معركة الجدولة في تطبيق DingTalk: أسرار إدارة المتطوعين في منظمة غير ربحية في هونغ كونغ

هل سبق أن حاولت تنظيم فعالية مجتمعية لتقليم الشعر، واتصلت بعشرة أشخاص، لكن نصفهم قال "آه، أخطأت في موعد الدوام"، والنصف الآخر تجاهل رسائلك رغم قراءتها؟ إن إدارة المتطوعين في المنظمات غير الربحية في هونغ كونغ تشبه لعبة الروليت الروسية من حيث التوتر. مع تقدم السكان في السن يصبح عدد الأيدي العاملة المتاحة أقل فأقل، بينما يفضل الجيل الشاب المشاركة "الطويلة" أو العفوية، ما يؤدي إلى ازدحام مجموعات واتساب بالرسائل حتى أن الرئيس نفسه قد يغسل دماغه ثلاث مرات ولا يتذكر من سجل اسمه بالفعل. والأكثر إثارةً، أن إحدى الجمعيات البيئية أخطأت بين سيدتين تحملان اسم "السيدة تشان"، فتم توجيه إحداهما لموقع خاطئ، فانتظرت الأولى في الحديقة بمسحاتها حتى الفجر، بينما عقدت الأخرى اجتماعها في مركز المجتمع أمام مقاعد فارغة.

الأساليب التقليدية لا تعاني فقط من التسرب، بل تشهد أيضًا حالات متكررة من "إجازة المواطنين المتحمسين في الوقت الخطأ" — أي أنهم يريدون المساعدة فعلاً، لكن بسبب اختلال في تبادل المعلومات يذهبون سدى. تشير إحدى الدراسات إلى أن أكثر من 60٪ من المنظمات غير الحكومية المحلية ما زالت تستخدم الهاتف أو السجلات الورقية لإدارة بيانات المتطوعين، مما يؤدي إلى الاتصال المكرر، وتضارب المواعيد، بل وحتى تراجع بعض المتطوعين بسبب هذا الفوضى. وفي الوقت نفسه، أصبحت الفعاليات تتسع من أكشاك الشوارع إلى المهرجانات الكبيرة، ما جعل تعقيد إدارة القوى العاملة يقترب من مستوى إدارة المشاريع. بدلاً من وصف الأمر بأنه "عمل خيري"، بات من الأدق وصفه بمقتلة ضغط مستمرة. وبينما تتزايد توقعات المجتمع بأن تكون المنظمات غير الحكومية أكثر احترافية، تظل الموارد عاجزة عن مجاراة التطور التكنولوجي، ما يعمّق هذا الفجوة يومًا بعد يوم.

كما يقول المثل: لا يمكن إطفاء الحريق بالحماس وحده، بل نحتاج أيضًا إلى خرطوم ماء لا يتسرب. اليوم، يتجه عدد متزايد من العاملين الذكيين في مجال الرعاية الاجتماعية إلى استخدام أدوات رقمية، خاصة تلك التي تتيح جدولة دقيقة وتعاونًا آليًا، لتحويل الفوضى إلى نظام، وتحويل الحماس إلى تنفيذ فعلي.

من قال إن تطبيق "دينجدن" (DingTalk) هو "أداة مراقبة" للمدراء على موظفيهم؟ في الحياة اليومية للمنظمات غير الربحية في هونغ كونغ، تحول هذا التطبيق بالفعل إلى "الرفيق المثالي" لتوزيع المتطوعين! كفى استخدام واتساب للسؤال واحدًا تلو الآخر: "هل لديك وقت في عطلة نهاية الأسبوع؟"، ثم تكتشف أن الجميع "بالصدفة لا يتوفر لديهم وقت". تتيح لك جداول دينجدن رؤية واضحة فورًا عن من لديه وقت فعلًا، وما الذي يستطيع القيام به، ومتى يمكنه الانضمام. تعد ميزة "المخطط الزمني المشترك" بمثابة مرآة سحرية، تجمع تلقائيًا فترات توفر كل متطوع، فلا حاجة بعد الآن للقفز بين عشر مجموعات مختلفة لمقارنة المواعيد.

والأكثر تطورًا هو مزيج ميزتي "المهام المطلوبة" و"التذكير التلقائي": يتم إرسال إشعار تلقائي قبل ثلاثة أيام من الفعالية للمشاركين، ثم تذكير صباحي عند الساعة التاسعة في يوم الفعالية بشأن الملابس أو المستلزمات، وبعد الانتهاء يمكن وضع علامة على المهمة كـ"منتهية"، حتى المتطوعون من كبار السن يستطيعون متابعة الإيقاع بسهولة. كما تسمح ميزة "العمل الجماعي" لفريق التخطيط بالتقدم في المهام كأنهم يلعبون لعبة إلكترونية، فمن يشتري المواد، ومن يتواصل مع موقع الفعالية، يصبح واضحًا للجميع من نظرة واحدة. والأهم من ذلك كله، أن كل هذه الميزات مجانية، تدعم اللغة الصينية التقليدية، وتعمل بسلاسة على الهواتف القديمة سواء كانت بنظام آيفون أو أندرويد — وهي بالنسبة للمنظمات غير الحكومية ذات الميزانيات الضيقة باستمرار، نعمة من السماء.

التكنولوجيا ليست أداة باردة، بل جسر يمنع إهدار الحماس. دينجدن يحوّل بصمت أحلام الجدولة الفوضوية إلى إيقاع منظم للعمل الخيري.

هل ما زلت تسأل كل شخص على حدة عبر الهاتف: "هل لديك وقت السبت المقبل؟"، ثم تتلقى ردودًا كثيرة من نوع "أخطأت في موعد إجازتي"؟ لا تدع المواطنين المتحمسين يتحولون إلى "قوة مفقودة"! يمكن الآن لأي منظمة غير ربحية في هونغ كونغ أن تحل جحيم الجدولة هذا باستخدام دينجدن في ثلاث خطوات بسيطة — من الفوضى إلى النظام، تمامًا كما يحدث عند ترقية قائمة طلبات مطعم شاي إلى نظام حجز على مستوى ميشلان.

الخطوة الأولى: إنشاء قاعدة بيانات، ولا تجعل المتطوعين ذوي المهارات الطبية مجرد مستقبِلين عند الباب. افتح دينجدن وأنشئ مجموعة بعنوان "سجل المتطوعين"، واطلب من كل عضو تعبئة بياناته مثل المهارات (مثل لغة الإشارة، أو القيادة، أو مرافقة كبار السن)، وأوقات التوفر (مثلاً "كل ظهيرة أحد"، أو "فقط في العطل الرسمية")، بل ويمكنهم إضافة ملاحظات مثل "يكره الكلاب لكنه يحب القطط". في المرة القادمة التي تنظم فيها فعالية في حديقة الحيوان، سيقوم النظام تلقائيًا بتصفية المرشحين المناسبين، ولن يتم تكليف "بطل الكراهية للكلاب" بمشي كلب صغير مرة أخرى.

الخطوة الثانية: إعداد قوالب لأنشطة متكررة، وتجنب إعادة الإدخال شهريًا. زيارة كبار السن في عطلة نهاية الأسبوع؟ المشي البيئي في أول أحد من كل شهر؟ احفظ هذه الفعاليات كـ"قوالب نشاط" داخل تقويم دينجدن، بحيث تُنسخ تلقائيًا سنويًا، وتوفير الوقت الضائع في إعادة الإدخال. تخيل أنك لست بحاجة إلى تجميع الفريق كما لو كنت تستدعي فرقة المنتقمون، بل يكون الجدول جاهزًا سلفًا.

الخطوة الثالثة: التقويم المشترك + التذكير التلقائي، ليتنفس الجميع بنفس الإيقاع. فعّل "التقويم المشترك" ليتمكن المتطوعون من رؤية جميع المهام بنقرة واحدة؛ وحدد إرسال تذكير تلقائي قبل 24 ساعة من النشاط، حتى الشخص الأكثر نسيانًا مثل "مينغ" سيحضر في موعده. من سي请假 في اللحظة الأخيرة؟ ستظهر حالته بلون أحمر فورًا، ويستطيع المدير استبداله بلمسة هاتف فقط، دون الحاجة لمطاردة الناس في محطة الحافلات مع الصراخ.

تخيل: منظمة صغيرة في شيواشا تعنى برعاية كبار السن، لديها فقط ثلاثة موظفين بدوام كامل، لكنها تنظم شهريًا أكثر من 50 زيارة. وخلف هذه الجهود توجد جداول إكسل واحدة، وعشرات مجموعات واتساب، وكم هائل من الجمل مثل "آسف، في هذه المرة حقًا لا أستطيع". تم تسجيل المتطوع (أ) للمشاركة، لكنه اكتشف لاحقًا تعارض الموعد؛ أما المتطوع (ب) فقد كان متاحًا لكنه لم يستلم أي إشعار — والنتيجة كانت إما وجود太多 أشخاص بلا عمل، أو كبار سن يجلسون وحدهم في انتظار من لا يأتي. كان الزميل الإداري يقضي 12 ساعة أسبوعيًا في "الملاحقة، التحقق، والاعتذار"، وكان الفريق بأكمله يشبه فرقة إطفاء الحرائق في المجال الخيري.

حتى جاءت لحظة اللقاء مع تقويم دينجدن. في الشهر الأول من استخدام النظام، حدث المعجزة: أصبح بإمكان المتطوعين رؤية جدول الجدولة لثلاثة أشهر قادمة، والنقر لاختيار الفترة التي يرغبون بها، تمامًا مثل حجز تذاكر السينما عبر الإنترنت. أرسل النظام تأكيدات وتذكيرات تلقائية، حتى أن إحدى السيدات العجوز قالت ضاحكة: "هل يأتي 'تشين الصغير' اليوم؟ لقد أخبرني قبل يومين أنه سيأتي!" انعدمت سوءات الفهم، وانخفض وقت العمل الإداري فورًا بمقدار 200 ساعة/سنة، أي ما يعادل توظيف موظف بدوام جزئي إضافي. والأجمل أن معدل بقاء المتطوعين الجدد ارتفع بنسبة 35٪، لأن شعور "الاختيار الذاتي" يجعلهم يشعرون بالتقدير، وليس كأدوات يتم تعيينها بشكل آلي.

هذه ليست سحرًا تكنولوجيًا، بل ثورة يومية تحول الحماس إلى كفاءة — عندما يستطيع كل مواطن اختيار إجازته بدقة، فإن الحب الحقيقي لا يُهدر أبدًا.

هل ما زلت تظن أن المنظمات غير الربحية في هونغ كونغ ما زالت تستخدم قوائم مكتوبة بخط اليد ومجموعات واتساب لاستدعاء المتطوعين؟ استيقظ! إذا كانت الجدة في شيواشا قادرة على استخدام الدفع الإلكتروني لشراء الخضار، فكيف لا تزال إدارة المتطوعين لدينا عالقة في العصر الحجري؟ دينجدن ليس تقنية فضائية معقدة، بل يشبه ذلك العضو الخارق في الفريق الذي يجهز المياه وبطاقات الأسماء بهدوء قبل بدء الفعالية، لا يطلب الأضواء، لكن بدونه تنقلب الأمور رأسًا على عقب.

لا تدع الحماس يُستهلك بواسطة الفوضى! أسلوب "النداء العاطفي" لجمع المتطوعين لم يعد قادرًا على مجاراة متطلبات المجتمع المتسارعة. اليوم عليك تنظيم وجبة جماعية لكبار السن، وغدًا تقديم دعم دراسي للأطفال اللاجئين، وبعد غد تنظيف الشاطئ — بالحماس وحده، سيستمر المتطوعون في "اختيار الإجازة الخاطئة" ثم قول "آسف، أسأت إليك". أما قوة دينجدن فتكمن في إعادته "حق الاختيار" إلى الأفراد: تريد الخدمة مساء الأربعاء؟ حسنًا، اخترها! يمكنك الحضور فقط في العطل؟ لا مشكلة، سُجل! يقوم النظام تلقائيًا بتجنب الفترات المتضاربة، والتذكير يكون أدق من والدتك.

والأهم من ذلك، أن هذه الأداة "واقعية" وسهلة الاستخدام. لا تحتاج إلى واجهة إنجليزية تشكل عائقًا، ولا اشتراكات باهظة الثمن، حتى المبتدئين في التكنولوجيا يستطيعون استخدامها في ثلاث خطوات. المستقبل قد حضر، بدل أن تنتظر المعجزات، افتح دينجدن الآن، وحوّل عملية تجنيد المتطوعين القادمة من "توسل هنا وهناك" إلى "مطابقة ذكية". تذكّر: التكنولوجيا لا تحل محل الدفء الإنساني، بل تساعد هذا الدفء على الانتقال بدقة أكبر، وعلى مسافات أبعد.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!