กุญแจสู่ความอยู่รอดของสตาร์ทอัพฮ่องกง กลยุทธ์ปฏิบัติจริงด้านการเปลี่ยนผ่านดิจิทัลกับ DingTalk

เข้าใจความสัมพันธ์ระหว่าง DingTalk กับการเปลี่ยนผ่านดิจิทัล

DingTalk เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันสำหรับองค์กรภายใต้ Alibaba Cloud ออกแบบมาเพื่อรองรับการเปลี่ยนผ่านดิจิทัลโดยเฉพาะ โดยช่วยให้บริษัทสตาร์ทอัพสามารถรวมเครื่องมือสื่อสาร กระบวนการทำงาน และการจัดการไว้ในระบบนิเวศเดียว ระหว่างกระบวนการเปลี่ยนผ่านดิจิทัล DingTalk ไม่เพียงแต่แทนช่องทางการสื่อสารที่กระจัดกระจายเท่านั้น แต่ยังแก้ปัญหาคอขวดด้านประสิทธิภาพ การจัดสรรทรัพยากรมนุษย์ที่คลาดเคลื่อน และความยุ่งเหยิงในการทำงานร่วมกันระยะไกล ซึ่งเป็นปัญหาทั่วไปของสตาร์ทอัพ ผ่านระบบอัตโนมัติและการทำให้ข้อมูลมองเห็นได้ชัดเจน

• การสื่อสารแบบเรียลไทม์: เปลี่ยนวิธีการสื่อสารที่แยกส่วนอย่าง WhatsApp และอีเมล รองรับการแสดงสถานะ "อ่านแล้ว" หรือ "ยังไม่อ่าน" การผูกงานกับข้อความ และการจัดกลุ่มแชท เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลสำคัญจะไม่สูญหาย เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการติดตามโครงการข้ามแผนก
• การเช็คอิน-เช็คเอาต์: ใช้ตำแหน่ง GPS และ Wi-Fi เพื่อบันทึกเวลาเข้าออกงานโดยอัตโนมัติ แก้ปัญหารูปแบบกระดาษหรือ Excel ที่อาจถูกแก้ไขได้ง่ายและตรวจสอบยาก เพิ่มความสอดคล้องตามข้อกำหนด
• กระบวนการอนุมัติ: ปรับแต่งลำดับขั้นตอนการลา การเบิกค่าใช้จ่าย และการจัดซื้อได้เอง ลดการใช้กระดาษและการส่งเอกสารด้วยตนเอง ช่วยลดระยะเวลาการอนุมัติลงได้เฉลี่ย 70% ผู้บริหารสามารถย้อนกลับไปดูประวัติการอนุมัติได้ตลอดเวลา
• ระบบบุคลากรอัจฉริยะ: ผสานรวมกระบวนการรับพนักงานใหม่ สัญญาจ้าง และการประเมินผลงาน ข้อมูลพนักงานใหม่จะซิงค์อัตโนมัติกับระบบการเงินและไอที ลดความผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลซ้ำ
• การจัดเก็บและร่วมทำงานกับไฟล์บนคลาวด์: เก็บไฟล์ทั้งหมดไว้ในที่เดียว รองรับการควบคุมเวอร์ชันและการจัดการสิทธิ์การเข้าถึง ป้องกันความเสี่ยงจากการแชร์ลิงก์ที่หลุดออกไปภายนอก ซึ่งพบได้บ่อยใน Google Drive ทีมงานระยะไกลสามารถร่วมกันแก้ไขสัญญาหรือแผนธุรกิจแบบเรียลไทม์

เมื่อเทียบกับรูปแบบเดิม DingTalk พัฒนาประสิทธิภาพการสื่อสารไปสู่ระดับ "เน้นงานเป็นหลัก" ตัวอย่างเช่น สตาร์ทอัพด้านอีคอมเมิร์ซข้ามประเทศแห่งหนึ่งเคยใช้อีเมลจัดการสัญญากับผู้จัดจำหน่าย ใช้เวลาประมาณ 3 วันในการยืนยัน ในขณะที่หลังจากใช้ DingTalk สัญญาจะถูกส่งตรงผ่านกระบวนการอนุมัติพร้อมฟีเจอร์เซ็นชื่ออิเล็กทรอนิกส์ และเสร็จสิ้นภายใน 2 ชั่วโมง การติดตามเอกสารเปลี่ยนจาก "ต้องคอยถามคน" เป็น "แจ้งเตือนอัตโนมัติ" ผู้บริหารสามารถตรวจสอบสถานะเอกสารแต่ละฉบับได้ทันที สำหรับการจัดการทีมระยะไกล ทีมงานที่กระจายอยู่ในฮ่องกงและเซินเจิ้นใช้ DingTalk Meeting ร่วมกับกระดานงาน (task board) ทำให้เวลาประชุมประจำวันลดลง 40% และอัตราการล่าช้าของโครงการลดลง

隨著 2024 ปีนี้ รัฐบาลฮ่องกงส่งเสริมโครงการ "สนับสนุนการเปลี่ยนผ่านดิจิทัลสำหรับ SMEs" มีจำนวนสตาร์ทอัพ越来越多ที่ใช้ DingTalk เป็นโครงสร้างพื้นฐานด้านความปลอดภัยและความสอดคล้องตามกฎหมาย คาดว่าในปี 2025 จะมีการผสานระบบ AI chatbot มากขึ้นเพื่อตอบคำถามลูกค้าโดยอัตโนมัติ ช่วยปลดปล่อยแรงงานให้มุ่งเน้นไปที่นวัตกรรม

ทำไมสตาร์ทอัพในฮ่องกงจึงจำเป็นต้องใช้ DingTalk

บริษัทสตาร์ทอัพในฮ่องกงต้องการ DingTalk เป็นพิเศษ เพราะมันแก้ปัญหาหลักสามประการที่ธุรกิจขนาดเล็กในท้องถิ่นเผชิญอยู่ ได้แก่ ต้นทุนดำเนินงานสูง ขาดแคลนบุคลากร และแรงกดดันในการพัฒนาผลิตภัณฑ์อย่างรวดเร็ว ผ่านโซลูชันดิจิทัลแบบครบวงจร เมื่อเทียบกับเครื่องมือ SaaS แบบดั้งเดิม DingTalk ผสานฟีเจอร์ต่าง ๆ เช่น การสื่อสารแบบทันที การทำงานอัตโนมัติ การจัดการโครงการ และการทำงานร่วมกันภายในองค์กร ไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ช่วยลดอุปสรรคด้านการติดตั้งระบบไอทีและต้นทุนการประสานงานของบุคลากรอย่างมาก อ้างอิงจากรายงานล่าสุด "การยอมรับดิจิทัลของ SMEs ในฮ่องกง ปี 2024" กว่า 67% ของสตาร์ทอัพในท้องถิ่นระบุว่า "ประสิทธิภาพการสื่อสารข้ามพื้นที่ต่ำ" เป็นอุปสรรคสำคัญของการดำเนินงาน ในขณะที่ DingTalk รองรับ อินเทอร์เฟซภาษาจีนแบบดั้งเดิม และฟีเจอร์แปลงเสียงเป็นข้อความ ช่วยลดความผิดพลาดในการสื่อสารและเพิ่มประสิทธิภาพของทีมงาน

ประการที่สอง DingTalk มีโครงสร้างด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูลใกล้เคียงมาตรฐาน GDPR ข้อมูลทั้งหมดถูกเข้ารหัสระหว่างการส่งผ่าน และมีตัวเลือกเซิร์ฟเวอร์ท้องถิ่น ทำให้บริษัทในฮ่องกงสามารถใช้งานได้อย่างปลอดภัยภายใต้กรอบความสอดคล้องตามกฎหมาย ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อจัดการข้อมูลลูกค้าหรือการตรวจสอบด้านการเงิน นอกจากนี้ สตาร์ทอัพในฮ่องกงส่วนใหญ่ต้องพึ่งพาห่วงโซ่อุปทานและพันธมิตรในจีนแผ่นดินใหญ่ DingTalk สามารถเชื่อมต่อโดยตรงกับเครื่องมือต่าง ๆ ภายในระบบนิเวศอาลีบาบา เช่น 1688, Taobao Enterprise Procurement, Ant Financial System ทำให้สามารถติดตามคำสั่งซื้อ จัดการใบแจ้งหนี้ และซิงค์ข้อมูลสต๊อกสินค้าได้ ช่วยลดรอบการจัดหาสินค้าได้มากกว่า 30%

• ออกแบบเพื่อรองรับภาษาจีนแบบดั้งเดิมเป็นหลัก ลดภาระการเรียนรู้ของพนักงาน
• ผ่านการรับรอง ISO/IEC 27001 และ SOC 2 ตอบโจทย์ความต้องการด้านความสอดคล้องของอุตสาหกรรมการเงินและสาธารณสุข
• มีแพลตฟอร์ม low-code "YiDa" ในตัว ทำให้สมาชิกที่ไม่มีพื้นฐานด้านเทคนิคสามารถพัฒนาแอปพลิเคชันสำหรับกระบวนการทำงานได้เอง

เมื่อกิจกรรมทางการค้าข้ามพรมแดนกลับมาเฟื่องฟู DingTalk ได้กลายเป็นสะพานเชื่อมที่ช่วยให้บริษัทฮ่องกงเข้าสู่ระบบนิเวศดิจิทัลของเขตเศรษฐกิจกวางตุ้ง-ฮ่องกง-มาเก๊า (Greater Bay Area) ขั้นตอนต่อไปจะอธิบายวิธีการตั้งค่าสภาพแวดล้อมทีมงานบน DingTalk ตั้งแต่ศูนย์ รวมถึงการวางแผนโครงสร้างบัญชี การแบ่งกลุ่มแผนก และหลักการจัดสรรสิทธิ์การเข้าถึง

การตั้งค่าสภาพแวดล้อมทีมงาน DingTalk ตั้งแต่เริ่มต้น

"การตั้งค่าทีมงาน DingTalk" หมายถึง บริษัทสตาร์ทอัพในฮ่องกงสร้างโครงสร้างองค์กร จัดสรรบทบาทและสิทธิ์ และตั้งค่าระบบเข้าสู่ระบบเดียว (SSO) เพื่อวางรากฐานสำหรับการเปลี่ยนผ่านดิจิทัล การตั้งค่าเริ่มต้นที่ถูกต้องจะช่วยให้มั่นใจในความปลอดภัยของข้อมูล เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน และเตรียมความพร้อมสำหรับกระบวนการทำงานอัตโนมัติในอนาคต

สำหรับสตาร์ทอัพที่มีทรัพยากรจำกัด DingTalk มีโซลูชันแบบครบวงจร ตั้งแต่การลงทะเบียนบัญชีจนถึงการติดตั้งมาตรการด้านความปลอดภัย ทั้งหมดสามารถทำได้ภายใน 48 ชั่วโมง อ้างอิงจากรายงานการใช้ SaaS ในเอเชียแปซิฟิก ปี 2024 กว่า 67% ของสตาร์ทอัพในฮ่องกงรายงานว่าต้นทุนการสื่อสารลดลงภายในเดือนแรกของการใช้ DingTalk

1. ลงทะเบียนบัญชีองค์กร: ใช้อีเมลที่มีโดเมนบริษัท (เช่น This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.) ในการสมัคร หลีกเลี่ยงการใช้หมายเลขโทรศัพท์ส่วนตัวหรือ Gmail เป็นบัญชีหลัก เพื่อให้มั่นใจว่าสิทธิ์การเป็นเจ้าของชัดเจน
2. นำเข้าข้อมูลพนักงาน: นำเข้าข้อมูลชื่อ ตำแหน่ง และช่องทางการติดต่อของพนักงานจำนวนมากพร้อมกันผ่านไฟล์ CSV แนะนำให้ใช้รูปแบบการตั้งชื่อที่เป็นมาตรฐาน เช่น «แผนก-ชื่อ-ตำแหน่ง» (ฝ่ายการตลาด-เฉินต้าเหวิน-ผู้จัดการ)
3. สร้างโครงสร้างแผนก: แบ่งแผนกตามธุรกิจจริง (เช่น แผนกเทคโนโลยี แผนกปฏิบัติการ) รองรับโครงสร้างหลายชั้น เพื่อความสะดวกในการทำงานร่วมกันข้ามแผนกและการออกแบบลำดับการอนุมัติในอนาคต
4. กำหนดบทบาทผู้ดูแลระบบ: แต่งตั้งผู้ดูแลระบบหลัก (super administrator) อย่างน้อยสองคน และแยกสิทธิ์การใช้งานย่อย (เช่น การเช็คอิน ไฟล์ รายชื่อผู้ติดต่อ) เพื่อป้องกันอำนาจรวมศูนย์เกินไป
5. เปิดใช้งานมาตรการด้านความปลอดภัย: บังคับใช้ การยืนยันตัวตนสองชั้น (2FA) และผสานระบบตัวตนที่มีอยู่ เช่น เชื่อมต่อกับ Azure AD หรือ Google Workspace ผ่าน การเข้าสู่ระบบ SSO เพื่อลดความเสี่ยงจากการถูกโจรกรรมบัญชี

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ได้แก่ การทบทวนสิทธิ์การเข้าถึงของสมาชิกเป็นประจำ การตั้งกฎอัตโนมัติสำหรับการปิดใช้งานบัญชีพนักงานที่ลาออก และการใช้ ศูนย์ความปลอดภัย DingTalk เพื่อเฝ้าระวังพฤติกรรมการเข้าสู่ระบบผิดปกติ แม้ขั้นตอนเหล่านี้อาจดูยุ่งยาก แต่สามารถป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลภายในได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นหนึ่งในความเสี่ยงดิจิทัลที่พบบ่อยที่สุดของ SMEs ในฮ่องกงในปี 2023

เมื่อสภาพแวดล้อมทีมงานมีความมั่นคงแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการนำ กระบวนการทำงานอัตโนมัติ มาใช้ เพื่อส่งมอบงานธุรการที่ทำซ้ำได้ (เช่น การขอลา การส่งใบเบิก) ให้ระบบจัดการแทน ปลดปล่อยแรงงานให้มุ่งเน้นการเติบโตของธุรกิจหลัก

ใช้กระบวนการทำงานอัตโนมัติเพื่อลดภาระงานธุรการ

"กระบวนการทำงานอัตโนมัติ" หมายถึง การใช้แพลตฟอร์ม low-code "YiDa" ของ DingTalk เพื่อสร้างแบบฟอร์มและลำดับงานที่ปรับแต่งได้เอง แปลงงานธุรการที่ทำซ้ำ ๆ จากการดำเนินการด้วยตนเอง ให้เป็นระบบขับเคลื่อนด้วยซอฟต์แวร์ สำหรับบริษัทสตาร์ทอัพในฮ่องกงที่มีทรัพยากรจำกัด การใช้ YiDa อย่างเหมาะสมสามารถลดเวลาดำเนินการด้วยมนุษย์ได้อย่างน้อย 60% ลดความเสี่ยงจากความผิดพลาด และเร่งประสิทธิภาพการทำงานภายในองค์กร หลังจากตั้งค่าสภาพแวดล้อมทีมงานแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการเรียนรู้วิธีทำให้กระบวนการทำงานประจำเป็นอัตโนมัติ

• การขอลา: เมื่อพนักงานส่งแบบฟอร์มลาออนไลน์ ระบบจะเริ่มต้นกระบวนการอนุมัติไปยังหัวหน้าโดยตรง และอัปเดตตารางงานใน Google Calendar โดยอัตโนมัติ เมื่ออนุมัติแล้ว ข้อมูลจะถูกบันทึกใน Google Sheet เพื่อคำนวณยอดวันลาคงเหลือ
• การเบิกค่าใช้จ่าย: พนักงานอัปโหลดภาพใบเสร็จ AI จะดึงจำนวนเงินและวันที่โดยอัตโนมัติ สร้างใบเบิก จากนั้นเริ่มต้นกระบวนการอนุมัติของหัวหน้าฝ่ายการเงิน เมื่ออนุมัติแล้ว ข้อมูลจะถูกเชื่อมต่อโดยตรงกับซอฟต์แวร์บัญชี Xero เพื่อบันทึกบัญชี ลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
• การตรวจสอบข้อมูลลูกค้า: พนักงานขายกรอกแบบฟอร์มข้อมูลลูกค้าเป้าหมาย ระบบจะเปรียบเทียบอัตโนมัติกับฐานข้อมูล CRM ที่มีอยู่ (เช่น Zoho CRM) หากพบข้อมูลซ้ำจะแจ้งเตือนทันที เพื่อป้องกันการสิ้นเปลืองทรัพยากร
• การอัปเดตความคืบหน้าโครงการ: เมื่อสมาชิกอัปเดตสถานะงาน ระบบจะส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้จัดการโครงการโดยอัตโนมัติ และสร้างรายงานรายสัปดาห์ตาม Milestone ที่กำหนดไว้ รวมข้อมูลเพื่อติดตาม KPI ใน Google Sheets

สถานการณ์ทั้งหมดข้างต้นไม่จำเป็นต้องเขียนโค้ด เพียงแค่ลากและวางองค์ประกอบก็สามารถตั้งค่าได้ เหมาะสำหรับทีมสตาร์ทอัพที่ต้องการนำไปใช้ได้อย่างรวดเร็ว สิ่งสำคัญคือการกำหนดเงื่อนไขการเริ่มต้น (trigger) และจุดเชื่อมต่อ (integration points) อย่างชัดเจน เพื่อให้ข้อมูลไหลเวียนอย่างราบรื่นระหว่าง DingTalk และเครื่องมือภายนอก เมื่อมีกระบวนการสะสมมากขึ้นในอนาคต สามารถผสานกับ โมดูลวิเคราะห์ด้วย AI เพื่อทำนายคอขวดด้านธุรการ และเสนอแนะแนวทางการปรับปรุงโดย主動 ทำให้ก้าวข้ามจากการจัดการแบบตอบสนอง ไปสู่การจัดการเชิงรุก

ขั้นตอนสำคัญเพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัยของข้อมูลและความสอดคล้องตามกฎหมาย

ความสอดคล้องด้านข้อมูลไม่ใช่เพียงปัญหาทางเทคนิค แต่ยังเป็นความรับผิดชอบทางกฎหมาย โดยเฉพาะสำหรับบริษัทสตาร์ทอัพในฮ่องกง ที่ต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดใน "ระเบียบว่าด้วยความเป็นส่วนตัวของข้อมูลส่วนบุคคล" (PDPO) และต้องชี้แจงความรับผิดชอบในการจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลบนแพลตฟอร์มความร่วมมือบนคลาวด์ เช่น DingTalk อย่างชัดเจน ขณะที่องค์กรจำนวนมากขึ้นเรื่อย ๆ ย้ายการดำเนินงานไปยัง DingTalk การถ่ายโอนข้อมูลข้ามพรมแดน ตำแหน่งของเซิร์ฟเวอร์ และการจัดการสิทธิ์การเข้าถึง กลายเป็นประเด็นเสี่ยงสูง โดยเฉพาะเมื่อให้บริการผู้ใช้ในจีนแผ่นดินใหญ่ อาจเกิดความขัดแย้งของกฎหมายทั้งสองพื้นที่

• เปิดใช้งานการจัดเก็บข้อมูลตามภูมิภาค (เซิร์ฟเวอร์ฮ่องกง): ใช้ DingTalk International เพื่อกำหนดให้ข้อมูลเก็บอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ฮ่องกงหรือสิงคโปร์ เพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนด PDPO ด้านการคุ้มครองข้อมูลในท้องถิ่น
• ตั้งค่าน้ำหนักดิจิทัลแบบไดนามิก: เพิ่มน้ำหนักดิจิทัลที่ประกอบด้วยชื่อพนักงาน ที่อยู่ IP และเวลาลงบนไฟล์สำคัญและภาพหน้าจอทั้งหมด โดยอัตโนมัติ เพื่อป้องกันการรั่วไหลภายในและการแชร์ที่ไม่ได้รับอนุญาต
• จำกัดสิทธิ์การแชร์ข้อมูลภายนอก: ปิดฟังก์ชันการแชร์ลิงก์สาธารณะโดยค่าเริ่มต้น อนุญาตเฉพาะบัญชีที่กำหนดเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงไฟล์ลับ และตั้งเวลาหมดอายุของลิงก์พร้อมข้อจำกัดการดาวน์โหลด
• ตรวจสอบบันทึกกิจกรรมเป็นประจำ: ส่งออก Access Log และ File Operation Log จาก DingTalk ทุกเดือน เพื่อติดตามพฤติกรรมการเข้าสู่ระบบผิดปกติและการดาวน์โหลดจำนวนมาก พร้อมทั้งผสานเข้ากับกระบวนการตรวจสอบภายใน
• จัดทำแผนฟื้นฟูจากภัยพิบัติ: กำหนด RTO (เป้าหมายเวลาการกู้คืน) น้อยกว่า 4 ชั่วโมง และ RPO (ระดับความทนทานต่อการสูญเสียข้อมูล) ไม่เกิน 24 ชั่วโมง และทดสอบการกู้คืนข้อมูลธุรกิจสำคัญจากสำรองข้อมูล DingTalk ทุกไตรมาส

ควรทราบว่า เมื่อบริษัทสตาร์ทอัพในฮ่องกงมีลูกค้าหรือพนักงานที่เกี่ยวข้องกับจีนแผ่นดินใหญ่ ข้อมูลอาจถูกประมวลผลโดยไม่ได้ตั้งใจผ่าน DingTalk หลัก (โหนด Alibaba Cloud ของจีน) ซึ่งก่อให้เกิดความเสี่ยงในการถ่ายโอนข้ามพรมแดน อ้างอิงจากคำแนะนำของสำนักงานผู้ตรวจการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ปี 2023 องค์กรจำเป็นต้องดำเนินการ การประเมินผลกระทบด้านการถ่ายโอนข้อมูลข้ามพรมแดน (DCIA) และต้องได้รับความยินยอมอย่างชัดแจ้ง ไปข้างหน้า เมื่อการกำกับดูแลแบบ GDPR เข้มงวดมากขึ้น แนะนำให้ใช้ DingTalk Enterprise Solution ที่มีการรับรอง SOC 2 Type II เพื่อเตรียมความพร้อมด้านความยืดหยุ่นในการปฏิบัติตามกฎหมาย

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!