bảo không”. Đặc biệt khi trung tâm dữ liệu DingTalk đặt tại Trung Quốc đại lục, vừa nghe thấy “Luật An ninh mạng Trung Quốc” là lập tức hoảng sợ, cứ như dữ liệu công ty mình sẽ bay thẳng đến bàn làm việc ai đó. Nhưng thực tế là, DingTalk không chỉ tuân thủ quy định pháp luật Trung Quốc, mà còn đạt chứng nhận quốc tế ISO/IEC 27001, tiêu chuẩn bảo mật không thua kém hệ thống địa phương. Hơn nữa, mọi cuộc trò chuyện đều được mã hóa đầu cuối, người ngoài dù có cố gắng đến đâu cũng không thể xem được nhóm bạn đang bàn chuyện “bí mật tăng lương” gì.

Còn có một điểm chu đáo hơn nữa là phân cấp quyền hạn rất chi tiết, khu vực tài chính có thể thiết lập chỉ có sếp và kế toán mới xem được sao kê tài khoản ngân hàng, không sợ nhân viên mới tay nhanh vô tình bấm “chia sẻ toàn công ty” gây ra scandal “sếp什么时候 chuyển tiền”. Các chức năng như xác minh hai bước, theo dõi lịch sử đăng nhập đều đầy đủ. Gợi ý cho các ngành nhạy cảm như luật sư, y tế, có thể bắt đầu thử nghiệm từ các quy trình không then chốt, ví dụ dùng DingTalk họp, chấm công, còn dữ liệu bệnh nhân quan trọng thì tiếp tục giữ tại hệ thống nội bộ. Nhớ thường xuyên kiểm tra quyền hạn, công nghệ dù mạnh đến đâu cũng không địch lại được sự lười biếng của con người – không cập nhật cài đặt mới thật sự nguy hiểm.

“Sếp ơi, em lại không tìm thấy file đó!” Một studio thiết kế ba người ở Vọng Giác, thường xuyên cãi nhau vì gửi nhầm bản, quên họp, giao hàng trễ. Từ khi chuyển từ WhatsApp sang DingTalk, giống như từ địa ngục bước lên thiên đường. Tính năng cộng tác dự án giúp mỗi khách hàng có bảng tiến độ riêng, ai cần sửa hình, ai đang chờ phê duyệt, rõ ràng như ban ngày; không cần mỗi sáng 9 giờ tràn ngập nhóm chat hỏi “hôm nay gặp khách lúc mấy giờ?” – lịch biểu được đồng bộ tự động, còn biết nhắc trước! Cứu mạng nhất là ổ cứng đám mây, tất cả file thiết kế được tải lên và phân loại theo khách hàng, không sợ A Minh sửa xong bản A lại đè lên bản B, mỗi tuần tiết kiệm 5 tiếng tìm file, giảm hẳn 3 lần bị khách la do nhầm phiên bản.

Trình bày báo cáo cũng nhẹ nhàng hẳn, dùng trực tiếp tính năng livestream của DingTalk để trình bày phương án cho khách, khỏi tốn tiền mua giấy phép Zoom. Tính ra mỗi tháng không tốn chi phí, chức năng lại bao gồm liên lạc, cộng tác, lưu trữ, chấm công, so với Microsoft Teams hay Slack phải tích hợp thêm công cụ bên ngoài mới đầy đủ, phí đăng ký dễ dàng vượt ngàn. Phiên bản miễn phí của DingTalk đã đủ để doanh nghiệp vừa và nhỏ “lột xác số hóa”, điểm then chốt là tất cả trong một, không cần nhảy qua nhảy lại giữa các ứng dụng, ông chủ cười nói: “Cuối cùng cũng có thể tập trung thiết kế, không cần suốt ngày dập lửa nữa!”

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!