الوثائق الخمسة الضرورية لتسجيل شركة في هونغ كونغ، وتجنب الأخطاء الشائعة التي تؤدي إلى الرفض

ما هي الوثائق الأساسية المطلوبة لتسجيل الشركات؟

ما المعلومات التي يجب تقديمها لتسجيل شركة؟ تشمل أولاً نموذج NNC1 لإنشاء الكيان، والنظام الداخلي للشركة، ووثائق إثبات هوية وعنوان المديرين والأمين العام للشركة، ووثيقة إثبات عنوان المكتب المسجل، بالإضافة إلى بيان هيكل الأسهم. يجب أن تتوافق جميع المستندات مع أحكام قانون الشركات (الفصل 622)، ويجب تصديق نموذج NNC1 والنظام الداخلي من قبل محامٍ أو محاسب قانوني قبل تقديمهما.

• نموذج NNC1 لإنشاء الكيان: يحل محل النموذج القديم AR2، ويُستخدم للإبلاغ بتفاصيل تأسيس الشركة، ويجب أن يصادق عليه متخصص
• النظام الداخلي للشركة: يمكن استخدام "البنود النموذجية" أو بنود مخصصة، ويجب أيضاً التصديق عليها
• بيانات المديرين والأمين العام الأوائل: تقديم نسخة من بطاقة العبور لهونغ كونغ وماكاو أو جواز السفر، وعنوان الإقامة المعتاد
• عنوان المكتب المسجل: يجب أن يكون عنواناً فعلياً في هونغ كونغ، ولا يمكن استخدام صندوق بريد
• بيان هيكل الأسهم: يوضح القيمة الاسمية للسهم الواحد، وأنواع الأسهم، وتوزيع الحصص الأولية

في حال احتوى اسم الشركة على أحرف صينية، يجب تقديم شهادة تأكيد الاسم الصيني للتأكد من عدم التكرار في التسجيل. أما بالنسبة للأمين العام من كيان غير محلي، فيجب توفير إثبات تسجيله التجاري. يُوصى باستخدام مركز الاستعلام الإلكتروني لمراجعة المستندات مسبقاً وتقليل خطر الرفض.

كيفية إعداد نظام داخلي مطابق للوائح القانونية

النظام الداخلي للشركة هو وثيقة قانونية أساسية تنظم الإدارة الداخلية للشركة، ويؤثر مباشرةً على حقوق المساهمين وصلاحيات المديرين. وفقاً لإحصائيات دائرة تسجيل الشركات، فإن أكثر من 70% من الشركات الجديدة تختار استخدام النسخة القياسية (المادة النموذجية) الواردة في المرفق الأول من قانون الشركات، وذلك لتبسيط الإجراءات وتقليل التكاليف.

• النسخة القياسية مناسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة العامة، وتشمل إجراءات الاجتماعات الأساسية وآليات نقل الأسهم
• البنود المخصصة مناسبة لصناديق رأس المال الاستثماري، والشركات العائلية، أو المجموعات العابرة للحدود، ويمكن إدراج شروط مثل حق الأولوية في الشراء للمساهمين، أو قيود تعيين المديرين

عند التعامل مع مستويات متعددة من حقوق التصويت، أو ترتيبات توزيع أرباح خاصة، أو مساهمين عابري الحدود، يُنصح باستئجار محامٍ مرخص لصياغة النظام. فقد أدت بعض البنود الغامضة إلى نزاعات قضائية، كما حدث في عام 2023 عندما دخلت إحدى الشركات الناشئة في حالة شلل بسبب غموض تعريف "نسبة التصويت المطلوبة في قرارات مجلس الإدارة". إن وجود بنود واضحة يضمن استقرار السيطرة ويمنح مرونة في التغييرات المستقبلية لملكية الأسهم.

من يمكنه شرعاً أن يكون أميناً عاماً أو مديراً للشركة؟

وفقاً للمادة 457 من قانون الشركات، يجب على كل شركة خاصة تعيين مدير واحد على الأقل من الأشخاص الطبيعيين وأميناً عاماً واحداً على الأقل، ولا يمكن للأمين العام أن يكون المدير الوحيد. ويبدأ سريان هذا الشرط من تاريخ تأسيس الكيان، وإلا يعتبر ذلك مخالفة قانونية.

• الأمين العام الفردي يجب أن يكون مواطناً في هونغ كونغ يبلغ من العمر 18 عاماً فأكثر، أو شخصاً يمتلك مؤهلات احترافية مثل المحاسب أو المحامي، دون قيود جنسية
• يمكن لكيان مؤسسي مثل شركة ترافيجارد أو فيرميليسون أن يتولى دور الأمين العام المؤسسي، بشرط أن تكون هذه المؤسسة مرخصة من قبل وزير المالية ومدرجة في السجل العام

خطأ شائع هو الاعتقاد بأنه يمكن الإعفاء من تعيين أمين عام خلال السنة الأولى، ولكن في الواقع فإن عدم التعيين الفوري يعرّض للمساءلة القانونية. وفقاً لبيانات إنفاذ القانون لعام 2024، تلقى حوالي 12% من الشركات الناشئة تحذيراً بسبب هذا السبب. يمكن للأجانب أن يكونوا مدراء، لكن إذا لم يمتلكوا مؤهلات احترافية فلا يمكنهم تولي منصب الأمين العام، ويجب تعيين شخص مؤهل بدلاً منهم.

المتطلبات الفعلية لعنوان المكتب المسجل

يجب أن يكون عنوان المكتب المسجل عنواناً فعلياً داخل هونغ كونغ، ويُستخدم لتلقي المراسلات الرسمية من دائرة تسجيل الشركات، وهيئة الضرائب، والمحاكم، وسيظهر هذا العنوان في السجلات العامة، وبالتالي يجب أن يكون حقيقياً وفعالاً ويمتاز بحق الاستخدام الفعلي.

• وحدات في مجمعات تجارية: مثل المكاتب أو المباني الصناعية، وهي الأكثر شيوعاً ومقبولة بشكل عام
• عناوين سكنية: يمكن استخدامها لأغراض التسجيل، لكن يجب الامتثال لبنود عقد المجتمع السكني، حيث يحظر البعض منها الاستخدام التجاري
• خدمات المكاتب الافتراضية المرخصة: تقتصر فقط على الموردين المعتمدين من قبل إدارة تقييم العقارات والضرائب، ويجب تسجيل عناوينهم في "قاعدة بيانات عناوين التسجيل التجاري"

وفقًا للبيانات التدقيقية، تم التشكيك في حوالي 12% من إقرارات العناوين في عام 2024، ويرجع ذلك أساسًا إلى استخدام مساحات مشتركة غير مصرح بها أو عدم القدرة على تقديم إثبات لحق الاستخدام. قد يؤدي هذا النوع من الحالات إلى تصنيف الشركة كـ"عالية المخاطر". يجب تقديم نموذج ND2B خلال 15 يومًا عند تغيير العنوان، وإلا سيؤثر التأخير على مصداقية فتح الحسابات البنكية وطلبات التراخيص.

أفضل طرق تقديم المستندات ومتابعة حالة الموافقة

يمكن تقديم مستندات تسجيل الشركات إما عبر "مركز الاستعلام الإلكتروني" أو بالشكل الورقي إلى دائرة تسجيل الشركات. يستغرق التقديم الإلكتروني موافقة في غضون ساعة واحدة في المتوسط، بينما يحتاج الشكل الورقي من 3 إلى 5 أيام عمل، كما تكون رسومه أعلى بنسبة 10% تقريباً. حاليًا، يتم تقديم أكثر من 87% من الطلبات الناجحة عبر القناة الإلكترونية، مما يدل على أن التحول الرقمي أصبح السائد.

• التقديم الإلكتروني: يتم رفع المستندات عبر منصة "تسهيل التسجيل" (CR eFiling)، حيث يقوم النظام تلقائيًا بالتحقق من التنسيق ويؤكد الاستلام فوراً
• التقديم الورقي: يجب تسليمه شخصياً أو عبر البريد إلى مكتب الطابق الأرضي في مبنى إدارة الهجرة في وان تشاي، ويتأثر وقت المعالجة بعبء العمل البشري

يمكن استخدام حساب "تسهيل التسجيل" لمراقبة حالة الطلب في الوقت الحقيقي، بما في ذلك الحالات "تم الاستلام"، "قيد المراجعة"، "تمت الموافقة"، أو "مرفوض". إذا تم الرفض، يرسل النظام رمز سبب الرفض، مثل D07 الذي يعني أن إثبات العنوان غير صالح، وC12 الذي يشير إلى فشل التحقق من الهوية. ومعرفة هذه الرموز تساعد على التصحيح السريع. ومن المتوقع أن تقوم دائرة تسجيل الشركات بإدخال آلية مراجعة أولية ذكية باستخدام الذكاء الاصطناعي بحلول عام 2026، وبالتالي فإن التعرف على المنطق الحالي سيساعد على التكيف مع اتجاهات الموافقة الذكية.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!