เปิดโปงเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: เคล็ดลับทำให้สำเร็จได้มากกว่าเดิมเท่าตัว

เครื่องมือจัดการงาน: Trello และ Asana

• เครื่องมือจัดการงาน: Trello และ Asana

เลิกติดสติกเกอร์เต็มโต๊ะทำงานเหมือนจัดแสดงงานศิลปะในออฟฟิศได้แล้ว! ถึงเวลาเรียกสองราชินีแห่งการจัดการงานอย่าง Trello และ Asana มาช่วยเปลี่ยนรายการงานที่ยุ่งเหยิงให้กลายเป็นศูนย์บัญชาการอย่างมีประสิทธิภาพ Trello เหมือนเกมกระดานแสนน่ารัก แค่ลากการ์ดไปมาเพื่อกำหนดงาน ใช้งานง่ายสำหรับคนที่ชอบการมองเห็นภาพรวม โดยเฉพาะเมื่อโครงการมีขั้นตอนง่าย ๆ และทีมไม่ใหญ่มาก ถือเป็นตัวช่วยเพิ่มประสิทธิภาพแนวมินิมอลที่ดีมาก ขณะที่ Asana กลับเหมือนผู้บัญชาการทหารผู้เคร่งครัด รองรับไทม์ไลน์ งานที่ต้องพึ่งพากัน และการติดตามความคืบหน้า ทำให้โครงการที่ซับซ้อนสามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่น ไม่มีปัญหา "ฉัน以为เธอทำไปแล้ว" ซ้ำสอง ข้อดีของ Trello คือใช้งานง่ายและอินเตอร์เฟซเข้าใจง่าย แต่ข้อเสียคือฟังก์ชันขั้นสูงมีจำกัด ขณะที่ Asana มีฟังก์ชันทรงพลัง แต่ผู้เริ่มต้นอาจหลงทางในเมนูต่าง ๆ เหมือนเดินเข้าเขาวงกตแห่งประสิทธิภาพ วิธีใช้ให้คุ้ม: ใช้ "แท็ก" และ "Power-Ups" ใน Trello เพื่อเชื่อมต่อกับ Slack หรือ Google Drive ส่วน Asana ควรตั้ง "เป้าหมายสำคัญ" (milestones) และ "งานที่ทำซ้ำ" (recurring tasks) เพื่อให้ประชุมรายสัปดาห์เด้งขึ้นเตือนอัตโนมัติ อย่าลืมเตรียมงานนำเสนออีกต่อไป! เครื่องมือทั้งสองนี้ เครื่องหนึ่งเหมือนเลโก้ อีกเครื่องเหมือนแบบแปลน ถ้าเลือกถูก ก็จะทำให้การจัดการโครงการไม่ใช่หนังภัยพิบัติอีกต่อไป

ผู้เชี่ยวชาญการบริหารเวลา: Todoist และ RescueTime

คุณคิดว่าตัวเองจัดการเวลาได้เก่งแล้วหรือ? อย่าเพิ่งรีบ ลองดูก่อนว่าเมื่อวานนี้เวลา 3 ชั่วโมงของคุณหายไปกับ "ขโมยเวลา" อะไรบ้าง!

อย่าใช้คำว่า "ผมยุ่งมาก" เป็นข้ออ้างอีกเลย ปัญหาที่แท้จริงคือคุณไม่รู้เลยว่าเวลาหายไปไหน RescueTime จึงเข้ามาเป็นผู้คุมเรือนจำดิจิทัลที่ไม่เคยหลับ คอยบันทึกทุกนาทีของคุณ ไม่ว่าจะเลื่อนเฟซบุ๊กหรือตรวจสอบอีเมล ไม่มีอะไรรอดพ้นจากสายตาของมัน มันจะจัดหมวดหมู่กิจกรรมและสร้างรายงานให้คุณรู้สึกตกใจเมื่อรู้ว่า "เราใช้เวลา 2 ชั่วโมงต่อวันดูอินสตาแกรมเพื่อศึกษาแฟชั่นแมว"

แต่แค่รู้ว่าเสียเวลาไปกับอะไรก็ยังไม่พอ ต้องมีเครื่องมือช่วยจัดสรรเวลาใหม่ นี่คือเวลาที่ Todoist ออกมาโลดแล่น — มันไม่ใช่แค่รายการงานทั่วไป แต่เป็นฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกสำหรับสมองคุณ คุณสามารถใช้โปรเจกต์ แท็ก ลำดับความสำคัญ และกำหนดเวลาส่ง เพื่อจัดระเบียบงานที่ยุ่งเหยิงให้เป็นระบบ ที่เจ๋งกว่านั้นคือมันสามารถทำงานร่วมกับ RescueTime ได้: RescueTime บอกคุณว่า "คุณทำอะไรไปบ้าง" ส่วน Todoist บอกว่า "คุณควรทำอะไร"

ลองนึกภาพตอนเช้าเปิดคอมพิวเตอร์ Todoist ส่งงานสำคัญของวันมาให้ทันที ในขณะที่ RescueTime เตือนว่า "เฮ้ คุณใช้เวลา 97 นาทีกับอีเมลเมื่อวาน วันนี้ตั้งเป้าไว้ที่ 60 นาทีนะ" ความรู้สึกแบบนี้เหมือนมีแตล์เลอร์ที่เข้มงวดแต่ใส่ใจคอยดูแลและฝึกฝนคุณ ทำให้คุณกลายเป็นซูเปอร์ฮีโร่แห่งประสิทธิภาพ — และยังหัวเราะไปด้วยขณะถูกบังคับให้ทำงาน!

เครื่องมือร่วมงานและการสื่อสาร: Slack และ Microsoft Teams

ถ้าคุณรู้สึกว่าทุกวันต้องว่ายน้ำอยู่ใน "นรกข้อความกลุ่ม" ก็ถึงเวลาใช้เครื่องมือร่วมงานตัวจริงแล้ว! Slack และ Microsoft Teams เหมือนเกราะไอรอนแมนแห่งวงการสื่อสารในทีม เมื่อใส่มันแล้ว การสื่อสารจะไม่กระจัดกระจายอีกต่อไป แต่จะแม่นยำ ทันที และเป็นระบบ เสน่ห์ของ Slack อยู่ที่ "วัฒนธรรมช่องทาง" — คุณสามารถสร้างช่องทางเฉพาะสำหรับโปรเจกต์ แผนก หรือแม้แต่เครื่องชงกาแฟในออฟฟิศ ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาข้อความว่า "หัวหน้าพูดอะไรไปเมื่อกี้" ในข้อความที่ยังไม่ได้อ่านเป็นร้อยข้อความ อีกทั้งยังสามารถใช้ Workflow Builder สร้างการเตือนและการจัดสรรงานแบบอัตโนมัติได้อย่างลื่นไหล แม้แต่คนขี้เกียจก็สามารถกลายเป็นคนกระตือรือร้นได้ ยิ่งไปกว่านั้นยังเชื่อมต่อกับเครื่องมืออย่าง Todoist และ Google Drive ได้อย่างไร้รอยต่อ ทำให้ระบบนิเวศแห่งประสิทธิภาพของคุณเชื่อมโยงกันอย่างสมบูรณ์ ส่วน Microsoft Teams นั้นเหมาะกับผู้ที่ชอบความมั่นคง โดยเฉพาะองค์กรที่ใช้ระบบนิเวศ Office 365 อยู่แล้ว ทุกอย่างรวมอยู่ในที่เดียว ทั้งการประชุม เอกสาร และการพูดคุย ขณะประชุมสามารถร่วมแก้ไขไฟล์ Word ได้ทันที ฉากในฝันของผู้จัดการโครงการเลยทีเดียว นอกจากนี้ยังควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงได้ละเอียดกว่า จึงมั่นใจได้ว่าข้อมูลลับจะไม่รั่วไหล อยากเพิ่มประสิทธิภาพไหม? ลองตั้งการแจ้งเตือนใน Slack ให้แสดงเฉพาะเมื่อมีการพูดถึงชื่อคุณ หรือเปิดใช้งาน "แดชบอร์ดติดตามความคืบหน้าโปรเจกต์" ใน Teams ที่เชื่อมกับ Planner อย่าให้การสื่อสารมาเป็นอุปสรรคต่อความก้าวหน้า ให้เครื่องมือเหล่านี้เป็นตัวเร่งให้ทีมของคุณ!

การแชร์และซิงค์เอกสาร: Google Drive และ Dropbox

คุณเพิ่งสรุปรายละเอียดโปรเจกต์กับทีมผ่าน Slack เสร็จ แล้วขั้นต่อไปก็คงต้องส่งไฟล์ที่ยัดเยียดเต็มไปหมดออกไปใช่ไหม? อย่าเพิ่งส่งอีเมลระเบิดใส่ทุกคน ขอแนะนำสองราชาแห่งโลกคลาวด์ — Google Drive และ Dropbox ต่างหากที่เป็น MVP ตัวจริงของการแชร์และซิงค์ไฟล์ สิ่งที่ทำให้ Google Drive เด่นไม่ใช่แค่พื้นที่ฟรี 15GB แต่คือการเชื่อมต่ออย่างไร้รอยต่อกับ Gmail และ Google Docs คุณสามารถแก้ไขไฟล์ใน Drive ได้โดยตรง และยังรองรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ใครแก้ตรงไหนก็เห็นกันชัดเจน หมดปัญหาการได้รับไฟล์ชื่อแปลก ๆ อย่าง "เวอร์ชันล่าสุดจริงๆ_v8_final_reallyfinal" ส่วน Dropbox นั้นมีชื่อเสียงด้านการซิงค์ที่เสถียร โดยเฉพาะความลื่นไหลในการใช้งานข้ามอุปกรณ์ ราวกับไฟล์สามารถย้ายตัวเองได้ ฟังก์ชัน "ร้องขอไฟล์" (file request) ของมันก็ใช้งานได้ดีมาก เมื่อต้องการรับข้อมูลจากเพื่อนร่วมงาน ก็แค่ส่งลิงก์ไป ไม่ต้องไล่ส่งอีเมลตามหาอีกต่อไป ในแง่ราคา Google One มีความคุ้มค่าสูงสำหรับผู้ใช้รายบุคคล ในขณะที่ Dropbox จัดการสิทธิ์ผู้ใช้ในองค์กรได้ละเอียดกว่า เคล็ดลับเล็ก ๆ คือใช้ฟังก์ชัน "ทางลัด" (shortcut) เพื่อรวมโฟลเดอร์ที่ใช้บ่อยไว้ในโฟลเดอร์โปรเจกต์เดียว ไม่ต้องคัดลอกซ้ำไปซ้ำมา และอย่าลืมล้างรายการ "รายการที่แชร์" อย่างสม่ำเสมอ มิฉะนั้นวันหนึ่งคุณอาจพบว่ายังคงแชร์ไฟล์ "ไฟล์ทดสอบ_อย่าเปิด" ที่เก่ากว่าสามปีอยู่

เครื่องมืออัตโนมัติ: Zapier และ IFTTT

เมื่อคุณจัดไฟล์เรียบร้อยเหมือนตู้เสื้อผ้าของตัวเอกในซีรีส์เกาหลีแล้ว ต่อไปควรทำอะไร? ก็ทำให้ไฟล์เหล่านั้น "ขยับตัวเอง" สิ! ตอนนี้ Zapier และ IFTTT จะกลายเป็นภูตจิ๋วกลไกสองตัวใต้โต๊ะทำงานคุณ คอยทำงานซ้ำ ๆ ที่คุณขี้เกียจทำให้เงียบ ๆ โดยไม่ต้องบอก

ลองนึกภาพ: ทุกครั้งที่คุณได้รับอีเมลที่ถูกทำเครื่องหมายว่า "สำคัญ" ระบบจะสร้างเตือนใน Google Calendar โดยอัตโนมัติ และยังส่งไฟล์แนบไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนดไว้ใน Dropbox — นี่ไม่ใช่เวทมนตร์ แต่เป็นกิจวัตรปกติของ Zapier Zapier รองรับแอปพลิเคชันมากกว่า 5,000 ตัว ตั้งแต่ Slack ถึง Trello Gmail ไปจนถึง Notion เพียงตั้งค่า "Zap" (กระบวนการทำงานอัตโนมัติ) แค่ครั้งเดียว มันก็จะทำงานให้คุณ 24 ชั่วโมงโดยไม่ต้องดื่มกาแฟหรือบ่นเหนื่อย

ส่วน IFTTT (If This Then That) นั้นเหมือนตัวต่อเลโก้แห่งโลกอัตโนมัติ เหมาะกับงานง่าย ๆ ตัวอย่างเช่น: พยากรณ์อากาศบอกว่าพรุ่งนี้ฝนตก? IFTTT จะส่งข้อความเตือนให้คุณพกพักร่ม; คุณโพสต์รูปใหม่ใน Instagram? มันจะซิงค์รูปลงบล็อกส่วนตัวให้อัตโนมัติ

การตั้งค้าง่ายมาก: เลือกเงื่อนไข (This) เลือกการกระทำ (That) กด "เปิดใช้งาน" เท่านี้ก็เรียบร้อย! ตั้งแต่นี้ไป ให้เครื่องจักรทำในสิ่งที่เครื่องจักรควรทำ ส่วนคุณก็มุ่งเน้นเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านประสิทธิภาพต่อไปได้เลย!

เป็นผู้ให้บริการอย่างเป็นทางการของ DingTalk ในฮ่องกง โดยให้บริการ DingTalk แก่ลูกค้าจำนวนมาก หากคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแพลตฟอร์ม DingTalk สามารถติดต่อพนักงานบริการลูกค้าออนไลน์ของเราได้โดยตรง หรือติดต่อเราทางโทรศัพท์ หรือทางอีเมล This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. เรามีทีมพัฒนาและดูแลระบบระดับมืออาชีพ พร้อมประสบการณ์ด้านบริการตลาดที่หลากหลาย สามารถให้บริการและโซลูชัน DingTalk อย่างมืออาชีพแก่คุณได้!