การใช้ระบบอัตโนมัติด้านการเงินของ DingTalk ช่วยลดเวลาจัดทำรายงานของสำนักงานครอบครัวฮ่องกงถึง 90% และลดข้อผิดพลาดลง 70%

การแก้ไขจุดบกพร่องหลัก 3 ประการในการดำเนินงานของสำนักงานครอบครัว

ความท้าทายหลักในการบริหารสำนักงานครอบครัวฮ่องกง อยู่ที่การรักษาความโปร่งใสทางการเงินและประสิทธิภาพในการตัดสินใจภายใต้โครงสร้างสินทรัพย์ข้ามพรมแดนที่ซับซ้อนและการควบคุมดูแลในประเทศที่เข้มงวด โครงสร้างประเภทนี้มักประสบปัญหาสามประการหลัก ได้แก่ รูปแบบรายงานสินทรัพย์ข้ามพรมแดนมีความไม่เป็นมาตรฐาน การรวบรวมข้อมูลทางการเงินด้วยตนเองใช้เวลานานและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย และ ขาดระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบเรียลไทม์ ตัวอย่างเช่น สำนักงานสรรพากรฮ่องกงกำหนดให้ต้องยื่น "แบบแสดงรายการบริษัท" (IR1153) และ "แบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคล" (BIR54) โดยหน่วยงานที่ถือหุ้นทั้งหมดจะต้องจัดทำบันทึกทางการเงินที่ตรวจสอบได้และสามารถย้อนกลับไปตรวจสอบได้ แต่วิธีการเดิมที่ใช้ Excel เพื่อรวมข้อมูลจากกองทุนนอกชายฝั่ง บริษัทวางทรัสต์ และบริษัทถือหุ้นหลายแห่ง ไม่สามารถตอบสนองความต้องการด้านความถูกต้องและความทันเวลาได้อีกต่อไป

• ความแตกต่างของมาตรฐานการบัญชีและรอบระยะเวลาของการรายงานในเขตอำนาจต่างๆ เช่น BVI, หมู่เกาะเคย์แมน และสิงคโปร์ ส่งผลให้ยากต่อการจัดทำงบการเงินรวมระดับกลุ่มอย่างเป็นมาตรฐาน
• สำนักงานครอบครัวมักต้องทำงานร่วมกันระหว่างทีมต่างๆ เช่น กฎหมาย ภาษี และการลงทุน แต่ไฟล์ Excel ที่กระจายอยู่ทำให้เกิดความสับสนของเวอร์ชันและข้อมูลที่แยกออกจากกัน
• ตามรายงานการสำรวจสำนักงานครอบครัวปี 2023 โดย PwC มีสำนักงานครอบครัวเดี่ยวมากกว่า 68% ระบุว่ากระบวนการปิดบัญชีทางการเงินใช้เวลานานกว่า 7 วันโดยเฉลี่ย เนื่องจากการขาดเครื่องมืออัตโนมัติที่เชื่อมโยงระบบธนาคารและบัญชี

เมื่อสินทรัพย์เกี่ยวข้องกับ SPV หลายชั้นและโครงสร้างการถือครองแบบผสม วิธีการแบบดั้งเดิมไม่สามารถสะท้อนการเปลี่ยนแปลงกระแสเงินสดหรือความเสี่ยงด้านภาษีได้ทันที สิ่งนี้ไม่เพียงกระทบต่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดประจำปี แต่ยังลดความสามารถในการจำลองสถานการณ์ทางการเงินสำหรับการตัดสินใจลงทุนสำคัญอีกด้วย ดังนั้น การเปลี่ยนจากการบันทึกแบบ被动ไปสู่การวิเคราะห์เชิงรุก จึงกลายเป็นจุดแบ่งแยกสำหรับสำนักงานครอบครัวที่มีประสิทธิภาพสูง

DingTalk ปรับปรุงกระบวนการทำงานด้านรายงานทางการเงินอย่างไร

"DingTalk" เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันระดับองค์กรที่พัฒนาโดย Alibaba Group ซึ่งฟังก์ชันการสร้างรายงานทางการเงินอัตโนมัติกำลังเปลี่ยนโฉมกระบวนการทำงานด้านรายงานทางการเงินของสำนักงานครอบครัวในฮ่องกง โดยอาศัยความสามารถในการรวมระบบแบบ low-code และสถาปัตยกรรมด้านความปลอดภัยที่ได้รับการรับรอง ISO 27001 DingTalk ทำให้เกิดการอัตโนมัติแบบครบวงจรตั้งแต่แหล่งข้อมูลที่กระจัดกระจายไปจนถึงรายงานทางการเงินที่เป็นมาตรฐาน ลดระยะเวลาการทำด้วยมือจากเดิม 40 ชั่วโมงเหลือเพียง 4 ชั่วโมงเท่านั้น

• เอนจิน RPA (Robotic Process Automation): ดึงข้อมูลโดยอัตโนมัติทุกวันจาก QuickBooks Online ระบบ ERP ในประเทศ (เช่น iDoxs) และใบแจ้งยอดจาก API ของธนาคาร HSBC/Standard Chartered พร้อมทำความสะอาดและจัดหมวดหมู่ข้อมูล
• กลไกจุดตรวจสอบล่วงหน้า: ติดตั้งขั้นตอนการอนุมัติหลายชั้นในเส้นทางการสร้างรายงาน เพื่อให้ผู้จัดการบัญชี หัวหน้าฝ่ายปฏิบัติตามกฎระเบียบ และตัวแทนครอบครัวสามารถยืนยันความถูกต้องของเนื้อหาตามสิทธิ์การเข้าถึง
• เอนจินแปลงสกุลเงินหลายภาษา: รองรับการออกรายงานเป็นดอลลาร์ฮ่องกง ดอลลาร์สหรัฐ หยวน และยูโรแบบเรียลไทม์ โดยอัตราแลกเปลี่ยนอัปเดตโดยอัตโนมัติตามราคาเฉลี่ยรายวันจากธนาคารกลางฮ่องกง

ตามรายงานการนำเทคโนโลยีมาใช้ของสำนักงานครอบครัวเอเชียปี 2024 พบว่า 93% ของสำนักงานครอบครัวเดี่ยวที่ใช้โซลูชัน DingTalk สามารถลดระยะเวลาการออกรายงานรายเดือนให้เหลือภายใน 72 ชั่วโมง และลดข้อผิดพลาดลงมากกว่า 70% สิ่งนี้ไม่เพียงปลดปล่อยทีมการเงินให้มุ่งเน้นการวิเคราะห์มูลค่าเพิ่ม แต่ยังเสริมสร้างความสามารถในการให้ข้อมูลสนับสนุนการตัดสินใจแบบเรียลไทม์แก่ผู้ดูแลทรัสต์ต่างประเทศและที่ปรึกษาด้านภาษีอีกด้วย

ห้าโมดูลหลักสร้างระบบรายงานอัจฉริยะ

"เครื่องมือสร้างรายงานทางการเงินอัตโนมัติ" เป็นระบบอัจฉริยะที่ประกอบด้วยสามโมดูลหลัก ได้แก่ ชั้นดึงข้อมูล เครื่องยนต์คำนวณตรรกะ และช่องทางแสดงผลภาพ ออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อแก้ปัญหาข้อมูลที่กระจัดกระจายและการล่าช้าในการออกรายงานของสำนักงานครอบครัวในฮ่องกง เมื่อเทียบกับการรวบรวมด้วยมือแบบดั้งเดิม DingTalk รวมกระแสข้อมูลแบบเรียลไทม์จากระบบ ERP API ธนาคาร และระบบบัญชี โดยใช้กฎเครื่องยนต์ (rule engine) คำนวณทางการเงินข้ามบัญชีโดยอัตโนมัติ ทำให้เวลาการผลิตรายงานรายเดือนลดจาก 72 ชั่วโมงเหลือต่ำกว่า 15 นาที

• ตารางสรุปกำไร-ขาดทุน: ใช้หลักการบัญชีสิทธิ์และหน้าที่ รวมอัลกอริธึมการรวมบัญชีหลายหน่วยงาน ระบุรายการปรับลดระหว่างกันโดยอัตโนมัติ รองรับสองสกุลเงินคือดอลลาร์ฮ่องกงและดอลลาร์สหรัฐ เพื่อให้คณะกรรมการสามารถเข้าใจแนวโน้มผลกำไรโดยรวมของกลุ่ม
• โมเดลคาดการณ์กระแสเงินสด: ใช้การวิเคราะห์อนุกรมเวลาและการจัดกลุ่มรูปแบบการใช้จ่าย (k-means) ปรับการคาดการณ์กระแสเงินเข้าออก 90 วันข้างหน้าแบบไดนามิก โดยมีช่วงความคลาดเคลื่อนในการเตือนล่วงหน้าถึงช่องว่างสภาพคล่อง ±3%
• แผนภูมิการจัดสรรสินทรัพย์: ใช้วิธีต้นทุนเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก (WACM) ประเมินมูลค่าสินทรัพย์คงคลัง รวมกับความผันผวนและอัตราส่วนชาร์ป (Sharpe Ratio) เพื่อระบุตำแหน่งที่มีความเสี่ยงสูง และแสดงระดับการเบี่ยงเบนของการจัดสรรด้วยแผนที่ความร้อน
• รายการติดตามธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกัน: ใช้ฐานข้อมูลกราฟ (Graph DB) สร้างแบบจำลองความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงาน ระบุกระแสเงินที่ไม่เปิดเผยโดยอัตโนมัติ ตรงตามข้อกำหนดการเปิดเผย IFRS 12
• แดชบอร์ดสถานะการปฏิบัติตามกฎระเบียบ: ติดตั้งชุดกฎ เช่น มาตรา 24B ของกฎหมายภาษีฮ่องกง แนวทางการต่อต้านการฟอกเงิน (AMLO Guide 2024) เพื่อเปรียบเทียบจำนวนธุรกรรมและโครงสร้างผู้ได้รับประโยชน์แบบเรียลไทม์ และกระตุ้นการแจ้งเตือนสามระดับ สีแดง สีเหลือง และสีน้ำเงิน

สำหรับความต้องการของผู้อ่านที่แตกต่างกัน ระบบสามารถสลับโหมดการแสดงผล: ให้บัตร KPI แบบสรุปกับคณะกรรมการ; รุ่นที่ส่งให้ผู้สอบบัญชีแนบลิงก์ธุรกรรมพื้นฐาน; และสำหรับสมาชิกครอบครัวที่ไม่มีพื้นฐานการเงิน แปลงข้อมูลเป็นภาพประกอบเชิงบริบท รูปแบบการแบ่งกลุ่มนี้เพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารมากกว่า 60%

การติดตามการปฏิบัติตามกฎระเบียบแบบอัตโนมัติลดความเสี่ยงด้านการกำกับดูแล

การติดตามการปฏิบัติตามกฎระเบียบแบบอัตโนมัติ หมายถึง เครื่องยนต์ตรวจสอบแบบเรียลไทม์ที่ติดตั้งไว้ในเครื่องมือสร้างรายงานทางการเงินอัตโนมัติของ DingTalk ซึ่งสามารถเปรียบเทียบข้อกำหนดการกำกับดูแลล่าสุดจากกระทรวงการคลังฮ่องกงกับข้อมูลธุรกรรมภายในสำนักงานครอบครัว และระบุความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่อาจเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ ฟังก์ชันนี้ออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อบริหารจัดการแบบไดนามิกภายใต้กรอบกฎหมายสามประการที่สำนักงานครอบครัวฮ่องกงเผชิญ ได้แก่ พระราชบัญญัติป้องกันการฟอกเงิน (AMLO) ประมวลกฎหมายบริษัท มาตรา 622 และมาตรฐาน CRS สำหรับการรายงานร่วมกัน

• พระราชบัญญัติป้องกันการฟอกเงิน (AMLO): ระบบตรวจสอบโดยอัตโนมัติว่าธุรกรรมที่มีมูลค่าเกิน 120,000 ดอลลาร์ฮ่องกงมีเอกสารยืนยันแหล่งที่มาของเงินหรือไม่
• ประมวลกฎหมายบริษัท มาตรา 622: ตรวจสอบโดยทันทีว่าการเปลี่ยนแปลงกรรมการหรือการโอนหุ้นได้ดำเนินการตามขั้นตอนการจดทะเบียนตามกฎหมายหรือไม่
• มาตรฐาน CRS สำหรับการรายงานร่วมกัน: จัดหมวดหมู่และระบุสินทรัพย์ที่ต้องรายงานโดยอัตโนมัติตามสถานะผู้อยู่อาศัยด้านภาษีของเจ้าของบัญชี

ยกตัวอย่างสถานการณ์จริง: เมื่อกองทุนนอกชายฝั่งโอนเงิน 3.5 ล้านดอลลาร์ฮ่องกงเข้าสู่บริษัทถือหุ้นของสำนักงานครอบครัว แต่ไม่ได้อัปโหลดเอกสารยืนยันแหล่งที่มาของเงินพร้อมกัน ระบบ DingTalk จะกระตุ้นการแจ้งเตือนระดับ 3 ในวันถัดไป (T+1) — ระงับฟังก์ชันการชำระเงินของบัญชีที่เกี่ยวข้อง สร้างรายงานธุรกรรมผิดปกติ และส่งการแจ้งเตือนไปยังเจ้าหน้าที่ด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบและทนายความที่ปรึกษาภายนอกที่ระบุไว้ กลไกนี้ช่วยลดอัตราข้อบกพร่องจากการตรวจสอบภายนอกจากเฉลี่ย 4.2 รายการต่อครั้ง เหลือ 1.1 รายการต่อครั้ง ลดลง 74% ซึ่งลดความเสี่ยงจากการถูกลงโทษทางการกำกับดูแลอย่างมีนัยสำคัญ

การดำเนินการสามขั้นตอนเพื่อการเปลี่ยนผ่านอย่างราบรื่น

กุญแจสำคัญในการบรรลุการจัดการอัจฉริยะ อยู่ที่กลยุทธ์การนำเข้าระบบแบบเป็นขั้นตอน ไม่ใช่การเปลี่ยนเทคโนโลยีทั้งหมดในครั้งเดียว สำหรับสำนักงานครอบครัวฮ่องกงที่เผชิญกับปัญหาข้อมูลที่แยกออกจากกันและความกดดันด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ การติดตั้งเครื่องมือสร้างรายงานทางการเงินอัตโนมัติของ DingTalk สามารถดำเนินการได้ในสามขั้นตอนอย่างมั่นคง เพื่อให้การหยุดชะงักของการดำเนินงานน้อยที่สุด และในขณะเดียวกันเสริมสร้างศักยภาพการกำกับดูแล

1. การตรวจสอบข้อมูลและการออกแบบสิทธิ์การเข้าถึง: ในเดือนแรกของการเริ่มต้น ต้องตรวจสอบระบบแหล่งข้อมูลทางการเงินทั้งหมด รวมถึงซอฟต์แวร์บัญชี (เช่น QuickBooks) จุดเชื่อมต่อ API ของธนาคาร และบัญชีทรัสต์นอกชายฝั่ง พร้อมกันนี้นำระบบควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท (RBAC) มาใช้ โดยตั้งค่าสิทธิ์ 6 ระดับตามตำแหน่ง เช่น ผู้บริหาร ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงิน และผู้สอบบัญชีภายนอก ซึ่งสอดคล้องกับทั้งกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลฮ่องกงและ GDPR
2. การทำแผนที่กระบวนการและสร้างแม่แบบ: แปลงรายงานกระแสเงินสดรายเดือนและสรุปการจัดสรรสินทรัพย์ที่ทำด้วยมือเป็นแผนภาพกระบวนการมาตรฐาน ใช้แพลตฟอร์ม low-code ของ DingTalk สร้างแบบร่างรายงานหลัก 12 ประเภท ตัวอย่างเช่น การแปลงรายงานกำไร-ขาดทุนข้ามสกุลเงินให้เป็นฐานดอลลาร์ฮ่องกงโดยอัตโนมัติ และแทรกช่องเปิดเผยตามข้อกำหนดของ SFC
3. ทดสอบการใช้งานและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง: ดำเนินการขนานกันเป็นเวลา 3 เดือน เปรียบเทียบรายงานที่สร้างโดยระบบกับเวอร์ชันที่ทำด้วยมือ โดยมีเป้าหมายให้อัตราความถูกต้องของข้อมูลสูงกว่า 99.2% หลังจากเปิดใช้งานอย่างเป็นทางการ ตั้งกลไกการให้ข้อมูลย้อนกลับรายเดือนเพื่อติดตาม อัตราการล่าช้าของรายงาน และ จำนวนการตรวจจับธุรกรรมผิดปกติ เพื่อขับเคลื่อนการปรับปรุงกระบวนการ

โครงสร้างสามขั้นตอนนี้ไม่เพียงลดความเสี่ยงด้านเทคโนโลยี แต่ยังเพิ่มการยอมรับของผู้ใช้ผ่านแผนการสื่อสารในการบริหารการเปลี่ยนแปลง เช่น การประชุมซิงโครไนซ์รายสัปดาห์ข้ามแผนกและการจำลองสถานการณ์ ในอนาคต เมื่อมีข้อมูลพฤติกรรมสะสมเพียงพอ ระบบสามารถผสานโมเดลการทำนายด้วย AI เพื่อจำลองสถานการณ์ความเครียดของกระแสเงินสดแบบเรียลไทม์ และเตือนล่วงหน้าเกี่ยวกับช่องว่างการปฏิบัติตามภาษีข้ามพรมแดน

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!